10 tips voor jouw open dag op school

De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Daarom ga ik eerst in op waarom het zinvol is om een open dag of eigenlijk ‘open school’ te organiseren. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag. Vandaar mijn 10 tips. Doe er je voordeel mee!

Waarom zou je als school je deuren open zetten? 

  • Naamsbekendheid en imago van de school. Wil je je als school anders profileren en wil je dat extern communiceren, dan is een open dag een goed idee.
  • Leerlingenwerving. Ouders hebben behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).
  • Contact met nieuwe en bestaande ouders. Een open dag is een goede gelegenheid waarop je (nieuwe) ouders en relaties op een informele wijze spreekt zonder dat je jezelf opdringt. 
  • Goede relatie met de omgeving. Je wilt niet alleen een goede buur zijn, maar hen ook betrekken bij je school. Aan de andere kant is het goed om te weten wat er speelt in de buurt. Laat zien wie jullie als school zijn en wat je voor elkaar kunt betekenen.
  • Personeelswerving. Door de deuren open te zetten trek je belangstellenden naar je toe. Hebben jullie vrijwilligers nodig en/of vacatures dan kun je hen direct laten zien wat je te bieden hebt. Geef een folder mee, noteer hun gegevens en bel hen na.
  • Personeelsmotivatie. Samenwerken met leerlingen, ouders en het schoolteam aan de open dag, kun je ook zien als teambuilding. Zet leerlingen in om jullie gasten rond te leiden, uitleg te geven over de school en het reilen en zeilen achter de schermen. Misschien kun je overwegen om familie en vrienden van personeelsleden uit te nodigen. Je zult verstelt staan hoe trots iedereen is op de school.
  • Verhuizing of een verbouwing van jullie schoollocatie zijn een prima aanleiding voor een open dag.

De basis van een goed georganiseerde open dag in 10 tips

Tip 1: Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost veel tijd. De ervaring leert dat je zes maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Plan de promotie ongeveer drie maanden voor de open dag in. Zorg ervoor dat de uitnodigingen twee maanden vooraf de deur uit zijn, zodat gasten deze dag vrij kunnen houden. Laat leerlingen de uitnodiging maken en geef aan elke leerling een extra uitnodiging mee, zodat ze die in hun eigen kring uit kunnen delen. Vraag of alle genodigden doorgeven of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen. Daarna kun je de open dag groots promoten, zie tip 6. 

Tip 2: Maak er een project van en stel doelen

Maak van de open dag een project met een projectplan. Schakel de juiste mensen in (en geef hen hiervoor uren), plan afspraken en vraag offertes op. Begin bij je OR, MR en commissieleden te vragen om te helpen met organiseren.

Samen bepaal je de doelen, zoals hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijvoorbeeld ¾ van alle ouders, 10 nieuwe ouders van 3-jarigen die nog geen relatie met de school hebben, 5 partners en 20 wijkbewoners. Zet je ‘eigen’ ouders in als superpromoters vooraf, maar zeker ook tijdens de open dag. Wanneer je als school 10 ouders weet te motiveren om elk een gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is dit doel al bereikt.

Bepaal ook welk rapportcijfer jullie willen behalen van de deelnemers en neem deze vraag op op het evaluatieformulier.

Tip 3: Zorg voor een draaiboek 

Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt en geef je leerlingen én ouders hierin belangrijke rollen. Je open dag zegt iets over de omgang met leerlingen en ouders. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met je schoolorganisatie en de kwaliteit van je onderwijs. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

Een open dag bestaat uit verschillende elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te vallen. De projectleider stelt tijdig een projectgroep samen, houdt het overzicht houdt en verdeelt de taken. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet op welk moment: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Geef je de gasten eventueel een geschenkje mee bij het naar huis gaan? Denk aan een kleurplaat van het schoolgebouw, schoolballonnen voor de kinderen of een mok. Dan is de open dag nog langer zichtbaar bij de aanwezigen thuis.

Tip 4: Kies de juiste dag en tijd
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor de gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jullie open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenementen in de omgeving. 

Tip 5: Bepaal jullie budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Je kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen je budget. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Denk ook aan budget voor promotie. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.

Tip 6: Promoot de open dag
De bekendmaking van de open dag begint met een uitnodiging aan je gasten. Daarnaast kan je ruchtbaarheid geven aan de open dag (afhankelijk van jullie budget) via regionale dagbladen, bill boards of posters, een persbericht, (extra) nieuwsbrieven, flyers, website, advertenties en social media. Nodig ook eens een journalist uit om aanwezig te zijn die dag. Vergeet niet de kinderdagverblijf en peuterspeelzaal in de buurt persoonlijk uit te nodigen. Zorg voor een bericht met inschrijflink op regionale nieuwssites en forums. Een marketingregel is dat men 7 keer iets moet horen of lezen voor men tot actie over gaat. 

Het is daarnaast belangrijk dat je met de uitnodiging en publiciteit de juiste snaar weet te raken, interesse wekt en de nieuwsgierigheid prikkelt. Originaliteit is hierbij van groot belang, maar verlies niet uit het oog wie je als school bent en waar de school voor staat. Vormgevers hebben vast de creativiteit om hiermee aan de slag te gaan. 

Tip 7: Doe iets bijzonders
Maak een compact, aantrekkelijk programma dat maximaal  2,5 uur duurt en waarin programma onderdelen voor zowel kinderen als ouders zijn opgenomen. Vaak merk ik dat er geen programma is, de open dag is dan niet meer dan dat de school de hele dag open is. Geen wonder dat er dan een lage opkomst is, want als iemand de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.

Er wordt verwacht dat de schoolleider de gasten welkom heet of kort toespreekt. Wellicht kun je je woorden kracht bijzetten met originele beelden in de vorm van een presentatie. Of overweeg een bijzondere gastspreker uit te nodigen, waarmee je de aandacht trekt en genodigden triggert om op de uitnodiging in te gaan. Denk aan een bekende oud-leerling, een zanger, cabaretier, topsporter uit de wijk. 

Er zijn allerlei activiteiten te bedenken waarmee  gasten geëntertaind en geïnformeerd kunnen worden. Het entertainment moet geen hoofdzaak worden. Zo kun je voor de inhoud van je onderwijs kiezen voor een speeddaten met leerkrachten en leerlingen. Misschien is een workshop gelinkt aan jullie onderwijs een optie. Dat houdt de open dag levendig. Als je kiest voor tentoonstellingen en/of optredens moeten die aansluiten bij het schoolmerk. Denk ook eens aan de voorleeskampioen van de school, die de jonge bezoekers kan boeien met een mooie verhaal over de school. 

Tip 8: Registreer je bezoekers

In de praktijk merk ik vaak dat  men bezoekers niet vooraf en tijdens de open dag registreert. Een gemiste kans! Registreer alle bezoekers, zodat je ze na de open dag  nog een keer kunt benaderen. Zorg voor een kort online inschrijfformulier (i.v.m. AVG aangeven dat men ook naderhand benaderd kan worden). Tijdens de open dag kun je ook registreren op een aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via een activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto’s en liefst van elk kind voor een grappige schoolachtergrond en mail die achteraf. 

Tip 9: Praktische tips

  • Zorg ervoor dat de school goed vindbaar is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets). Zet bijvoorbeeld je leerlingen in als parkeerwacht die je gasten buiten al welkom heten.
  • Een school die schoon, netjes en gezellig is, maakt een goede eerste indruk.
  • Laat leerlingen in school t-shirts en de leerkrachten met badges rondlopen, zodat ze duidelijk herkenbaar zijn
  • Hang de naam van het vak of welke groep er zit op de deur, zodat mensen niet hoeven  te zoeken.
  • Richt een aparte hoek in waar de nieuwe leerlingen ingeschreven kunnen worden. Zorg ervoor dat deze plek goed zichtbaar en vindbaar is.
  • Leg evaluatieformulieren en informatiemapjes klaar voor ouders met informatie over de school. Denk aan een exemplaar van de nieuwsbrief, een schoolfolder, de schoolgids, een kalender en vooral: contactgegevens!
  • Controleer de toiletten voor aanvang van de open dag. Is het plein netjes?
  • Koffie, thee, limonade, water en iets lekkers staan natuurlijk klaar.

Tip 10: Follow-up en evaluatie!

Het is goed om ca. 2 weken na de open dag nog iets te laten horen. Dat kan met een bedankkaartje, een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) en een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om deze nieuwe ouders blijvend te informeren over de school.

Een heel belangrijk onderdeel is de evaluatie, maar dit wordt lang niet altijd gedaan. Ga met de projectgroep na en vraag na: Hoe is men op de hoogte gebracht van deze open dag? Wie zijn er op onze open dag geweest? Wat vonden zij van onze open dag? Wat kan beter? Wat ging goed? Wat vinden zij van onze school? Gaan ze voor onze school kiezen? Ik kan je aan een goede evaluatielijst helpen.

Kortom: Als het programma aantrekkelijk is, de doelen duidelijk en je hebt de open dag samen opgepakt is de kans op succes groot. Laat je me weten hoe jullie open dag is gegaan?

Share

Ga voor de optimale aanpak van je schoolmarketing

Is het tijd om nieuwe leerlingen te werven, te zorgen voor nog blijere ouders, medewerkers en leerlingen of een frisse wind door je marketing/ communicatie? Ga voor een optimale schoolmarketingaanpak; efficiënt en doeltreffend. Ik deel hier vier tips uit mijn jarenlange schoolbegeleiding om hiermee direct aan de slag te gaan.

  1. School-DNA nog kloppend?

Een school ontwikkelt zich continue. Er komen bijvoorbeeld nieuwe leerlingen bij (uit andere wijken, met andere achtergronden), nieuwe onderwijsinhoud en/of er zijn nieuwe leerkrachten aangenomen. De koers kan hierdoor veranderen. Wie ben je op dit moment als school en wie wil je dit jaar en in de toekomst zijn? Het optimaliseren van je schoolmarketingaanpak begint met deze vragen, dat is de basis. 

Kritisch kijken naar je eigen school kan best lastig zijn. Vraag daarom zeker aan buitenstaanders (nieuwe ouders, partners) en je bestaande ouders om feedback. Dit geeft input voor je eventueel bijgestelde marketing. Bijstellen is geen schande, het gaat erom dat jij een unieke identiteit als school weet neer te zetten.

  1. Blijf het verschil maken

Andere scholen in de omgeving bieden geen slecht onderwijs. Je nieuwe ouders hebben vaak de keuze uit meerdere scholen of kindcentra. Daarom is het zo ontzettend belangrijk om het verschil te maken. Onderscheidt jouw school zich op een onderwijsconcept (Montessori, Jenaplan), een aanpak o.b.v. de laatste ontwikkelingen (bijvoorbeeld 21e eeuwse vaardigheden) of dienstverlening (flexibele schooltijden en vakanties)? Zorg, dat wat jouw school uniek maakt, iets is wat echt past en anders is dan wat de concurrentschool biedt. Communiceer dit vervolgens regelmatig, zo weten jouw (toekomstige) klanten precies wat ze aan je hebben.

  1. Meten is weten

Marketingresultaten zijn (tussentijds) meetbaar en kun je altijd optimaliseren. Registreer de aantallen geïnteresseerde ouders (aanmeldingen open dag, rondleidingen, downloads op je site), uitgeschreven leerlingen met de reden, de reacties op social media (likes, volgers en aantal keren berichten gedeeld) en heel belangrijk het aantal ambassadeurs die je hebt (en wil hebben). Hoe komen de nieuwe ouders bij jullie terecht? Werkt de PR of de advertentie in het plaatselijke krantje?

Denk ook aan de bezoekers aantallen van je website en hoe is de vindbaarheid van de schoolsite via zoekmachines? Niet goed, gelukkig kunt je dan snel aan een aantal knoppen draaien en kijken of dit werkt.

Meet dit door de jaren heen, evalueer en stel waar nodig bij.

  1. Optimale presentatie

Een goede presentatie van je school zegt bijna alles. Van de manier waarop de telefoon wordt opgenomen (ik merk steeds vaker door bovenbouwleerlingen of dat dit niet wordt gedaan), opgeruimde gangen, werkjes op de ramen tot de informatieavond; je communiceert. Zorg daarom dat alles met elkaar in één lijn ligt. En dat dit past bij wie je bent. Probeer door de ogen van een buitenstaander de gehele presentatie van je school te bekijken. Van powerpoint tot de nieuwsbrief die je stuurt. Zie je kansen voor verbetering? Grijp deze.

Zo ga je voor de optimale inzet van marketingcommunicatie, blijf je je concurrenten voor en verbeter je de naamsbekendheid van je school. Zo trek je meer klanten en bind je ze aan je school, zodat ze positief over je school praten.

Heb je behoefte aan een kritische buitenstaander met objectieve blik? Ik kom graag een keer langs om hierover te sparren.

Share

Humanistisch Kindcentrum Amsterdam

Opdracht: ondersteuning bij alle externe communicatie met als doel leerlingen te behouden en te werven en het kindcentrum vanaf de start goed te profileren (juni 2017 – heden).

Aanpak:

  • Sparringpartner bij marketing/communicatie vraagstukken, o.a. Stuurgroep
  • SWOT-analyse opstellen
  • Communicatieplan met PR-groep schrijven en uitvoeren
  • Klankbordgroep met ouders coördineren
  • Alle communicatiemiddelen (laten) vormgeven (logo, huisstijl, nieuwsbrieven, website enz.)
Share