Tevredenheidsonderzoek bij ouders gedaan. En nu?

Meten is weten! Zo ook in het onderwijs. Onderzoek is noodzakelijk bij het verkrijgen van inzicht in de markt en de eigen schoolorganisatie. Op basis van onderzoek kan een gedegen beleid worden gevoerd en kan er gericht worden gewerkt aan het voldoen aan de behoeften van bestaande en nieuwe klanten. In dit blog krijg je van mij tips over het vervolg op de oudertevredenheidsonderzoeken.

Waarom een tevredenheidsonderzoek?

Naar mijn idee moet je minstens om het jaar de tevredenheid van ouders meten en natuurlijk tussendoor ‘alle voelsprieten open houden’ voor:

1. Kwaliteitsverbetering: Een analyse van de tevredenheid van ouders geeft goed inzicht in de verbeterpunten voor de onderwijskwaliteit van je school.

2. Informatie bij schoolkeuze: Oudertevredenheidscijfers worden door oriënterende ouders gezien als belangrijke informatie bij de schoolkeuze. Zorg dat deze gegevens up-to-date zijn op de schoolwebsite (bijvoorbeeld als een opvallende banner op de homepage) en via Scholen op de kaart (Vaak is automatisch inladen mogelijk).

3. Monitoring: De resultaten geven onder meer inzicht in hoe jullie school scoort ten opzichte van eerdere eigen peilingen en landelijke cijfers (benchmark per aanbieder van peilingen*). Zoals het nu al verplicht is om elk jaar de sociale veiligheid te onderzoeken onder je leerlingen, zal er naar mijn idee steeds meer vanuit de inspectie en dus schoolbesturen aan monitoring worden gedaan.

4. Handvatten voor dialoog: Met de resultaten van het tevredenheidsonderzoek heb je handvatten om een diepgaander (dan de enquête) gesprek met de ouders te voeren. 

Dialoog aangaan

Alleen anoniem eenrichtingsverkeer van (standaard)evaluatieformulieren is niet voldoende. Ga vooral ook het gesprek aan als school met (een aantal) ouders over hoe zij het onderwijs en de school ervaren en zien. Dit kan tijdens of na (telefonisch) rondleidingen van potentiële ouders (wat was je indruk?) of bijvoorbeeld tijdens een oudercafé of ouderavond. Kies voor een bepaald thema of iets waar je naar aanleiding van de enquête meer over wil weten. Zo is een school die ik begeleidde met ouders in gesprek gegaan over oudercommunicatie. Dit kwam als verbeterpunt uit hun onderzoek. Tijdens die avond werd vooral duidelijk dat er verschillende wensen per leeftijdscategorie zijn. Er werd gestemd over de frequentie van de communicatie en via welk middel wordt gecommuniceerd. O.b.v. de meest getelde stemmen heeft de school daarna het oudercommunicatiebeleid ontwikkeld. 

Een andere optie is om eerst een kwalitatief onderzoek te doen bij een kleine groep ouders en daarna de opgedane inzichten te toetsen onder een bredere groep ouders d.m.v. een online kwantitatief onderzoek. Voor beide aanpakken is wat te zeggen. Door vanuit verschillende invalshoeken naar de resultaten te kijken, ontstaat een genuanceerde kijk op het onderzoek.

Oudertevredenheid en hoe graag ouders in gesprek met je willen geeft aan hoe betrokken de ouders bij de school zijn. Met ouders in gesprek gaan over oplossingen verstevigt de relatie. Tijdens zo’n (panel)gesprek merk je dat de gedeelde passie voor kinderen bijdraagt aan ‘schooltrouw’. 

Aanpak onderzoek

Een belangrijk besluit is of je het gesprek met ouders zelf aangaat of het uitbesteed aan een onafhankelijke externe gespreksleider (en je er zelf niet bij bent). Het is een vak apart, want sommige ouders lijken vooral oog te hebben voor hun eigen kind en je moet ook deelnemers kunnen afkappen. Ook merk ik dat ouders meer tegen mij durven te vertellen. Natuurlijk adviseer ik hen ook met de schoolleiding of bouwcoördinatoren in gesprek te gaan. Vaak is niet bekend dat deze laatsten ook gesprekspartner kunnen zijn, bijvoorbeeld als het tussen een ouder en leerkracht moeilijk loopt.

Vaak ga ik in twee afzonderlijke afspraken met ouders uit de onderbouw en bovenbouw in gesprek, omdat de verschillen vaak significant groot zijn. Dan bespreek ik schoolkeuzemotieven, de beeldvorming van de school (wat hoor je zoal in de buurt?) en een SWOT-analyse. Als er concept teksten zijn voor bijvoorbeeld een nieuwe site of een flyer kunnen die ook worden voorgelegd. Geeft heel veel duidelijkheid!

Iedereen tevreden houden is niet mogelijk. Op basis van de Net Promoter Score meet je de loyaliteit van de ouders. Dit meet je door deze vraag (die ik altijd zou opnemen): ‘Hoe waarschijnlijk is het (op een schaal van 1 tot 10) dat u deze school zou aanbevelen aan een andere ouder?’ De ouders die een 9 of 10 geven, zijn je superpromotors. Zij zijn erg tevreden en betrokken bij de school en uiten hun enthousiasme over de school naar anderen. Hierop kun je beleid maken.

Doelen n.a.v. onderzoek

Stel vooral haalbare en SMART-doelen, zoals voor schooljaar 2019-2020:

  • houden wij de oudertevredenheid op 7,8 (cijfer schooljaar 2018-2019) en gaan dit keer niet verhogen. Dit is niet erg als je de focus de komende tijd op bijvoorbeeld onderwijsinhoud richt. Er zit vaak een plafond aan dit cijfer.
  • hebben wij 10% meer superpromotors (score 9/10), dus 40 ouders.
  • scoren wij minimaal gelijk met de andere tien scholen uit ons bestuur, namelijk een 7,4.
  • Je kunt jezelf ook een doel stellen t.o.v. de benchmark*, bijvoorbeeld minimaal op gelijk niveau blijven. Dit is een referentiekader om te kunnen vergelijken, met bijvoorbeeld andere scholen binnen het bestuur of in Nederland die hetzelfde onderzoek afnamen. Zo weet je of je het goed doet. Met dat laatste moet je voorzichtig zijn, want een benchmark is vooral betrouwbaar als het om vergelijkbare situaties gaat. Een oudertevredenheidsonderzoek in een wijk met veel sociale problemen met de school als rustpunt kan wel eens een heel ander beeld geven dan een ouder- tevredenheidsonderzoek in een wijk met hoogopgeleide ouders die zeer kritisch zijn.

Zet de tevredenheidsonderzoeken in voor continue verbetering volgens de PDCA-cirkel (Plan, Do, Check, Act). Dit zorgt ervoor dat je voortdurend wil verbeteren en kritisch naar jezelf blijft kijken. En dat is uiteraard positief! Want een betere kwaliteit komt leerlingen ten goede. 

Share

Flip de leerlingenwervingsfunnel

In een eerder blog gaf ik je tips om leerlingen te werven o.b.v. het AIDA-model. Deze ‘traditionele’ vorm van leerlingenwerving die lijkt op een trechter (funnel) en leidt tot klantbehoud. Het omkeren van die ‘funnel’ kan ook weer leiden tot werving van nieuwe leerlingen. Zo ‘flip je de funnel’. In dit blog neem ik je mee in dit omdenken.

Flip de leerlingwervingsfunnel

Flip the funnel, retentie
De ‘traditionele werving’ (acquisitie) vindt nog steeds plaats volgens het AIDA-model (awareness, interest, desire, action). Nadat de leerling is ingeschreven, start de retentiefase met:
• de bevestiging van de juiste schoolkeuze en
• de dialoog met de ouders als klant. Denk bij de dialoog ook aan het versturen van nieuwsbrieven aan toekomstige ouders, voordat hun kind op school start.

Groei van binnenuit
Het omkeren van je funnel leidt tot werving van nieuwe leerlingen. Door het omkeren maak je van je funnel (het trechtermodel waar nieuwe contacten doorstromen richting klant) een megafoon waarmee je nieuwe contacten kan bereiken. Zo kun je je school laten groeien van binnenuit, ouders van bestaande leerlingen. Hier start dan de nieuwe wervingsfase:
Stimuleer je ouders en leerlingen om te praten over jouw school en laat hen aanbevelingen en positieve geluiden geven over wat de school voor hen betekent. Als je dit proces structureert en vooral ook stimuleert, kan het een zeer effectief middel voor groei van je school worden.
• Als je de ouders met de juiste prikkels weet te activeren om mond-tot-mondreclame te verspreiden, dan wordt de traditionele vorm van werving steeds minder belangrijk. Je eigen ouders zorgen steeds meer voor nieuwe contacten via hun mond-tot-mondreclame. Leidt dit tot nieuwe leerlingen, dan kunnen deze via bevestiging, dialoog en prikkels weer geactiveerd worden om in hun sociale netwerken positief over jou te oordelen. Zo zorg je ervoor dat je klanten superpromoters worden, ambassadeurs die positieve verhalen over jouw school verspreiden. Stimuleer mond-tot-mondreclame door het ouders zo eenvoudig mogelijk te maken om over je te praten, iedereen hetzelfde eenduidige verhaal. Denk aan testimonials, reacties van tevreden leerlingen en/of ouders in de vorm van tekst (quotes) of filmpjes, die je gebruikt in je marketinguitingen. Gebruik social media om mensen te mobiliseren aan de ‘flip de funnel’ kant.

Mijn conclusie
Referentiemarketing is niet nieuw. Voor scholen is mond-tot-mondreclame van grote invloed op de schoolkeuze. Ik heb zelf voor scholen gewerkt waar bestaande ouders een grote rol speelden bij het werven van nieuwe ouders. Daar kan geen reclamecampagne tegenaan. Dit effect kan natuurlijk ook tegen je werken als je steken laat vallen. Dit toont nog eens aan hoe belangrijk het is dat je topkwaliteit onderwijs levert. Als je dit voor elkaar hebt en een doordachte aanpak om ouders te motiveren en faciliteren om positieve ervaringen te delen met elkaar, kan referentiemarketing een flinke impuls geven aan je school van binnenuit te laten groeien. Je zult zien dat de kosten van referentiemarketing veel lager zijn dan die van traditionele leerlingwerving.

Share

Opstarttips na je schoolvakantie

Daar gaan we weer! Je kijkt terug op een heerlijke relaxte vakantie. Tijdens de vakantie heb je ook even de tijd genomen om te reflecteren op waar jij naar toe wil met jouw school. Je start helemaal ontspannen, maar voor je het weet lukt het al niet meer dit ontspannen gevoel en die stip op de horizon vast te houden. Je valt terug in ‘ren- en vliegwerk’ en denkt vooral aan de korte termijn acties die gedaan moeten worden. Herken je dit? Dan heb ik waardevolle opstarttips voor jou!

Tip 1: Plan opstart-tijd in
Sta jezelf toe dat je bij het opstarten van het schooljaar niet meteen alles weer op orde hebt. Ga er vanuit dat het na de vakantie 1 à 2 weken duurt voordat je het meeste weer op de rit hebt. Wees realistisch in je planning. Kijk in je agenda welke afspraken je hebt staan voor de komende weken. Zijn deze allemaal direct nodig? Verzet afspraken of zeg deze af.

Tips 2: Prioriteer
Ga niet direct aan de slag met je hele to-do lijst, maar doseer dit de eerste weken. Kijk opnieuw met je frisse (vakantie)blik en bepaal je prioriteiten. Doe het stap-voor-stap en neem de tijd, net als op vakantie.
Om de juiste keuzes te maken is het belangrijk dat je op de lange termijn denkt. Zo merk ik bij het begeleiden van scholen dat succesvolle schoolleiders helder hebben hoe hun droomschool er over drie jaar uitziet. Heeft het gevolgen voor jouw droomschool als je bepaalde taken nu juist wel of niet uitvoert? Welke taak heeft het meeste invloed op jullie lange termijn plan?

Tip 3: Tussenevaluatie
Wat waren jouw (marketing)doelen voor het afgelopen schooljaar of 2018 ook al weer? Heb je die allemaal gehaald? Zijn er nog doelstellingen die je dit schooljaar weer op kunt pakken? Maak eerst af wat je je eerder voorgenomen hebt, voordat je aan nieuwe doelen begint. Zie ook dit blog over het bepalen van doelen. Het einde van een schooljaar of halverwege het jaar is een goed moment om je marketingplan en o.a. de cijfers kritisch te bekijken. Hoeveel leerlingen zijn er bijgekomen en vertrokken en waarom? Lig je op koers of moet je bijsturen? Evalueer ook met de marketingwerkgroep en met je samenwerkingspartners. Deze evaluatie helpt je om dit schooljaar met een frisse blik te starten.

Hoop dat het je lukt de opgedane vakantie-energie vast te houden. Een lange termijn marketingplan geeft je houvast voor nu en de toekomst. Wil je een keer (gratis) sparren, neem dan gerust contact met mij op.

Share

Schoolmarketing: zelf doen of uitbesteden?

Een dag heeft maar 24 uur, en een werkdag als het goed is een stuk minder, dus is ook de tijd die jij kunt besteden aan de marketing voor jouw school beperkt. Waarschijnlijk barst je van de ideeën om je school te laten groeien en nog beter op de kaart te zetten. Dat vraagt om een grondige uitwerking, waar jij nu geen tijd voor hebt. Als jij dit herkent, overweeg dan eens om schoolmarketing (deels) uit te besteden. Hoe pak je dit aan? Daarover gaat dit blog.

 

Wat besteed je uit?

Je bent waarschijnlijk gewend om alles of veel van de schoolmarketing en communicatie zelf te doen. Dan is uitbesteden lastig. Begin met inzichtelijk te maken welke taken je allemaal oppakt gedurende het schooljaar. Zo kom je tot de weloverwogen keuze om (een deel van) die taken uit te besteden. Bedenk eens:

•   Waar ligt mijn kracht?

•   Wat vind ik lastig?

•   Welke taken vind ik leuk en niet leuk om te doen?

•   Welke taken stel ik vaak uit?

•   Voor welke taak is mijn ervaring en kennis per se nodig?

•   Hoeveel tijd kosten deze taken mij? Houd maar eens de uren die je aan communicatie voor jouw school besteed bij. Denk aan: schrijven van nieuwsbrieven, voorbereiding en rondleidingen, excelijsten nieuwe inschrijvingen, powerpoint voor open dag, social media (stiekem veel uren!), oudergesprekken en oja die folder aanpassen nam ook veel tijd in beslag.

•   Wat zou ik doen met de tijd die ik bespaar als ik deze taken uitbesteed?

Ik ben benieuwd waar je op uit komt. Succesvolle scholen op marketingvlak zorgen er altijd voor dat er meer mensen betrokken zijn. Dan is er ook een back-up als jij uitvalt.

 

Wie kan je helpen?

Als je besluit marketingtaken uit te besteden, kom je bij de volgende vraag: aan wie kun je dit uitbesteden? Je schoolmarketing bepaalt het gezicht van jouw school, dus moet je een goed gevoel hebben bij degene aan wie je het (deels) uitbesteed.

•   Kies je voor iemand die hetzelfde in elkaar zit of juist voor een tegenpool? In ieder geval moet je een klik hebben met die persoon.

•   Zoek je iemand met veel eigen marketing-expertise en/of moet het aanvullend zijn met jouw competenties?

•   Delen jullie dezelfde visie op onderwijs? Werk daarom op basis van een schoolmarketingplan.

•   Welk budget heb je beschikbaar? Kies je voor iemand die net is afgestudeerd of een professional met veel ervaring? Als je geen budget heb, denk dan eens aan een marketing werkgroep met leerkrachten en ouders (met marketing/communicatie ervaring).

•   Hoe (vaak) communiceren jullie? Spreken jullie af op school, telefonisch en/of per mail/ app? En hoe vaak, bijvoorbeeld maandelijks input en/of feedback nodig. Met welke doorlooptijden werken jullie?

 

Denk je na het lezen van dit blog ‘ik wil mijn schoolmarketing graag uitbesteden’? Ik ondersteun je graag en kom graag een keer vrijblijvend praten.

Share

Negatieve reacties op social media: Wat te doen als school?

Heeft jullie school wel eens een negatieve reactie gekregen op social media? Dat kan heel vervelend voelen zeker als je niet weet hoe je hier mee om moet gaan. Het kan flinke reputatieschade veroorzaken. Daarom is het goed om vooraf (lees nu) na te denken over wat je het beste kunt doen met negatieve reacties. Dan weet je op het moment dat het gebeurt wat je te doen staat. In dit blog krijg je daarom van mij een stappenplan ‘Hoe als school om te gaan met negatieve reacties op social media’.

Stappenplan

Als je een negatieve reactie leest op social media over jouw school, neem je deze stappen:

  1. Lees het bericht zorgvuldig. Wat is er nu precies aan de hand? Is het op te lossen door een persoonlijk bericht terug te sturen en te vragen om verduidelijking?
  2. Maak een schermafbeelding om later te evalueren of te gebruiken als bewijsmateriaal.
  3. Bedenk dan of het bericht echt negatief is of gaat het om het geven van feedback (wat negatief overkomt op jou)? Iemand mag een negatieve opmerking over jullie school maken, maar deze moet echter gefundeerd en waar zijn en zeker niet op een persoon gericht zijn. Trek niet te snel conclusies, loop een rondje om af te koelen, haal een paar keer diep adem en kijk dan nog eens met open blik naar het bericht.
  4. Reageren heeft de voorkeur, maar het bericht deleten is een optie bijvoorbeeld als het negatief is over een teamlid. Maak hier een post van, zodat andere volgers weten waarom het bericht gedelete is. Transparantie is belangrijk op social media. Het is vaak beter om negatieve reacties op jouw school gewoon te laten zien. Anders lijkt het of je iets te verbergen hebt.
  5. Weet hoe social media werken en reageer vlot via zelfde social medium. De meeste gebruikers, zeker als ze boos zijn, verwachten binnen een uur een antwoord. Zeker bij een incident kan het op social media gaan ‘rondzingen’ en verlies je snel de regie. Grijp ook snel in als het met een leuk initiatief de verkeerde kant opgaat. Op social media vliegen events wel eens uit de bocht. Een verkiezing van de leukste leerkracht kan door ‘grappige’ leerlingen omslaan in een wedstrijd ‘wie is de engste man op school’. Vergeet hierbij niet om aandacht te besteden aan de oorzaak waardoor het gerucht is ontstaan. Geef dus snel de juiste informatie, ook als het gerucht (tot op zekere hoogte) moet worden bevestigd.
  6. Stel je reactie zakelijk en zonder emotie op. Vertel dat zaken niet zijn zoals ze geschetst worden. Of bied je excuses aan, als dat nodig is, en kom met een oplossing. Lees je reactie na en overleg daarna met iemand anders over de reactie die je wilt geven. Dit is misschien je laatste kans om van een ontevreden ‘klant een blije klant’ te maken, die jouw school aanbeveelt bij andere ouders. Je schrijft voor die persoon, maar vergeet niet dat ook nieuwe ouders dit bericht kunnen lezen en er hun conclusies uit trekken. 

Angst is slechte raadgever

Naast het feit dat veel leerkrachten weinig weten van social media speelt angst een belangrijke rol om niets met negatieve berichten te doen. Zij zien vooral de negatieve kant van social media. Terwijl social media de deuren van de school juist opent. Binnen no time staat een foto of verhaal online en gaat het de hele wereld rond. Het heeft geen zin om te proberen er controle over te krijgen. Dit geldt overigens net zo voor mond-tot-mondreclame. Veel beter kun je je richten op het delen van de juiste informatie die via dat medium wordt verspreid. Sommige scholen hebben een Social Media Protocol waarin ze hun verwachtingen naar ouders beschrijven. Zie dit voorbeeld.

Transparantie en authentiek profiel

Hoe kun je social media zo inzetten dat ze positief bijdragen aan het profiel van je school? Dat betekent je ware gezicht laten zien en niet een fraai masker op zetten. Wees authentiek en transparant. Zo laat je zien waar je als school voor staat.

Hoe vervelend een negatieve reactie ook is, als je er goed mee om gaat kun je er zelfs je voordeel mee doen. Het is daarom belangrijk structureel de kwaliteiten van jouw school, jullie profiel (nog) duidelijker in beeld te krijgen en te brengen. Niet iedereen hoeft je school de plek te vinden waar zijn/haar kind(eren) heen gaat.

Mogelijk relevant is ook dit blog.

Share

Aanpak leerlingenwerving: een handig model en tips

Een stabiele instroom van leerlingen is van groot belang voor het borgen van de kwaliteit én voor een goede bedrijfsvoering van een school. Leerlingenwerving verdient daarom de nodige aandacht. De leerlingaantallen dalen en er is steeds meer concurrentie in de slag om de leerling. Scholen moeten daarom steeds innovatiever en slimmer te werk gaan. In deze blog geef ik je een aantal acties o.b.v. het AIDA-model en tips die je helpen om leerlingen te werven.

Schoolkeuzeproces en acties
Nieuwe ouders doorlopen tijdens het schoolkeuzeproces een aantal stappen. Onderstaande stappen zijn gebaseerd op het AIDA-model (zie afbeelding).

AIDA-model voor leerlingenwerving

Zorg dat je per fase de juiste acties onderneemt om nog beter in te spelen op de behoeften die ouders hebben tijdens dit keuzeproces.

  • Attentie: informeren van nieuwe ouders via website en bijvoorbeeld een folder die huis aan huis verspreid wordt bij een nieuwbouwwijk.
  • Interesse: aanvragen van informatie over de school bij voorkeur via een landingpage. Dit is een pagina waar een potentiele klant op terechtkomt, nadat hij een link uit een advertentie of zoekresultaat gevolgd heeft. Deze informatie kan bijvoorbeeld zijn in de vorm van een gratis e-boek met onderwerpen zoals: Hoe kies ik een goede school voor mijn kind? Of: Tips voor ouders en leerlingen die naar voortgezet onderwijs gaan. Maar ook het opgeven voor rondleiding of door een online folder te laten downloaden na achterlaten van een e-mailadres. Het gaat om het verzamelen van emailadressen van geïnteresseerde ouders en eventueel het telefoonnummer.
  • Verlangen: na de rondleiding of het intakegesprek wil je dat de ouder het gevoel heeft ‘dit is DE school voor mijn kind’. Je kunt dit peilen door een korte vragenlijst per mail te versturen. Komt uw kind naar onze school? De ouders waarvan geen antwoord is ontvangen, kun je nabellen. Ook al is er een aanmelding voor een andere school, dan haal je uit dit telefoontje nog heel veel nuttige informatie.
  • Actie: inschrijving nieuwe leerling en verdere communicatie d.m.v. mails en nieuwsbrieven tot de leerling start. Zorg direct voor een warme relatie met je nieuwe ouders.

Leerlingwerf tips

  • Communiceer altijd en overal de communicatieboodschap, in één zin wat je wilt vertellen. Waarom zit een kind op jouw school het beste op zijn plek?
  • Laat zoveel mogelijk de sfeer van de school zien
  • Hou er rekening mee dat ouders bepalen welke open dagen bezocht worden. Zij kijken online ook al naar het onderwijsaanbod, examenresultaten, ondersteuning door school op gebied van dyslexie en huiswerk.
  • Zet op de open dag leerlingen in als gastheer- en vrouw. Zij zijn je beste ambassadeurs.
  • Denk ook aan online marketing mogelijkheden om open dagen en je school te promoten. Handig dat de resultaten (tussentijds) meetbaar zijn en je kunt optimaliseren. Je kunt op Facebook bijvoorbeeld heel goed je doelgroep selecteren voor je advertenties.
  • Hoe is je vindbaarheid van de schoolsite via zoekmachines? Al eens aan Google AdWords campagne gedacht?

Ik hoop dat je wat hebt aan bovengenoemde acties en tips. Om met een quote van een schooldirecteur uit mijn netwerk te eindigen: “We zijn goed in onderwijs, denken zelf te weten wat ons profiel is, maar om dat goed naar buiten te brengen is toch een vak apart.” Ik ondersteun je graag bij de leerlingenwerving.

Share

Waarom communicatie zo belangrijk is voor jouw school & 3 tips

Alles is communicatie, je kunt niet niet communiceren. Communiceren doe je de hele dag door. Met je kinderen, op het schoolplein, op een feestje en met klanten (lees leerlingen en/of ouders). Met communicatie breng je een boodschap over, toon je je gevoelens of bereik je je doel. Dat gaat ook weleens mis. Dan zit er ruis op de lijn en komt je boodschap verkeerd over: je toont je gevoelens op de verkeerde manier of bereikt niet het doel dat je voor ogen had. Frustrerend. Deze keer krijg in je mijn blog 3 communicatietips.

Tip 1: Start met een goed schoolconcept
Veel scholen worstelen hiermee: op het gebied van onderwijs zijn zij de expert, maar denken vanuit de klant is soms een zoektocht. Sommigen denken dat als ze doen waar ze goed in zijn, de aanwas van nieuwe leerlingen wel blijft komen. Alleen in uitzonderlijke gevallen werkt dit zo. Toekomstige ouders vragen zich onbewust toch af: waar staat jouw school voor, waarom moet ik mijn kind bij jullie inschrijven? Zij kiezen voor jou als jij kunt vertellen waarin jij gelooft, wat jou uniek maakt en voor wie jij het verschil maakt. En dit ook waarmaakt natuurlijk. Vat het samen in je schoolconcept bestaande uit: Identiteit, missie, visie en kenmerken van het onderwijs. Voor hulp kun je mijn eboek gebruiken.

Tip 2: Communiceren begint met luisteren
Vraag jij je weleens af waar de ouders van jouw school tegen aanlopen en wat zij graag anders zouden zien? Als je in beeld hebt wat het probleem is, kun jij ze helpen: jij hebt de oplossing! Oftewel: jouw communicatie begint met luisteren naar je klant. Vraag ze wat hun behoeftes zijn, wat ze beweegt en waar ze ’s nachts wakker van liggen. Dan maakt jouw expertise het verschil.
Als je een goed beeld hebt van je klanten en de oplossingen, kun je aandacht besteden aan zowel je communicatiemiddelen (zoals je website, schoolgids) als je mensen (je team). Als je hier onvoldoende zicht op hebt, is een onderzoek (bijvoorbeeld het uitbreiden van de tevredenheidspeiling of een panelgesprek) misschien een goed idee.

Tip 3: De zichtbaarheid van jouw school
Communicatie is de manier waarop je jouw boodschap over wilt brengen op de ander, in tekst, beeld en gedrag. Welke middelen gebruik jij om jouw school goed op de kaart te zetten? Vertellen die middelen jouw boodschap ook allemaal op dezelfde manier?

  • Zichtbaarheid in tekst, bijvoorbeeld op jullie schoolwebsite, in jullie ouderapp en schoolgids. Zijn die allemaal in lijn met elkaar? Dan communiceren jullie vanuit de centrale communicatieboodschap en komt jullie schoolprofiel goed over. Bestaande ouders weten deze boodschap dan ook weer goed door te vertellen.
  • Zichtbaarheid in beeld. Mijn tip: gebruik zoveel mogelijk beeld. Zorg in ieder geval voor minimaal een filmpje op jullie site en om te tonen tijdens de informatie-ochtend voor nieuwe ouders. Ouders zijn dol op foto’s van hun kinderen tijdens schooltijd. Post nooit een bericht op social media zonder beeld. Denk hierbij wel aan toestemming van de ouders i.v.m. de strengere privacywetgeving (vanaf 25 mei 2018).
  • Zichtbaarheid in gedrag; de manier waarop jij als directeur communiceert tijdens een ouderavond, de leerkrachten tijdens rapportgesprekken en de concierge bij het zoeken naar verloren voorwerpen, moet allemaal vanuit dezelfde missie en visie zijn. Inzicht in gedragskenmerken en communicatiestijlen is daarom essentieel voor alle medewerkers van de school.

Kortom: alles wat je zegt, doet en laat zien moet kloppen met elkaar. Pas dan kun jij je school onderscheidend en succesvol profileren. Dáárom is communicatie voor jouw school belangrijk!

—–

Misschien vind je deze blogs ook interessant:

Betere profilering van je school in slechts 15 minuten

Schoolcommunicatie: betrek ouders, team & leerlingen

Share

Zet goede voornemens om in succes voor jouw school

Heb jij goede voornemens voor jouw school in 2018? Veel leerkrachten en schoolleiders hebben voornemens en doelen voor hun school. Vaak worden die per schooljaar opgesteld of opgenomen in een jaarplan als onderdeel van het strategische plan. Wat willen jullie met de school bereiken? Heb je grote dromen en plannen of ben je juist voorzichtig? In deze blog geef ik je 3 tips over hoe je goede (marketing)doelen kunt formuleren, zodat ze bijdragen aan succes voor jouw school in 2018.

Tip 1: Start een (marketing)werkgroep
Goede voornemens hebben meer kans van slagen als je die deelt met anderen. Gouden tip uit mijn jaren begeleiding van scholen (zie ook mijn andere blogs): Start een marketingwerkgroep bestaande uit directie, leerkrachten en ouders. Maak deze werkgroep verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit de school inclusief het opstellen van het communicatieplan.
Betrek het team ook bij de communicatie. Bijvoorbeeld door de Teamworkshop profilerend communiceren te organiseren tijdens een studiemiddag.

Tip 2: Zorg dat je doelen SMART zijn
Van doelen die te vaag zijn geformuleerd komt vaak niet veel terecht. Je weet welke richting je op wil met jouw school, maar niet hoe je daar kunt komen. Het voornemen ‘ik wil meer nieuwe leerlingen trekken’ is niet specifiek en meetbaar. Maak er bijvoorbeeld van: Op 31 december 2018 staan er 20 nieuwe leerlingen ingeschreven. Vergeet ook niet aan te geven waarom je dit doel stelt. In je communicatieplan kun je uitwerken hoe je dit doel gaat behalen.

Tip 3: Deel je doel op in stappen
Welke stappen zijn er nodig om jouw doel te bereiken? Werk deze uit in je communicatieplan. Terug naar het voorbeeld. Je hebt als doel 20 nieuwe leerlingen. Aan het eind van elk kwartaal analyseer je dit. Ook vraag je na jouw rondleidingen aan nieuwe ouders wie er geïnteresseerd is om zijn/haar kind in te schrijven. Je organiseert ter promotie van jullie school een open dag op zaterdag 23 juni 2018 en twee artikelen in de plaatselijke kranten voor de zomervakantie. Hiervoor kunnen jullie als marketingwerkgroep hele gerichte acties op touw zetten. Noteer deze in jullie agenda’s. Bijvoorbeeld op maandag 7 mei de journalist uitnodigen voor een kop koffie (en jouw verhaal natuurlijk).
Probeer jullie doel ook te visualiseren door bijvoorbeeld in de lerarenkamer een staafdiagram op A1-formaat op te hangen, waarop je de nieuwe leerlingen registreert. Aan het einde van het jaar ga je evalueren of je doel (en vast ook anderen) zijn gerealiseerd.

Vergeet niet: vier je successen!

Share

Kindcentra bieden nieuwe (marketing) kansen; 5 tips om mee te starten

Het aantal brede scholen en IKC’s (integraal kindcentra) in Nederland blijft stijgen. Inmiddels zijn er meer dan tweeduizend scholen waar wordt samengewerkt tussen onderwijs en kinderopvang. De belangrijkste aanleiding om na te denken over een IKC is vaak de versnippering van het huidige aanbod aan kinderopvang, bso en onderwijs, en de behoefte aan een meer aansluitend aanbod (‘dagarrangement’) voor ouders en kinderen. Welke motieven en verwachtingen hebben ouders bij de keuze voor een IKC? En hoe speel je hier goed op in? In dit blog geef ik je 5 tips om op de juiste manier met een IKC te starten.

Wel samenwerking, (nog) geen IKC
Het merendeel van de scholen (78%) is positief over de ontwikkeling dat veel PO scholen zich verder ontwikkelen naar een IKC. Toch blijkt uit een onderzoek van de PO-Raad (mei 2017) dat maar 6% van de scholen binnen een bestuur daadwerkelijk blijkt samen te werken als een IKC. De meeste basisscholen (gemiddeld 58% van de scholen binnen een bestuur) zeggen wel een ‘structurele samenwerking’ te hebben met de kernpartners.

Tip 1: haalbaarheidsstudie
Met behulp van een haalbaarheidsstudie krijg je inzichtelijk hoe het IKC eruit moet zien en welke ingrediënten van belang zijn om aan de behoeften van kinderen en de ouders te voldoen. Alle IKC’s zijn anders. Immers, iedere wijk/gemeente in Nederland is anders samengesteld. Zo verschillen bijvoorbeeld de activiteiten die zij aanbieden, van educatie tot activiteiten op het gebied van sport, kunst en cultuur, zorg en begeleiding, natuur en techniek. Begin hiermee, zodat je met de juiste uitgangspunten van start gaat.

Tip 2: verwachtingen van ouders
Wees alert op de verwachtingen en zorgen over een IKC bij ouders. Betrek de ouders van de eventueel al bestaande school of scholen en kinderopvangorganisatie(s) in een vroeg stadium door een klankbordgroep te starten. Bij de trajecten die ik begeleid is dit zeer waardevol gebleken!
Oberon heeft in 2017 onderzoek gedaan naar motieven en verwachtingen van ouders over kindcentra. De rode draad in de motieven en verwachtingen van ouders is het belang dat zij hechten aan een voorspoedige en brede ontwikkeling van hun kinderen in een veilige omgeving. Het belangrijkste motief is het halen en brengen op één plek (82%). Uit dit onderzoek wordt duidelijk hoe belangrijk het kindcentrum is voor het welbevinden van hun gezin en wat een team van samenwerkende professionals kan betekenen voor kinderen en ouders.

Tip 3: gemeenschappelijke missie en visie
In een IKC is sprake van één pedagogische visie, één team en één centrale aansturing. Iedereen die in het IKC werkt, draagt bij aan de missie van het IKC. Er is ook een gemeenschappelijke visie op de wijze waarop kinderen leren en zich ontwikkelen. Start hiermee, dit is het fundament van het IKC. Deze breed gedragen en door iedereen gekende missie en visie moeten vervolgens worden uitgewerkt in de praktijk van alledag. Wat willen we dan zien in ons IKC; hoe ziet een dag van een medewerker, een kind en een ouder eruit?

Tip 4: communicatie vanuit marketingwerkgroep IKC
Communicatie is tijdens het IKC-proces een belangrijk onderdeel. Je hebt bij de start de kans om met een schone lei te beginnen. Omdat dit een omvangrijke klus is, is het aan te raden hiervoor een Marketingwerkgroep in het leven te roepen. Hierin werken teamleden, directie en ouders samen aan alle externe communicatie. Mijn eboek Marketingplan voor scholen (maar zeker ook voor IKC’s) kun je hierbij als leidraad hanteren.

Tip 5: laat zien wie je bent
In die externe communicatie gaat het erom dat je duidelijk maakt waarom je verdergaat als IKC, wie je bent en waar je voor staat, waar je ‘extra’ goed in bent en wat jouw IKC onderscheidt van de rest. Ga na de start bezig met het verzamelen van bewijzen van goede praktijk d.m.v. foto’s, ouderbijeenkomsten, een filmpje et cetera. Deze informatie laat je terugkomen in de schoolgids, flyer en op de website. Laat als IKC aan de ouders en de buitenwereld zien wat je doet, waar je trots op bent en waarom. Blijf dit ook doen, zodat het zowel voor ouders van kinderen die al op het IKC zitten als voor nieuwe ouders en kinderen duidelijk blijft waarom ze voor jouw IKC moeten kiezen. Ook voor het aantrekken van nieuw personeel en het gemotiveerd houden van het huidige personeel is het belangrijk om positieve zaken rondom het leren en de ontwikkeling van kinderen te blijven delen.

Share

4 redenen om geen communicatieplan voor jouw school te schrijven

Je hebt als school vast wel iets beters te doen dan je marketing- en/of communicatieplan te schrijven, toch? Lessen voorbereiden, leerlingen onderwijzen en/of ouders te woord staan bijvoorbeeld. Je besteedt veel tijd aan plannen die toch in een la of kast verdwijnen. Ik ga je in dit blog vertellen waarom je gelijk hebt. Of toch niet?

  1. Je school geeft geen lange termijn doelen
    Als school bekijk je per dag wat je wel en niet kunt doen. Zo gaat het ook met de externe communicatie over de school. Soms lukt het gewoon een tijdje niet om hier de nodige aandacht aan te besteden. De vader die de schoolwebsite onderhoudt, stopt er helaas volgend schooljaar mee. Even geen social media berichten als er veel zieken in het team zijn. Geen probleem, want jullie hebben genoeg leerlingen, ouders die tevreden zijn over de communicatie vanuit school, een top imago en weten precies wat je concurrenten doen. Of toch niet?
  2. Geen tijd voor plannen
    Als schoolleider heb je elke vier jaar al een schoolplan op te leveren voor het bestuur en de inspectie. Contacten met ouders onderhouden en sociale media doen jullie als team naast alle andere bezigheden. Dit betekent vaak ook s’avonds nog mails aan ouders beantwoorden en ook dat Facebook bericht nog even plaatsen over de schoolreis van vandaag. Laat staan dat je s’avonds, in het weekend of in je vakantie ook nog een plan moet gaan schrijven.
  3. Je werkt graag ad-hoc
    Een plan schrijven is veel te gestructureerd, daar ben jij niet zo van. Communicatie is iets creatiefs, het zit allemaal wel in jouw hoofd en jij hebt altijd genoeg ideeën.
    Op het moment dat er weer een nieuwsbrief uit moet, komen er altijd gelijk goede onderwerpen (waar ouders op zitten te wachten) in je op. Daar hoef je van te voren niet (met elkaar) over na te denken en al helemaal niets over op papier te zetten. Mocht je onverhoopt toch geen goede onderwerpen kunnen bedenken, of jij ziek bent of het te druk hebt, dan doe je die nieuwsbrief toch gewoon een paar weken later?
  4. De school heeft alles op orde
    Stel jullie school heeft wachtlijsten, tevreden ouders en de website is vorige maand nog helemaal bijgewerkt. Of kun je nog meer uit de communicatie acties halen als je planmatiger werkt, zodat je volgend jaar nog alles op orde hebt? Of is onderstaande situatie herkenbaar?
    Vlak voordat jij een ouder te woord staat, verstuur je nog snel een persbericht over dat leuke schoolevenement van volgende week naar de plaatselijke kranten. Jammer dat er een typefout in staat en je het naar de algemene mailadressen van de redacties stuurt. Terwijl je weet dat als jij of je collega er net iets meer tijd in had gestoken en contact op had genomen met de redactie, ze wel langs komen voor dat waardevolle artikel.

Herken jij deze argumenten om geen communicatieplan voor jouw school te schrijven? Geeft niet. Maar wil je nu structureel aan de slag met je schoolmarketing, dan wil ik je graag helpen.
Strikt genomen heb je al een marketingplan als je vanuit een goede SWOT, heldere doelstellingen formuleert, doelgroepen benoemt en daar vervolgens acties en middelen aan koppelt. Dat kan in principe op 2 A4-tjes. Mijn eboek Marketingplan voor scholen kan je hierbij helpen.
Ook kun je ervoor kiezen om samen met een PR-groep en mij aan de slag te gaan. Dan komt er een plan dat niet in de kast verdwijnt, maar focus en houvast biedt en zorgt dat jullie die nieuwe leerlingen binnen halen en ook de rest van jullie doelen behalen.

Share