Crisiscommunicatie: denk als school vooruit

Een school kun je zien als een kwetsbare minisamenleving. Net als ‘in het echt’ worden ook scholen steeds vaker geconfronteerd met calamiteiten, zoals geweld tegen leerlingen en leraren, bedreigingen, ontucht, ongelukken en zelfs moord. Scholen zijn vaak niet goed voorbereid op dit soort situaties met vaak veel media aandacht. In korte tijd moeten veel beslissingen genomen worden, onder andere om reputatieschade te voorkomen. Zorg daarom dat er een noodplan en crisiscommunicatieplan klaar ligt. In deze blog help ik je op weg.

Onderdelen van een noodplan

  • Contactgegevens van hulpverleners, ouders en het crisisteam, maar ook functies, wie is wanneer en waar aanwezig?  Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?
  • Verzamel foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.
  • Zorg voor een plattegrond van de buurt, plattegrond van de school (per verdieping) en het schoolterrein.
  • Zorg voor een ruimte/lokaal die je snel kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.
  • Breng de risico’s in kaart: hoeveel leerlingen fietsen naar school, ouders die brengen/halen enz.
  • Analyseer welke calamiteiten zich in en rondom de school kunnen voordoen.
  • Ontwikkel scenario’s op basis van het slechtste geval voor het verloop van een mogelijke crisis.
  • Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is (je noodplan is dus nooit af).

Onderdelen van een crisiscommunicatieplan

  • Stel een crisisteam samen dat bestaat uit 3 tot 4 personen (directie, eventueel een bestuurder, woordvoerder en communicatieverantwoordelijke) en dat je eventueel kunt uitbreiden of veranderen van samenstelling al naargelang het soort crisis. De communicatieverantwoordelijkekent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie (zie ook hieronder voor tips m.b.t. de pers).
  • Het verstrekken van goede informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. Zorg voor een (dagelijkse) briefing van het schoolteam, zodat zij de leerlingen goed kunnen informeren en opvangen. Het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie.
  • Bepaal de belangrijkste in- en externe publieksgroepen. Bij voorkeur voordat berichten naar de media gaan, eerst het team, leerlingen en ouders informeren.
  • Stel een transparante en eenduidige basisboodschap op om te communiceren op je schoolwebsite, in een ouder(nieuws)brief en eventueel een persbericht. Zo voorkom je misinterpretaties in de media en behoud je als organisatie de regie. Houd social media in de gaten.
  • Wie doet wat? Wat doen de leerlingen, de leraren… Wie start het noodplan op? Wie informeert wie? Het is belangrijk dat iedereen weet waar de verantwoordelijkheden liggen en wie beslissingen neemt.
  • Zorg dat niet iedereen zomaar de school in en uit kan lopen.
  • Ga adequaat om met emoties, geef gelegenheid tot het uiten van emoties.
  • Bijlagen: online is veel handig voorbeeldmateriaal te vinden, bijvoorbeeld voorbeeldbrieven aan ouders voor verschillende crisissituaties.

Nazorg
Na de crisis moet je in eerste instantie aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen door met elkaar in gesprek te gaan. Overweeg een bijeenkomst te organiseren voor betrokkenen, en schenk bijvoorbeeld aandacht aan hoe je als schoolteam je collega’s en leerlingen kunt helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden. Aarzel niet om externe partijen voor hulp in te schakelen. Neem de tijd om het communicatieproces te evalueren en pas het draaiboek voor een volgende crisis hierop aan.

Perscontacten

Wanneer een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak direct op de stoep. Media willen alle consequenties en gezichtspunten onmiddellijk horen, voornamelijk omdat ze met deadlines werken. Daarna gaan de media vaak op zoek naar persoonlijke meningen en achtergronden. Het contact met de pers is vaak het moment waarop er veel mis gaat, omdat onverwachts ouders, teamleden en misschien leerlingen geïnterviewd worden. Die interviews zijn zelden consistent. In een crisissituatie is de perswoordvoerder de enige die de crisiscommunicatie voert. Iedereen moet weten dat hij of zij alle vragen van de pers doorspeelt naar de woordvoerder.

De woordvoerder is meestal de directeur, maar het kan verstandig zijn dat iemand van buiten je school deze rol overneemt. Deze vormt dan een buffer tussen de school en de pers. Geef zo nodig een persconferentie. Overleg altijd eerst met de eventuele nabestaanden of getroffenen. Vraag de journalist bij een interviewverzoek altijd om de tekst vooraf te mogen zien om eventueel (kleine) wijzigingen aan te brengen.

Verder is het belangrijk dat de school open kaart speelt, vertel de waarheid. Geef volledige informatie en leg uit hoe de crisis wordt aangepakt, toon bezorgdheid en betrokkenheid. Als je geen feiten hebt, laat je dan niet verleiden er iets over te zeggen. Als een journalist uit is op sensatie of privé-situaties van betrokkenen, zeg dan duidelijk dat je die informatie niet kan en mag geven om de belangen van de betrokkenen niet te schaden.

Overweeg een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij. Zet dat nummer op je website en in het persbericht.

Natuurlijk hoop ik dat je je nood- en crisiscommunicatieplan nooit nodig hebt, maar wees wel op calamiteiten voorbereid.

Share
Getagd , , , , , , . Bladwijzer de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.