Crisiscommunicatie: denk als school vooruit

Een school kun je zien als een kwetsbare minisamenleving. Net als ‘in het echt’ worden ook scholen steeds vaker geconfronteerd met calamiteiten, zoals geweld tegen leerlingen en leraren, bedreigingen, ontucht, ongelukken en zelfs moord. Scholen zijn vaak niet goed voorbereid op dit soort situaties met vaak veel media aandacht. In korte tijd moeten veel beslissingen genomen worden, onder andere om reputatieschade te voorkomen. Zorg daarom dat er een noodplan en crisiscommunicatieplan klaar ligt. In deze blog help ik je op weg.

Onderdelen van een noodplan

  • Contactgegevens van hulpverleners, ouders en het crisisteam, maar ook functies, wie is wanneer en waar aanwezig?  Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?
  • Verzamel foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.
  • Zorg voor een plattegrond van de buurt, plattegrond van de school (per verdieping) en het schoolterrein.
  • Zorg voor een ruimte/lokaal die je snel kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.
  • Breng de risico’s in kaart: hoeveel leerlingen fietsen naar school, ouders die brengen/halen enz.
  • Analyseer welke calamiteiten zich in en rondom de school kunnen voordoen.
  • Ontwikkel scenario’s op basis van het slechtste geval voor het verloop van een mogelijke crisis.
  • Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is (je noodplan is dus nooit af).

Onderdelen van een crisiscommunicatieplan

  • Stel een crisisteam samen dat bestaat uit 3 tot 4 personen (directie, eventueel een bestuurder, woordvoerder en communicatieverantwoordelijke) en dat je eventueel kunt uitbreiden of veranderen van samenstelling al naargelang het soort crisis. De communicatieverantwoordelijkekent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie (zie ook hieronder voor tips m.b.t. de pers).
  • Het verstrekken van goede informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. Zorg voor een (dagelijkse) briefing van het schoolteam, zodat zij de leerlingen goed kunnen informeren en opvangen. Het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie.
  • Bepaal de belangrijkste in- en externe publieksgroepen. Bij voorkeur voordat berichten naar de media gaan, eerst het team, leerlingen en ouders informeren.
  • Stel een transparante en eenduidige basisboodschap op om te communiceren op je schoolwebsite, in een ouder(nieuws)brief en eventueel een persbericht. Zo voorkom je misinterpretaties in de media en behoud je als organisatie de regie. Houd social media in de gaten.
  • Wie doet wat? Wat doen de leerlingen, de leraren… Wie start het noodplan op? Wie informeert wie? Het is belangrijk dat iedereen weet waar de verantwoordelijkheden liggen en wie beslissingen neemt.
  • Zorg dat niet iedereen zomaar de school in en uit kan lopen.
  • Ga adequaat om met emoties, geef gelegenheid tot het uiten van emoties.
  • Bijlagen: online is veel handig voorbeeldmateriaal te vinden, bijvoorbeeld voorbeeldbrieven aan ouders voor verschillende crisissituaties.

Nazorg
Na de crisis moet je in eerste instantie aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen door met elkaar in gesprek te gaan. Overweeg een bijeenkomst te organiseren voor betrokkenen, en schenk bijvoorbeeld aandacht aan hoe je als schoolteam je collega’s en leerlingen kunt helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden. Aarzel niet om externe partijen voor hulp in te schakelen. Neem de tijd om het communicatieproces te evalueren en pas het draaiboek voor een volgende crisis hierop aan.

Perscontacten

Wanneer een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak direct op de stoep. Media willen alle consequenties en gezichtspunten onmiddellijk horen, voornamelijk omdat ze met deadlines werken. Daarna gaan de media vaak op zoek naar persoonlijke meningen en achtergronden. Het contact met de pers is vaak het moment waarop er veel mis gaat, omdat onverwachts ouders, teamleden en misschien leerlingen geïnterviewd worden. Die interviews zijn zelden consistent. In een crisissituatie is de perswoordvoerder de enige die de crisiscommunicatie voert. Iedereen moet weten dat hij of zij alle vragen van de pers doorspeelt naar de woordvoerder.

De woordvoerder is meestal de directeur, maar het kan verstandig zijn dat iemand van buiten je school deze rol overneemt. Deze vormt dan een buffer tussen de school en de pers. Geef zo nodig een persconferentie. Overleg altijd eerst met de eventuele nabestaanden of getroffenen. Vraag de journalist bij een interviewverzoek altijd om de tekst vooraf te mogen zien om eventueel (kleine) wijzigingen aan te brengen.

Verder is het belangrijk dat de school open kaart speelt, vertel de waarheid. Geef volledige informatie en leg uit hoe de crisis wordt aangepakt, toon bezorgdheid en betrokkenheid. Als je geen feiten hebt, laat je dan niet verleiden er iets over te zeggen. Als een journalist uit is op sensatie of privé-situaties van betrokkenen, zeg dan duidelijk dat je die informatie niet kan en mag geven om de belangen van de betrokkenen niet te schaden.

Overweeg een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij. Zet dat nummer op je website en in het persbericht.

Natuurlijk hoop ik dat je je nood- en crisiscommunicatieplan nooit nodig hebt, maar wees wel op calamiteiten voorbereid.

Share

Humanistisch Kindcentrum Amsterdam

Opdracht: ondersteuning bij alle externe communicatie met als doel leerlingen te behouden en te werven en het kindcentrum vanaf de start goed te profileren (juni 2017 – heden).

Aanpak:

  • Sparringpartner bij marketing/communicatie vraagstukken, o.a. Stuurgroep
  • SWOT-analyse opstellen
  • Communicatieplan met PR-groep schrijven en uitvoeren
  • Klankbordgroep met ouders coördineren
  • Alle communicatiemiddelen (laten) vormgeven (logo, huisstijl, nieuwsbrieven, website enz.)
Share

Zet goede voornemens om in succes voor jouw school

Heb jij goede voornemens voor jouw school in 2018? Veel leerkrachten en schoolleiders hebben voornemens en doelen voor hun school. Vaak worden die per schooljaar opgesteld of opgenomen in een jaarplan als onderdeel van het strategische plan. Wat willen jullie met de school bereiken? Heb je grote dromen en plannen of ben je juist voorzichtig? In deze blog geef ik je 3 tips over hoe je goede (marketing)doelen kunt formuleren, zodat ze bijdragen aan succes voor jouw school in 2018.

Tip 1: Start een (marketing)werkgroep
Goede voornemens hebben meer kans van slagen als je die deelt met anderen. Gouden tip uit mijn jaren begeleiding van scholen (zie ook mijn andere blogs): Start een marketingwerkgroep bestaande uit directie, leerkrachten en ouders. Maak deze werkgroep verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit de school inclusief het opstellen van het communicatieplan.
Betrek het team ook bij de communicatie. Bijvoorbeeld door de Teamworkshop profilerend communiceren te organiseren tijdens een studiemiddag.

Tip 2: Zorg dat je doelen SMART zijn
Van doelen die te vaag zijn geformuleerd komt vaak niet veel terecht. Je weet welke richting je op wil met jouw school, maar niet hoe je daar kunt komen. Het voornemen ‘ik wil meer nieuwe leerlingen trekken’ is niet specifiek en meetbaar. Maak er bijvoorbeeld van: Op 31 december 2018 staan er 20 nieuwe leerlingen ingeschreven. Vergeet ook niet aan te geven waarom je dit doel stelt. In je communicatieplan kun je uitwerken hoe je dit doel gaat behalen.

Tip 3: Deel je doel op in stappen
Welke stappen zijn er nodig om jouw doel te bereiken? Werk deze uit in je communicatieplan. Terug naar het voorbeeld. Je hebt als doel 20 nieuwe leerlingen. Aan het eind van elk kwartaal analyseer je dit. Ook vraag je na jouw rondleidingen aan nieuwe ouders wie er geïnteresseerd is om zijn/haar kind in te schrijven. Je organiseert ter promotie van jullie school een open dag op zaterdag 23 juni 2018 en twee artikelen in de plaatselijke kranten voor de zomervakantie. Hiervoor kunnen jullie als marketingwerkgroep hele gerichte acties op touw zetten. Noteer deze in jullie agenda’s. Bijvoorbeeld op maandag 7 mei de journalist uitnodigen voor een kop koffie (en jouw verhaal natuurlijk).
Probeer jullie doel ook te visualiseren door bijvoorbeeld in de lerarenkamer een staafdiagram op A1-formaat op te hangen, waarop je de nieuwe leerlingen registreert. Aan het einde van het jaar ga je evalueren of je doel (en vast ook anderen) zijn gerealiseerd.

Vergeet niet: vier je successen!

Share