Crisiscommunicatie: denk als school vooruit

Een school kun je zien als een kwetsbare minisamenleving. Net als ‘in het echt’ worden ook scholen steeds vaker geconfronteerd met calamiteiten, zoals geweld tegen leerlingen en leraren, bedreigingen, ontucht, ongelukken en zelfs moord. Scholen zijn vaak niet goed voorbereid op dit soort situaties met vaak veel media aandacht. In korte tijd moeten veel beslissingen genomen worden, onder andere om reputatieschade te voorkomen. Zorg daarom dat er een noodplan en crisiscommunicatieplan klaar ligt. In deze blog help ik je op weg.

Onderdelen van een noodplan

  • Contactgegevens van hulpverleners, ouders en het crisisteam, maar ook functies, wie is wanneer en waar aanwezig?  Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?
  • Verzamel foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.
  • Zorg voor een plattegrond van de buurt, plattegrond van de school (per verdieping) en het schoolterrein.
  • Zorg voor een ruimte/lokaal die je snel kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.
  • Breng de risico’s in kaart: hoeveel leerlingen fietsen naar school, ouders die brengen/halen enz.
  • Analyseer welke calamiteiten zich in en rondom de school kunnen voordoen.
  • Ontwikkel scenario’s op basis van het slechtste geval voor het verloop van een mogelijke crisis.
  • Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is (je noodplan is dus nooit af).

Onderdelen van een crisiscommunicatieplan

  • Stel een crisisteam samen dat bestaat uit 3 tot 4 personen (directie, eventueel een bestuurder, woordvoerder en communicatieverantwoordelijke) en dat je eventueel kunt uitbreiden of veranderen van samenstelling al naargelang het soort crisis. De communicatieverantwoordelijkekent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie (zie ook hieronder voor tips m.b.t. de pers).
  • Het verstrekken van goede informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. Zorg voor een (dagelijkse) briefing van het schoolteam, zodat zij de leerlingen goed kunnen informeren en opvangen. Het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie.
  • Bepaal de belangrijkste in- en externe publieksgroepen. Bij voorkeur voordat berichten naar de media gaan, eerst het team, leerlingen en ouders informeren.
  • Stel een transparante en eenduidige basisboodschap op om te communiceren op je schoolwebsite, in een ouder(nieuws)brief en eventueel een persbericht. Zo voorkom je misinterpretaties in de media en behoud je als organisatie de regie. Houd social media in de gaten.
  • Wie doet wat? Wat doen de leerlingen, de leraren… Wie start het noodplan op? Wie informeert wie? Het is belangrijk dat iedereen weet waar de verantwoordelijkheden liggen en wie beslissingen neemt.
  • Zorg dat niet iedereen zomaar de school in en uit kan lopen.
  • Ga adequaat om met emoties, geef gelegenheid tot het uiten van emoties.
  • Bijlagen: online is veel handig voorbeeldmateriaal te vinden, bijvoorbeeld voorbeeldbrieven aan ouders voor verschillende crisissituaties.

Nazorg
Na de crisis moet je in eerste instantie aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen door met elkaar in gesprek te gaan. Overweeg een bijeenkomst te organiseren voor betrokkenen, en schenk bijvoorbeeld aandacht aan hoe je als schoolteam je collega’s en leerlingen kunt helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden. Aarzel niet om externe partijen voor hulp in te schakelen. Neem de tijd om het communicatieproces te evalueren en pas het draaiboek voor een volgende crisis hierop aan.

Perscontacten

Wanneer een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak direct op de stoep. Media willen alle consequenties en gezichtspunten onmiddellijk horen, voornamelijk omdat ze met deadlines werken. Daarna gaan de media vaak op zoek naar persoonlijke meningen en achtergronden. Het contact met de pers is vaak het moment waarop er veel mis gaat, omdat onverwachts ouders, teamleden en misschien leerlingen geïnterviewd worden. Die interviews zijn zelden consistent. In een crisissituatie is de perswoordvoerder de enige die de crisiscommunicatie voert. Iedereen moet weten dat hij of zij alle vragen van de pers doorspeelt naar de woordvoerder.

De woordvoerder is meestal de directeur, maar het kan verstandig zijn dat iemand van buiten je school deze rol overneemt. Deze vormt dan een buffer tussen de school en de pers. Geef zo nodig een persconferentie. Overleg altijd eerst met de eventuele nabestaanden of getroffenen. Vraag de journalist bij een interviewverzoek altijd om de tekst vooraf te mogen zien om eventueel (kleine) wijzigingen aan te brengen.

Verder is het belangrijk dat de school open kaart speelt, vertel de waarheid. Geef volledige informatie en leg uit hoe de crisis wordt aangepakt, toon bezorgdheid en betrokkenheid. Als je geen feiten hebt, laat je dan niet verleiden er iets over te zeggen. Als een journalist uit is op sensatie of privé-situaties van betrokkenen, zeg dan duidelijk dat je die informatie niet kan en mag geven om de belangen van de betrokkenen niet te schaden.

Overweeg een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij. Zet dat nummer op je website en in het persbericht.

Natuurlijk hoop ik dat je je nood- en crisiscommunicatieplan nooit nodig hebt, maar wees wel op calamiteiten voorbereid.

Share

10 tips voor jouw open dag op school

De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Daarom ga ik eerst in op waarom het zinvol is om een open dag of eigenlijk ‘open school’ te organiseren. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag. Vandaar mijn 10 tips. Doe er je voordeel mee!

Waarom zou je als school je deuren open zetten? 

  • Naamsbekendheid en imago van de school. Wil je je als school anders profileren en wil je dat extern communiceren, dan is een open dag een goed idee.
  • Leerlingenwerving. Ouders hebben behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).
  • Contact met nieuwe en bestaande ouders. Een open dag is een goede gelegenheid waarop je (nieuwe) ouders en relaties op een informele wijze spreekt zonder dat je jezelf opdringt. 
  • Goede relatie met de omgeving. Je wilt niet alleen een goede buur zijn, maar hen ook betrekken bij je school. Aan de andere kant is het goed om te weten wat er speelt in de buurt. Laat zien wie jullie als school zijn en wat je voor elkaar kunt betekenen.
  • Personeelswerving. Door de deuren open te zetten trek je belangstellenden naar je toe. Hebben jullie vrijwilligers nodig en/of vacatures dan kun je hen direct laten zien wat je te bieden hebt. Geef een folder mee, noteer hun gegevens en bel hen na.
  • Personeelsmotivatie. Samenwerken met leerlingen, ouders en het schoolteam aan de open dag, kun je ook zien als teambuilding. Zet leerlingen in om jullie gasten rond te leiden, uitleg te geven over de school en het reilen en zeilen achter de schermen. Misschien kun je overwegen om familie en vrienden van personeelsleden uit te nodigen. Je zult verstelt staan hoe trots iedereen is op de school.
  • Verhuizing of een verbouwing van jullie schoollocatie zijn een prima aanleiding voor een open dag.

De basis van een goed georganiseerde open dag in 10 tips

Tip 1: Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost veel tijd. De ervaring leert dat je zes maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Plan de promotie ongeveer drie maanden voor de open dag in. Zorg ervoor dat de uitnodigingen twee maanden vooraf de deur uit zijn, zodat gasten deze dag vrij kunnen houden. Laat leerlingen de uitnodiging maken en geef aan elke leerling een extra uitnodiging mee, zodat ze die in hun eigen kring uit kunnen delen. Vraag of alle genodigden doorgeven of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen. Daarna kun je de open dag groots promoten, zie tip 6. 

Tip 2: Maak er een project van en stel doelen

Maak van de open dag een project met een projectplan. Schakel de juiste mensen in (en geef hen hiervoor uren), plan afspraken en vraag offertes op. Begin bij je OR, MR en commissieleden te vragen om te helpen met organiseren.

Samen bepaal je de doelen, zoals hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijvoorbeeld ¾ van alle ouders, 10 nieuwe ouders van 3-jarigen die nog geen relatie met de school hebben, 5 partners en 20 wijkbewoners. Zet je ‘eigen’ ouders in als superpromoters vooraf, maar zeker ook tijdens de open dag. Wanneer je als school 10 ouders weet te motiveren om elk een gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is dit doel al bereikt.

Bepaal ook welk rapportcijfer jullie willen behalen van de deelnemers en neem deze vraag op op het evaluatieformulier.

Tip 3: Zorg voor een draaiboek 

Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt en geef je leerlingen én ouders hierin belangrijke rollen. Je open dag zegt iets over de omgang met leerlingen en ouders. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met je schoolorganisatie en de kwaliteit van je onderwijs. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

Een open dag bestaat uit verschillende elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te vallen. De projectleider stelt tijdig een projectgroep samen, houdt het overzicht houdt en verdeelt de taken. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet op welk moment: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Geef je de gasten eventueel een geschenkje mee bij het naar huis gaan? Denk aan een kleurplaat van het schoolgebouw, schoolballonnen voor de kinderen of een mok. Dan is de open dag nog langer zichtbaar bij de aanwezigen thuis.

Tip 4: Kies de juiste dag en tijd
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor de gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jullie open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenementen in de omgeving. 

Tip 5: Bepaal jullie budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Je kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen je budget. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Denk ook aan budget voor promotie. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.

Tip 6: Promoot de open dag
De bekendmaking van de open dag begint met een uitnodiging aan je gasten. Daarnaast kan je ruchtbaarheid geven aan de open dag (afhankelijk van jullie budget) via regionale dagbladen, bill boards of posters, een persbericht, (extra) nieuwsbrieven, flyers, website, advertenties en social media. Nodig ook eens een journalist uit om aanwezig te zijn die dag. Vergeet niet de kinderdagverblijf en peuterspeelzaal in de buurt persoonlijk uit te nodigen. Zorg voor een bericht met inschrijflink op regionale nieuwssites en forums. Een marketingregel is dat men 7 keer iets moet horen of lezen voor men tot actie over gaat. 

Het is daarnaast belangrijk dat je met de uitnodiging en publiciteit de juiste snaar weet te raken, interesse wekt en de nieuwsgierigheid prikkelt. Originaliteit is hierbij van groot belang, maar verlies niet uit het oog wie je als school bent en waar de school voor staat. Vormgevers hebben vast de creativiteit om hiermee aan de slag te gaan. 

Tip 7: Doe iets bijzonders
Maak een compact, aantrekkelijk programma dat maximaal  2,5 uur duurt en waarin programma onderdelen voor zowel kinderen als ouders zijn opgenomen. Vaak merk ik dat er geen programma is, de open dag is dan niet meer dan dat de school de hele dag open is. Geen wonder dat er dan een lage opkomst is, want als iemand de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.

Er wordt verwacht dat de schoolleider de gasten welkom heet of kort toespreekt. Wellicht kun je je woorden kracht bijzetten met originele beelden in de vorm van een presentatie. Of overweeg een bijzondere gastspreker uit te nodigen, waarmee je de aandacht trekt en genodigden triggert om op de uitnodiging in te gaan. Denk aan een bekende oud-leerling, een zanger, cabaretier, topsporter uit de wijk. 

Er zijn allerlei activiteiten te bedenken waarmee  gasten geëntertaind en geïnformeerd kunnen worden. Het entertainment moet geen hoofdzaak worden. Zo kun je voor de inhoud van je onderwijs kiezen voor een speeddaten met leerkrachten en leerlingen. Misschien is een workshop gelinkt aan jullie onderwijs een optie. Dat houdt de open dag levendig. Als je kiest voor tentoonstellingen en/of optredens moeten die aansluiten bij het schoolmerk. Denk ook eens aan de voorleeskampioen van de school, die de jonge bezoekers kan boeien met een mooie verhaal over de school. 

Tip 8: Registreer je bezoekers

In de praktijk merk ik vaak dat  men bezoekers niet vooraf en tijdens de open dag registreert. Een gemiste kans! Registreer alle bezoekers, zodat je ze na de open dag  nog een keer kunt benaderen. Zorg voor een kort online inschrijfformulier (i.v.m. AVG aangeven dat men ook naderhand benaderd kan worden). Tijdens de open dag kun je ook registreren op een aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via een activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto’s en liefst van elk kind voor een grappige schoolachtergrond en mail die achteraf. 

Tip 9: Praktische tips

  • Zorg ervoor dat de school goed vindbaar is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets). Zet bijvoorbeeld je leerlingen in als parkeerwacht die je gasten buiten al welkom heten.
  • Een school die schoon, netjes en gezellig is, maakt een goede eerste indruk.
  • Laat leerlingen in school t-shirts en de leerkrachten met badges rondlopen, zodat ze duidelijk herkenbaar zijn
  • Hang de naam van het vak of welke groep er zit op de deur, zodat mensen niet hoeven  te zoeken.
  • Richt een aparte hoek in waar de nieuwe leerlingen ingeschreven kunnen worden. Zorg ervoor dat deze plek goed zichtbaar en vindbaar is.
  • Leg evaluatieformulieren en informatiemapjes klaar voor ouders met informatie over de school. Denk aan een exemplaar van de nieuwsbrief, een schoolfolder, de schoolgids, een kalender en vooral: contactgegevens!
  • Controleer de toiletten voor aanvang van de open dag. Is het plein netjes?
  • Koffie, thee, limonade, water en iets lekkers staan natuurlijk klaar.

Tip 10: Follow-up en evaluatie!

Het is goed om ca. 2 weken na de open dag nog iets te laten horen. Dat kan met een bedankkaartje, een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) en een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om deze nieuwe ouders blijvend te informeren over de school.

Een heel belangrijk onderdeel is de evaluatie, maar dit wordt lang niet altijd gedaan. Ga met de projectgroep na en vraag na: Hoe is men op de hoogte gebracht van deze open dag? Wie zijn er op onze open dag geweest? Wat vonden zij van onze open dag? Wat kan beter? Wat ging goed? Wat vinden zij van onze school? Gaan ze voor onze school kiezen? Ik kan je aan een goede evaluatielijst helpen.

Kortom: Als het programma aantrekkelijk is, de doelen duidelijk en je hebt de open dag samen opgepakt is de kans op succes groot. Laat je me weten hoe jullie open dag is gegaan?

Share

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Een hoge positie in de resultaten van zoekmachines betekent een hogere kans dat men op jouw school klikt en jouw website bezoekt. In mijn vorige blog heb ik uitgelegd hoe SEO werkt en waarom het belangrijk is voor scholen. Deze keer geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen. Wat kun jij doen voor een hoge ranking?

Tip 1: Plaatsnaam op de homepage
Ouders die op zoek zijn naar een school in de buurt, zullen waarschijnlijk zoeken op een term als ‘basisschool’ of ‘school’ in combinatie met de [plaatsnaam].
Waarschijnlijk heb jij bij de contactgegevens wel een plaatsnaam staan, maar dat hebben jouw concurrenten ook. Om een voordeel op jouw concurrenten te behalen moet je ervoor zorgen dat je op de homepage een bondige zin toevoegt die in één oogopslag duidelijk maakt dát dit een school is, wát voor school het is en waar de school gevestigd is. Bijvoorbeeld: OBS [Voorbeeldschool], de creatiefste basisschool van [plaatsnaam].

Tip 2: Vermelding op Google Maps
Het is voor scholen eenvoudig om een vermelding op Google Maps te claimen. Dit kan gratis via Google Mijn Bedrijf. Door de vermelding te claimen, weet jij zeker dat jij voortaan de enige bent die aanpassingen kan maken (en niet jouw leerlingen). Ook kun je eventueel openingstijden en telefoonnummers toevoegen.

Tip 3: Goede omschrijvingen
Jij kunt een competitief voordeel creëren door jouw zoekresultaat te optimaliseren door middel van 2 elementen: de paginatitel en de meta-omschrijving. Je [paginatitel] –moet schoolnaam, omschrijving school en plaats bevatten.
De meta-omschrijving is de korte tekst van ongeveer 190 leestekens lang (maar houd liever 120-160 leestekens aan) die je in de zoekresultaten ziet staan. Het is een soort samenvatting van wat je op die pagina aan informatie vindt. Liefst kort, krachtig, maar ook prikkelend en aan zettend aan tot actie. Het geeft je namelijk dé ideale kans om een ‘wow-moment’ te realiseren nog vóórdat de doelgroep je website bezoekt.
Voorbeeld goede meta-omschrijving:

Voorbeeld meta-omschrijving die niet uitnodigt tot doorklikken:
Onze school. Maak kennis met onze school. Dit is onze school … Wel een kind op school maar (nog) geen inloggevens? Vraag uw …

Dit alles voer je in in het CMS (Content Management Systeem) van jouw website. Zo kan ik op mijn WordPress-site eenvoudig een meta-omschrijving toevoegen met de onmisbare plugin Yoast SEO. Onder elk pagina krijg ik een apart veld voor de meta-description en zo zie ik direct of de lengte goed of te lang is en of SEO ok is. Zegt je dit niks, lees dan vooral tip 9!

Tip 4: Creëer originele content van hoge kwaliteit
Google zoekt altijd naar de hoogste kwaliteit content voor haar bezoekers. Met kwaliteit wordt bedoeld dat de informatie die een persoon zoekt via Google ook daadwerkelijk vindt en dat deze informatie klopt. Het bekijkt de betrokkenheid van gebruikers van je website en hoeveel content op je website onderscheidend genoeg is. Blijven bezoekers kort of lang op je website? En hoeveel pagina’s worden er bekeken?
Allerbelangrijkste blijft wel dat je schrijft voor de lezer en niet voor Google. Staar je niet blind op SEO technieken en termen. Uitgebreide content, zeker als het je bedoeling is om OOK hoog te ranken, is veel effectiever dan content met weinig woorden.

Tip 5: Webteksten SEO geschreven
Zoekmachines worden gelukkig steeds beter in het analyseren en classificeren van teksten. Het schrijven van goede SEO-teksten is een vak apart. Zelf kun je zorgen dat je in je webteksten (in het CMS) gebruik maakt van:
• Kopjes. De bezoekers van jouw site kunnen een tekst waarbij goed gebruik is gemaakt van kopjes sneller interpreteren en dit geldt ook voor de zoekmachines.
• Sleutelwoorden. Geef een kernachtige omschrijving van de inhoud van de pagina met gebruik van sleutel- of zoekwoorden. Of beter: woorden die jouw doelgroep gebruikt om antwoorden te vinden op hun vragen. Voorbeeld: Onderscheidt je school zich op sportief vlak? Zorg er dan voor dat het woord sport benoemd is op de homepage en ook op andere pagina’s.

Tip 6: Alt-tag van afbeeldingen
Als je een afbeelding plaatst op jouw schoolsite voeg dan altijd een zogenaamde alt-tag eraan toe. Hierin omschrijf je kort wat er op de afbeelding staat. De inhoud van de alt-tag wordt weergegeven als de afbeelding (nog) niet laadt. Bovendien is het voor de zoekmachines een manier om te weten te komen wat er op die afbeelding staat. Gebruik in de alt-tag dus weer het sleutelwoord dat hoort bij de pagina/afbeelding.

Tip 7: Linkbuilding, zorg dat anderen naar jou verwijzen
Linkbuilding, het verkrijgen van links vanaf andere sites naar jouw eigen site, is één van de factoren die sterk bijdraagt aan de vindbaarheid van jouw site. Een link van een site naar een andere site wordt door zoekmachines gezien als een stem op die site.
Hierbij speelt ook nog mee uit wat de ranking is van de binnenkomende links. Een stem van een site die als goed bekend staat weegt zwaarder dan een stem van een site die zelf een lage ranking heeft.
Meestal komen er wel links naar jouw site, maar je kunt dit proces aanzienlijk versnellen door websites waarop je graag een link wilt hebben actief te benaderen. Denk hierbij aan de site van jouw gemeente, het bestuur en samenwerkingsverband van jouw school en de site van de plaatselijke krant.

Tip 8: Overweeg adverteren via Adwords
Via Adwords (advertentie netwerk van Google) kun je tegen betaling jouw site laten verschijnen bovenaan en rechts van de zoekresultaten bij de door jou gekozen zoektermen. Je betaalt per keer dat iemand op jouw advertentie klikt en je kunt al adverteren vanaf een paar cent per klik.
In Adwords kun je instellen dat de advertenties alleen getoond worden aan mensen uit een bepaald gebied. Dat scheelt veel kosten en het heeft ook geen nut om advertenties te tonen aan ouders uit Groningen als jouw school in Maastricht is.
Mocht het je niet lukken om hoog in de zoekresultaten te eindigen of je wilt niet wachten tot de nodige veranderingen zijn doorgevoerd, dan is Adwords een goede oplossing om toch gevonden te worden.

Tip 9: Besteed SEO en online marketing uit
Bovenstaande tips zijn de basis voor zoekmachine optimalisatie voor scholen. Ook al werk je er regelmatig mee, dan nog blijft het stoeien omdat Google dagelijks haar zoekalgoritme verandert. Het gaat meestal om kleine wijzigingen, maar soms enkele grote veranderingen die flinke impact hebben op je resultaten.
Mijn advies is laat je als school voor online marketing adviseren of nog beter besteed het uit. Misschien aan de partij die de website heeft gebouwd of onderhoudt? Bepaal samen je doelen en het fijne is dat alles meetbaar is en dus bij te sturen.

Tot slot
Loop met deze kennis in je achterhoofd nog eens door de webteksten en kijk wat er beter kan. Wijzigingen die je doorvoert aan de hand van de in dit blog gegeven tips zijn niet direct zichtbaar. Meestal zul je na enkele dagen verschil zien, maar het kan ook langer duren, afhankelijk van hoe vaak de zoekmachines jouw site bezoeken.
Ik ben benieuwd of SEO voor jouw school een effectieve manier is om zichtbaar te zijn en nieuwe leerlingen te werven. Laat je het mij weten?

NB : ik noem in dit blog m.n. de meest gebruikte zoekmachine Google, maar je kunt hiervoor in de plaats elke andere zoekmachine invullen.

SEO tips voor scholen

SEO tips voor scholen

Share

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 1

Zoekmachine optimalisatie of de veelgebruikte Engelse afkorting SEO (Search Engine Optimalisation) zijn misschien bekende termen. Goed vindbaar zijn op het internet is voor scholen van groot belang om nieuwe leerlingen te werven. Een hoge positie in de resultaten van zoekmachines betekent een hogere kans dat men op jouw school klikt en jouw website bezoekt. In dit blog leg ik uit hoe SEO werkt en waarom het belangrijk is voor scholen. In mijn volgende blog geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen.

NB: ik noem in dit blog m.n. de meest gebruikte zoekmachine Google, maar je kunt hiervoor in de plaats elke andere zoekmachine invullen.

Uitleg zoekmachine optimalisatie
De positie van een website in de resultaten van een zoekmachine wordt bepaald door een ingewikkeld algoritme dat kijkt naar veel verschillende factoren, zowel op de website zelf (on-site) als daarbuiten (off-site).
Welke factoren er precies worden gewogen bij het bepalen van de ranking (de positie van een website in de zoekresultaten) weet niemand precies. Dit is het bedrijfsgeheim van de zoekmachines. Wel geeft Google een aantal richtlijnen waaraan een goede site volgens hen moet voldoen.

Waarom zoekmachine optimalisatie?
Voor de huidige generatie oriënterende ouders die op zoek zijn naar een school voor hun (driejarige) kind is internet vaak de primaire informatiebron. Zij gaan niet direct naar de schoolwebsite, maar beginnen bijvoorbeeld eerst in Google. Daarom is het belangrijk dat jouw website in de zoekresultaten zo hoog mogelijk komt en de schoolomschrijving die ouders daar lezen uitnodigt om de website te bezoeken.
Ten opzichte van andere sectoren heb je als school het voordeel dat jouw klanten uit een beperkt geografisch gebied komen. Dus heb je alleen de omliggende scholen als concurrent voor een plaats in de zoekresultaten.
Daarnaast is het genereren van meer bezoekers via zoekmachine optimalisatie één van de meest kosteneffectieve strategieën. Meer bezoekers van je website, betekent meer mogelijkheden op potentiële ouders en meer kans op inschrijvingen van leerlingen. Heb je eenmaal hoge rankings behaald? Dan zak je niet zo snel terug.

In mijn volgende blog geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen:

1. Plaatsnaam op de homepage
2. Vermelding op Google Maps
3. Goede omschrijvingen
4. Creëer originele content van hoge kwaliteit
5. Webteksten SEO geschreven
6. Alt-tag van afbeeldingen
7. Linkbuilding, zorg dat anderen naar jou verwijzen
8. Overweeg adverteren via Adwords
9. Besteed SEO en online marketing uit

Dit allemaal voor een zo hoog mogelijke ranking! Wordt vervolgd….

Share

Ga voor de optimale aanpak van je schoolmarketing

Is het tijd om nieuwe leerlingen te werven, te zorgen voor nog blijere ouders, medewerkers en leerlingen of een frisse wind door je marketing/ communicatie? Ga voor een optimale schoolmarketingaanpak; efficiënt en doeltreffend. Ik deel hier vier tips uit mijn jarenlange schoolbegeleiding om hiermee direct aan de slag te gaan.

  1. School-DNA nog kloppend?

Een school ontwikkelt zich continue. Er komen bijvoorbeeld nieuwe leerlingen bij (uit andere wijken, met andere achtergronden), nieuwe onderwijsinhoud en/of er zijn nieuwe leerkrachten aangenomen. De koers kan hierdoor veranderen. Wie ben je op dit moment als school en wie wil je dit jaar en in de toekomst zijn? Het optimaliseren van je schoolmarketingaanpak begint met deze vragen, dat is de basis. 

Kritisch kijken naar je eigen school kan best lastig zijn. Vraag daarom zeker aan buitenstaanders (nieuwe ouders, partners) en je bestaande ouders om feedback. Dit geeft input voor je eventueel bijgestelde marketing. Bijstellen is geen schande, het gaat erom dat jij een unieke identiteit als school weet neer te zetten.

  1. Blijf het verschil maken

Andere scholen in de omgeving bieden geen slecht onderwijs. Je nieuwe ouders hebben vaak de keuze uit meerdere scholen of kindcentra. Daarom is het zo ontzettend belangrijk om het verschil te maken. Onderscheidt jouw school zich op een onderwijsconcept (Montessori, Jenaplan), een aanpak o.b.v. de laatste ontwikkelingen (bijvoorbeeld 21e eeuwse vaardigheden) of dienstverlening (flexibele schooltijden en vakanties)? Zorg, dat wat jouw school uniek maakt, iets is wat echt past en anders is dan wat de concurrentschool biedt. Communiceer dit vervolgens regelmatig, zo weten jouw (toekomstige) klanten precies wat ze aan je hebben.

  1. Meten is weten

Marketingresultaten zijn (tussentijds) meetbaar en kun je altijd optimaliseren. Registreer de aantallen geïnteresseerde ouders (aanmeldingen open dag, rondleidingen, downloads op je site), uitgeschreven leerlingen met de reden, de reacties op social media (likes, volgers en aantal keren berichten gedeeld) en heel belangrijk het aantal ambassadeurs die je hebt (en wil hebben). Hoe komen de nieuwe ouders bij jullie terecht? Werkt de PR of de advertentie in het plaatselijke krantje?

Denk ook aan de bezoekers aantallen van je website en hoe is de vindbaarheid van de schoolsite via zoekmachines? Niet goed, gelukkig kunt je dan snel aan een aantal knoppen draaien en kijken of dit werkt.

Meet dit door de jaren heen, evalueer en stel waar nodig bij.

  1. Optimale presentatie

Een goede presentatie van je school zegt bijna alles. Van de manier waarop de telefoon wordt opgenomen (ik merk steeds vaker door bovenbouwleerlingen of dat dit niet wordt gedaan), opgeruimde gangen, werkjes op de ramen tot de informatieavond; je communiceert. Zorg daarom dat alles met elkaar in één lijn ligt. En dat dit past bij wie je bent. Probeer door de ogen van een buitenstaander de gehele presentatie van je school te bekijken. Van powerpoint tot de nieuwsbrief die je stuurt. Zie je kansen voor verbetering? Grijp deze.

Zo ga je voor de optimale inzet van marketingcommunicatie, blijf je je concurrenten voor en verbeter je de naamsbekendheid van je school. Zo trek je meer klanten en bind je ze aan je school, zodat ze positief over je school praten.

Heb je behoefte aan een kritische buitenstaander met objectieve blik? Ik kom graag een keer langs om hierover te sparren.

Share

Tevredenheidsonderzoek bij ouders gedaan. En nu?

Meten is weten! Zo ook in het onderwijs. Onderzoek is noodzakelijk bij het verkrijgen van inzicht in de markt en de eigen schoolorganisatie. Op basis van onderzoek kan een gedegen beleid worden gevoerd en kan er gericht worden gewerkt aan het voldoen aan de behoeften van bestaande en nieuwe klanten. In dit blog krijg je van mij tips over het vervolg op de oudertevredenheidsonderzoeken.

Waarom een tevredenheidsonderzoek?

Naar mijn idee moet je minstens om het jaar de tevredenheid van ouders meten en natuurlijk tussendoor ‘alle voelsprieten open houden’ voor:

1. Kwaliteitsverbetering: Een analyse van de tevredenheid van ouders geeft goed inzicht in de verbeterpunten voor de onderwijskwaliteit van je school.

2. Informatie bij schoolkeuze: Oudertevredenheidscijfers worden door oriënterende ouders gezien als belangrijke informatie bij de schoolkeuze. Zorg dat deze gegevens up-to-date zijn op de schoolwebsite (bijvoorbeeld als een opvallende banner op de homepage) en via Scholen op de kaart (Vaak is automatisch inladen mogelijk).

3. Monitoring: De resultaten geven onder meer inzicht in hoe jullie school scoort ten opzichte van eerdere eigen peilingen en landelijke cijfers (benchmark per aanbieder van peilingen*). Zoals het nu al verplicht is om elk jaar de sociale veiligheid te onderzoeken onder je leerlingen, zal er naar mijn idee steeds meer vanuit de inspectie en dus schoolbesturen aan monitoring worden gedaan.

4. Handvatten voor dialoog: Met de resultaten van het tevredenheidsonderzoek heb je handvatten om een diepgaander (dan de enquête) gesprek met de ouders te voeren. 

Dialoog aangaan

Alleen anoniem eenrichtingsverkeer van (standaard)evaluatieformulieren is niet voldoende. Ga vooral ook het gesprek aan als school met (een aantal) ouders over hoe zij het onderwijs en de school ervaren en zien. Dit kan tijdens of na (telefonisch) rondleidingen van potentiële ouders (wat was je indruk?) of bijvoorbeeld tijdens een oudercafé of ouderavond. Kies voor een bepaald thema of iets waar je naar aanleiding van de enquête meer over wil weten. Zo is een school die ik begeleidde met ouders in gesprek gegaan over oudercommunicatie. Dit kwam als verbeterpunt uit hun onderzoek. Tijdens die avond werd vooral duidelijk dat er verschillende wensen per leeftijdscategorie zijn. Er werd gestemd over de frequentie van de communicatie en via welk middel wordt gecommuniceerd. O.b.v. de meest getelde stemmen heeft de school daarna het oudercommunicatiebeleid ontwikkeld. 

Een andere optie is om eerst een kwalitatief onderzoek te doen bij een kleine groep ouders en daarna de opgedane inzichten te toetsen onder een bredere groep ouders d.m.v. een online kwantitatief onderzoek. Voor beide aanpakken is wat te zeggen. Door vanuit verschillende invalshoeken naar de resultaten te kijken, ontstaat een genuanceerde kijk op het onderzoek.

Oudertevredenheid en hoe graag ouders in gesprek met je willen geeft aan hoe betrokken de ouders bij de school zijn. Met ouders in gesprek gaan over oplossingen verstevigt de relatie. Tijdens zo’n (panel)gesprek merk je dat de gedeelde passie voor kinderen bijdraagt aan ‘schooltrouw’. 

Aanpak onderzoek

Een belangrijk besluit is of je het gesprek met ouders zelf aangaat of het uitbesteed aan een onafhankelijke externe gespreksleider (en je er zelf niet bij bent). Het is een vak apart, want sommige ouders lijken vooral oog te hebben voor hun eigen kind en je moet ook deelnemers kunnen afkappen. Ook merk ik dat ouders meer tegen mij durven te vertellen. Natuurlijk adviseer ik hen ook met de schoolleiding of bouwcoördinatoren in gesprek te gaan. Vaak is niet bekend dat deze laatsten ook gesprekspartner kunnen zijn, bijvoorbeeld als het tussen een ouder en leerkracht moeilijk loopt.

Vaak ga ik in twee afzonderlijke afspraken met ouders uit de onderbouw en bovenbouw in gesprek, omdat de verschillen vaak significant groot zijn. Dan bespreek ik schoolkeuzemotieven, de beeldvorming van de school (wat hoor je zoal in de buurt?) en een SWOT-analyse. Als er concept teksten zijn voor bijvoorbeeld een nieuwe site of een flyer kunnen die ook worden voorgelegd. Geeft heel veel duidelijkheid!

Iedereen tevreden houden is niet mogelijk. Op basis van de Net Promoter Score meet je de loyaliteit van de ouders. Dit meet je door deze vraag (die ik altijd zou opnemen): ‘Hoe waarschijnlijk is het (op een schaal van 1 tot 10) dat u deze school zou aanbevelen aan een andere ouder?’ De ouders die een 9 of 10 geven, zijn je superpromotors. Zij zijn erg tevreden en betrokken bij de school en uiten hun enthousiasme over de school naar anderen. Hierop kun je beleid maken.

Doelen n.a.v. onderzoek

Stel vooral haalbare en SMART-doelen, zoals voor schooljaar 2019-2020:

  • houden wij de oudertevredenheid op 7,8 (cijfer schooljaar 2018-2019) en gaan dit keer niet verhogen. Dit is niet erg als je de focus de komende tijd op bijvoorbeeld onderwijsinhoud richt. Er zit vaak een plafond aan dit cijfer.
  • hebben wij 10% meer superpromotors (score 9/10), dus 40 ouders.
  • scoren wij minimaal gelijk met de andere tien scholen uit ons bestuur, namelijk een 7,4.
  • Je kunt jezelf ook een doel stellen t.o.v. de benchmark*, bijvoorbeeld minimaal op gelijk niveau blijven. Dit is een referentiekader om te kunnen vergelijken, met bijvoorbeeld andere scholen binnen het bestuur of in Nederland die hetzelfde onderzoek afnamen. Zo weet je of je het goed doet. Met dat laatste moet je voorzichtig zijn, want een benchmark is vooral betrouwbaar als het om vergelijkbare situaties gaat. Een oudertevredenheidsonderzoek in een wijk met veel sociale problemen met de school als rustpunt kan wel eens een heel ander beeld geven dan een ouder- tevredenheidsonderzoek in een wijk met hoogopgeleide ouders die zeer kritisch zijn.

Zet de tevredenheidsonderzoeken in voor continue verbetering volgens de PDCA-cirkel (Plan, Do, Check, Act). Dit zorgt ervoor dat je voortdurend wil verbeteren en kritisch naar jezelf blijft kijken. En dat is uiteraard positief! Want een betere kwaliteit komt leerlingen ten goede. 

Share

Flip de leerlingenwervingsfunnel

In een eerder blog gaf ik je tips om leerlingen te werven o.b.v. het AIDA-model. Deze ‘traditionele’ vorm van leerlingenwerving die lijkt op een trechter (funnel) en leidt tot klantbehoud. Het omkeren van die ‘funnel’ kan ook weer leiden tot werving van nieuwe leerlingen. Zo ‘flip je de funnel’. In dit blog neem ik je mee in dit omdenken.

Flip de leerlingwervingsfunnel

Flip the funnel, retentie
De ‘traditionele werving’ (acquisitie) vindt nog steeds plaats volgens het AIDA-model (awareness, interest, desire, action). Nadat de leerling is ingeschreven, start de retentiefase met:
• de bevestiging van de juiste schoolkeuze en
• de dialoog met de ouders als klant. Denk bij de dialoog ook aan het versturen van nieuwsbrieven aan toekomstige ouders, voordat hun kind op school start.

Groei van binnenuit
Het omkeren van je funnel leidt tot werving van nieuwe leerlingen. Door het omkeren maak je van je funnel (het trechtermodel waar nieuwe contacten doorstromen richting klant) een megafoon waarmee je nieuwe contacten kan bereiken. Zo kun je je school laten groeien van binnenuit, ouders van bestaande leerlingen. Hier start dan de nieuwe wervingsfase:
Stimuleer je ouders en leerlingen om te praten over jouw school en laat hen aanbevelingen en positieve geluiden geven over wat de school voor hen betekent. Als je dit proces structureert en vooral ook stimuleert, kan het een zeer effectief middel voor groei van je school worden.
• Als je de ouders met de juiste prikkels weet te activeren om mond-tot-mondreclame te verspreiden, dan wordt de traditionele vorm van werving steeds minder belangrijk. Je eigen ouders zorgen steeds meer voor nieuwe contacten via hun mond-tot-mondreclame. Leidt dit tot nieuwe leerlingen, dan kunnen deze via bevestiging, dialoog en prikkels weer geactiveerd worden om in hun sociale netwerken positief over jou te oordelen. Zo zorg je ervoor dat je klanten superpromoters worden, ambassadeurs die positieve verhalen over jouw school verspreiden. Stimuleer mond-tot-mondreclame door het ouders zo eenvoudig mogelijk te maken om over je te praten, iedereen hetzelfde eenduidige verhaal. Denk aan testimonials, reacties van tevreden leerlingen en/of ouders in de vorm van tekst (quotes) of filmpjes, die je gebruikt in je marketinguitingen. Gebruik social media om mensen te mobiliseren aan de ‘flip de funnel’ kant.

Mijn conclusie
Referentiemarketing is niet nieuw. Voor scholen is mond-tot-mondreclame van grote invloed op de schoolkeuze. Ik heb zelf voor scholen gewerkt waar bestaande ouders een grote rol speelden bij het werven van nieuwe ouders. Daar kan geen reclamecampagne tegenaan. Dit effect kan natuurlijk ook tegen je werken als je steken laat vallen. Dit toont nog eens aan hoe belangrijk het is dat je topkwaliteit onderwijs levert. Als je dit voor elkaar hebt en een doordachte aanpak om ouders te motiveren en faciliteren om positieve ervaringen te delen met elkaar, kan referentiemarketing een flinke impuls geven aan je school van binnenuit te laten groeien. Je zult zien dat de kosten van referentiemarketing veel lager zijn dan die van traditionele leerlingwerving.

Share

Opstarttips na je schoolvakantie

Daar gaan we weer! Je kijkt terug op een heerlijke relaxte vakantie. Tijdens de vakantie heb je ook even de tijd genomen om te reflecteren op waar jij naar toe wil met jouw school. Je start helemaal ontspannen, maar voor je het weet lukt het al niet meer dit ontspannen gevoel en die stip op de horizon vast te houden. Je valt terug in ‘ren- en vliegwerk’ en denkt vooral aan de korte termijn acties die gedaan moeten worden. Herken je dit? Dan heb ik waardevolle opstarttips voor jou!

Tip 1: Plan opstart-tijd in
Sta jezelf toe dat je bij het opstarten van het schooljaar niet meteen alles weer op orde hebt. Ga er vanuit dat het na de vakantie 1 à 2 weken duurt voordat je het meeste weer op de rit hebt. Wees realistisch in je planning. Kijk in je agenda welke afspraken je hebt staan voor de komende weken. Zijn deze allemaal direct nodig? Verzet afspraken of zeg deze af.

Tips 2: Prioriteer
Ga niet direct aan de slag met je hele to-do lijst, maar doseer dit de eerste weken. Kijk opnieuw met je frisse (vakantie)blik en bepaal je prioriteiten. Doe het stap-voor-stap en neem de tijd, net als op vakantie.
Om de juiste keuzes te maken is het belangrijk dat je op de lange termijn denkt. Zo merk ik bij het begeleiden van scholen dat succesvolle schoolleiders helder hebben hoe hun droomschool er over drie jaar uitziet. Heeft het gevolgen voor jouw droomschool als je bepaalde taken nu juist wel of niet uitvoert? Welke taak heeft het meeste invloed op jullie lange termijn plan?

Tip 3: Tussenevaluatie
Wat waren jouw (marketing)doelen voor het afgelopen schooljaar of 2018 ook al weer? Heb je die allemaal gehaald? Zijn er nog doelstellingen die je dit schooljaar weer op kunt pakken? Maak eerst af wat je je eerder voorgenomen hebt, voordat je aan nieuwe doelen begint. Zie ook dit blog over het bepalen van doelen. Het einde van een schooljaar of halverwege het jaar is een goed moment om je marketingplan en o.a. de cijfers kritisch te bekijken. Hoeveel leerlingen zijn er bijgekomen en vertrokken en waarom? Lig je op koers of moet je bijsturen? Evalueer ook met de marketingwerkgroep en met je samenwerkingspartners. Deze evaluatie helpt je om dit schooljaar met een frisse blik te starten.

Hoop dat het je lukt de opgedane vakantie-energie vast te houden. Een lange termijn marketingplan geeft je houvast voor nu en de toekomst. Wil je een keer (gratis) sparren, neem dan gerust contact met mij op.

Share

Schoolmarketing: zelf doen of uitbesteden?

Een dag heeft maar 24 uur, en een werkdag als het goed is een stuk minder, dus is ook de tijd die jij kunt besteden aan de marketing voor jouw school beperkt. Waarschijnlijk barst je van de ideeën om je school te laten groeien en nog beter op de kaart te zetten. Dat vraagt om een grondige uitwerking, waar jij nu geen tijd voor hebt. Als jij dit herkent, overweeg dan eens om schoolmarketing (deels) uit te besteden. Hoe pak je dit aan? Daarover gaat dit blog.

 

Wat besteed je uit?

Je bent waarschijnlijk gewend om alles of veel van de schoolmarketing en communicatie zelf te doen. Dan is uitbesteden lastig. Begin met inzichtelijk te maken welke taken je allemaal oppakt gedurende het schooljaar. Zo kom je tot de weloverwogen keuze om (een deel van) die taken uit te besteden. Bedenk eens:

•   Waar ligt mijn kracht?

•   Wat vind ik lastig?

•   Welke taken vind ik leuk en niet leuk om te doen?

•   Welke taken stel ik vaak uit?

•   Voor welke taak is mijn ervaring en kennis per se nodig?

•   Hoeveel tijd kosten deze taken mij? Houd maar eens de uren die je aan communicatie voor jouw school besteed bij. Denk aan: schrijven van nieuwsbrieven, voorbereiding en rondleidingen, excelijsten nieuwe inschrijvingen, powerpoint voor open dag, social media (stiekem veel uren!), oudergesprekken en oja die folder aanpassen nam ook veel tijd in beslag.

•   Wat zou ik doen met de tijd die ik bespaar als ik deze taken uitbesteed?

Ik ben benieuwd waar je op uit komt. Succesvolle scholen op marketingvlak zorgen er altijd voor dat er meer mensen betrokken zijn. Dan is er ook een back-up als jij uitvalt.

 

Wie kan je helpen?

Als je besluit marketingtaken uit te besteden, kom je bij de volgende vraag: aan wie kun je dit uitbesteden? Je schoolmarketing bepaalt het gezicht van jouw school, dus moet je een goed gevoel hebben bij degene aan wie je het (deels) uitbesteed.

•   Kies je voor iemand die hetzelfde in elkaar zit of juist voor een tegenpool? In ieder geval moet je een klik hebben met die persoon.

•   Zoek je iemand met veel eigen marketing-expertise en/of moet het aanvullend zijn met jouw competenties?

•   Delen jullie dezelfde visie op onderwijs? Werk daarom op basis van een schoolmarketingplan.

•   Welk budget heb je beschikbaar? Kies je voor iemand die net is afgestudeerd of een professional met veel ervaring? Als je geen budget heb, denk dan eens aan een marketing werkgroep met leerkrachten en ouders (met marketing/communicatie ervaring).

•   Hoe (vaak) communiceren jullie? Spreken jullie af op school, telefonisch en/of per mail/ app? En hoe vaak, bijvoorbeeld maandelijks input en/of feedback nodig. Met welke doorlooptijden werken jullie?

 

Denk je na het lezen van dit blog ‘ik wil mijn schoolmarketing graag uitbesteden’? Ik ondersteun je graag en kom graag een keer vrijblijvend praten.

Share

Negatieve reacties op social media: Wat te doen als school?

Heeft jullie school wel eens een negatieve reactie gekregen op social media? Dat kan heel vervelend voelen zeker als je niet weet hoe je hier mee om moet gaan. Het kan flinke reputatieschade veroorzaken. Daarom is het goed om vooraf (lees nu) na te denken over wat je het beste kunt doen met negatieve reacties. Dan weet je op het moment dat het gebeurt wat je te doen staat. In dit blog krijg je daarom van mij een stappenplan ‘Hoe als school om te gaan met negatieve reacties op social media’.

Stappenplan

Als je een negatieve reactie leest op social media over jouw school, neem je deze stappen:

  1. Lees het bericht zorgvuldig. Wat is er nu precies aan de hand? Is het op te lossen door een persoonlijk bericht terug te sturen en te vragen om verduidelijking?
  2. Maak een schermafbeelding om later te evalueren of te gebruiken als bewijsmateriaal.
  3. Bedenk dan of het bericht echt negatief is of gaat het om het geven van feedback (wat negatief overkomt op jou)? Iemand mag een negatieve opmerking over jullie school maken, maar deze moet echter gefundeerd en waar zijn en zeker niet op een persoon gericht zijn. Trek niet te snel conclusies, loop een rondje om af te koelen, haal een paar keer diep adem en kijk dan nog eens met open blik naar het bericht.
  4. Reageren heeft de voorkeur, maar het bericht deleten is een optie bijvoorbeeld als het negatief is over een teamlid. Maak hier een post van, zodat andere volgers weten waarom het bericht gedelete is. Transparantie is belangrijk op social media. Het is vaak beter om negatieve reacties op jouw school gewoon te laten zien. Anders lijkt het of je iets te verbergen hebt.
  5. Weet hoe social media werken en reageer vlot via zelfde social medium. De meeste gebruikers, zeker als ze boos zijn, verwachten binnen een uur een antwoord. Zeker bij een incident kan het op social media gaan ‘rondzingen’ en verlies je snel de regie. Grijp ook snel in als het met een leuk initiatief de verkeerde kant opgaat. Op social media vliegen events wel eens uit de bocht. Een verkiezing van de leukste leerkracht kan door ‘grappige’ leerlingen omslaan in een wedstrijd ‘wie is de engste man op school’. Vergeet hierbij niet om aandacht te besteden aan de oorzaak waardoor het gerucht is ontstaan. Geef dus snel de juiste informatie, ook als het gerucht (tot op zekere hoogte) moet worden bevestigd.
  6. Stel je reactie zakelijk en zonder emotie op. Vertel dat zaken niet zijn zoals ze geschetst worden. Of bied je excuses aan, als dat nodig is, en kom met een oplossing. Lees je reactie na en overleg daarna met iemand anders over de reactie die je wilt geven. Dit is misschien je laatste kans om van een ontevreden ‘klant een blije klant’ te maken, die jouw school aanbeveelt bij andere ouders. Je schrijft voor die persoon, maar vergeet niet dat ook nieuwe ouders dit bericht kunnen lezen en er hun conclusies uit trekken. 

Angst is slechte raadgever

Naast het feit dat veel leerkrachten weinig weten van social media speelt angst een belangrijke rol om niets met negatieve berichten te doen. Zij zien vooral de negatieve kant van social media. Terwijl social media de deuren van de school juist opent. Binnen no time staat een foto of verhaal online en gaat het de hele wereld rond. Het heeft geen zin om te proberen er controle over te krijgen. Dit geldt overigens net zo voor mond-tot-mondreclame. Veel beter kun je je richten op het delen van de juiste informatie die via dat medium wordt verspreid. Sommige scholen hebben een Social Media Protocol waarin ze hun verwachtingen naar ouders beschrijven. Zie dit voorbeeld.

Transparantie en authentiek profiel

Hoe kun je social media zo inzetten dat ze positief bijdragen aan het profiel van je school? Dat betekent je ware gezicht laten zien en niet een fraai masker op zetten. Wees authentiek en transparant. Zo laat je zien waar je als school voor staat.

Hoe vervelend een negatieve reactie ook is, als je er goed mee om gaat kun je er zelfs je voordeel mee doen. Het is daarom belangrijk structureel de kwaliteiten van jouw school, jullie profiel (nog) duidelijker in beeld te krijgen en te brengen. Niet iedereen hoeft je school de plek te vinden waar zijn/haar kind(eren) heen gaat.

Mogelijk relevant is ook dit blog.

Share