10 tips voor jouw open dag op school

De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Daarom ga ik eerst in op waarom het zinvol is om een open dag of eigenlijk ‘open school’ te organiseren. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag. Vandaar mijn 10 tips. Doe er je voordeel mee!

Waarom zou je als school je deuren open zetten? 

  • Naamsbekendheid en imago van de school. Wil je je als school anders profileren en wil je dat extern communiceren, dan is een open dag een goed idee.
  • Leerlingenwerving. Ouders hebben behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).
  • Contact met nieuwe en bestaande ouders. Een open dag is een goede gelegenheid waarop je (nieuwe) ouders en relaties op een informele wijze spreekt zonder dat je jezelf opdringt. 
  • Goede relatie met de omgeving. Je wilt niet alleen een goede buur zijn, maar hen ook betrekken bij je school. Aan de andere kant is het goed om te weten wat er speelt in de buurt. Laat zien wie jullie als school zijn en wat je voor elkaar kunt betekenen.
  • Personeelswerving. Door de deuren open te zetten trek je belangstellenden naar je toe. Hebben jullie vrijwilligers nodig en/of vacatures dan kun je hen direct laten zien wat je te bieden hebt. Geef een folder mee, noteer hun gegevens en bel hen na.
  • Personeelsmotivatie. Samenwerken met leerlingen, ouders en het schoolteam aan de open dag, kun je ook zien als teambuilding. Zet leerlingen in om jullie gasten rond te leiden, uitleg te geven over de school en het reilen en zeilen achter de schermen. Misschien kun je overwegen om familie en vrienden van personeelsleden uit te nodigen. Je zult verstelt staan hoe trots iedereen is op de school.
  • Verhuizing of een verbouwing van jullie schoollocatie zijn een prima aanleiding voor een open dag.

De basis van een goed georganiseerde open dag in 10 tips

Tip 1: Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost veel tijd. De ervaring leert dat je zes maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Plan de promotie ongeveer drie maanden voor de open dag in. Zorg ervoor dat de uitnodigingen twee maanden vooraf de deur uit zijn, zodat gasten deze dag vrij kunnen houden. Laat leerlingen de uitnodiging maken en geef aan elke leerling een extra uitnodiging mee, zodat ze die in hun eigen kring uit kunnen delen. Vraag of alle genodigden doorgeven of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen. Daarna kun je de open dag groots promoten, zie tip 6. 

Tip 2: Maak er een project van en stel doelen

Maak van de open dag een project met een projectplan. Schakel de juiste mensen in (en geef hen hiervoor uren), plan afspraken en vraag offertes op. Begin bij je OR, MR en commissieleden te vragen om te helpen met organiseren.

Samen bepaal je de doelen, zoals hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijvoorbeeld ¾ van alle ouders, 10 nieuwe ouders van 3-jarigen die nog geen relatie met de school hebben, 5 partners en 20 wijkbewoners. Zet je ‘eigen’ ouders in als superpromoters vooraf, maar zeker ook tijdens de open dag. Wanneer je als school 10 ouders weet te motiveren om elk een gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is dit doel al bereikt.

Bepaal ook welk rapportcijfer jullie willen behalen van de deelnemers en neem deze vraag op op het evaluatieformulier.

Tip 3: Zorg voor een draaiboek 

Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt en geef je leerlingen én ouders hierin belangrijke rollen. Je open dag zegt iets over de omgang met leerlingen en ouders. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met je schoolorganisatie en de kwaliteit van je onderwijs. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

Een open dag bestaat uit verschillende elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te vallen. De projectleider stelt tijdig een projectgroep samen, houdt het overzicht houdt en verdeelt de taken. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet op welk moment: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Geef je de gasten eventueel een geschenkje mee bij het naar huis gaan? Denk aan een kleurplaat van het schoolgebouw, schoolballonnen voor de kinderen of een mok. Dan is de open dag nog langer zichtbaar bij de aanwezigen thuis.

Tip 4: Kies de juiste dag en tijd
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor de gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jullie open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenementen in de omgeving. 

Tip 5: Bepaal jullie budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Je kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen je budget. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Denk ook aan budget voor promotie. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.

Tip 6: Promoot de open dag
De bekendmaking van de open dag begint met een uitnodiging aan je gasten. Daarnaast kan je ruchtbaarheid geven aan de open dag (afhankelijk van jullie budget) via regionale dagbladen, bill boards of posters, een persbericht, (extra) nieuwsbrieven, flyers, website, advertenties en social media. Nodig ook eens een journalist uit om aanwezig te zijn die dag. Vergeet niet de kinderdagverblijf en peuterspeelzaal in de buurt persoonlijk uit te nodigen. Zorg voor een bericht met inschrijflink op regionale nieuwssites en forums. Een marketingregel is dat men 7 keer iets moet horen of lezen voor men tot actie over gaat. 

Het is daarnaast belangrijk dat je met de uitnodiging en publiciteit de juiste snaar weet te raken, interesse wekt en de nieuwsgierigheid prikkelt. Originaliteit is hierbij van groot belang, maar verlies niet uit het oog wie je als school bent en waar de school voor staat. Vormgevers hebben vast de creativiteit om hiermee aan de slag te gaan. 

Tip 7: Doe iets bijzonders
Maak een compact, aantrekkelijk programma dat maximaal  2,5 uur duurt en waarin programma onderdelen voor zowel kinderen als ouders zijn opgenomen. Vaak merk ik dat er geen programma is, de open dag is dan niet meer dan dat de school de hele dag open is. Geen wonder dat er dan een lage opkomst is, want als iemand de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.

Er wordt verwacht dat de schoolleider de gasten welkom heet of kort toespreekt. Wellicht kun je je woorden kracht bijzetten met originele beelden in de vorm van een presentatie. Of overweeg een bijzondere gastspreker uit te nodigen, waarmee je de aandacht trekt en genodigden triggert om op de uitnodiging in te gaan. Denk aan een bekende oud-leerling, een zanger, cabaretier, topsporter uit de wijk. 

Er zijn allerlei activiteiten te bedenken waarmee  gasten geëntertaind en geïnformeerd kunnen worden. Het entertainment moet geen hoofdzaak worden. Zo kun je voor de inhoud van je onderwijs kiezen voor een speeddaten met leerkrachten en leerlingen. Misschien is een workshop gelinkt aan jullie onderwijs een optie. Dat houdt de open dag levendig. Als je kiest voor tentoonstellingen en/of optredens moeten die aansluiten bij het schoolmerk. Denk ook eens aan de voorleeskampioen van de school, die de jonge bezoekers kan boeien met een mooie verhaal over de school. 

Tip 8: Registreer je bezoekers

In de praktijk merk ik vaak dat  men bezoekers niet vooraf en tijdens de open dag registreert. Een gemiste kans! Registreer alle bezoekers, zodat je ze na de open dag  nog een keer kunt benaderen. Zorg voor een kort online inschrijfformulier (i.v.m. AVG aangeven dat men ook naderhand benaderd kan worden). Tijdens de open dag kun je ook registreren op een aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via een activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto’s en liefst van elk kind voor een grappige schoolachtergrond en mail die achteraf. 

Tip 9: Praktische tips

  • Zorg ervoor dat de school goed vindbaar is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets). Zet bijvoorbeeld je leerlingen in als parkeerwacht die je gasten buiten al welkom heten.
  • Een school die schoon, netjes en gezellig is, maakt een goede eerste indruk.
  • Laat leerlingen in school t-shirts en de leerkrachten met badges rondlopen, zodat ze duidelijk herkenbaar zijn
  • Hang de naam van het vak of welke groep er zit op de deur, zodat mensen niet hoeven  te zoeken.
  • Richt een aparte hoek in waar de nieuwe leerlingen ingeschreven kunnen worden. Zorg ervoor dat deze plek goed zichtbaar en vindbaar is.
  • Leg evaluatieformulieren en informatiemapjes klaar voor ouders met informatie over de school. Denk aan een exemplaar van de nieuwsbrief, een schoolfolder, de schoolgids, een kalender en vooral: contactgegevens!
  • Controleer de toiletten voor aanvang van de open dag. Is het plein netjes?
  • Koffie, thee, limonade, water en iets lekkers staan natuurlijk klaar.

Tip 10: Follow-up en evaluatie!

Het is goed om ca. 2 weken na de open dag nog iets te laten horen. Dat kan met een bedankkaartje, een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) en een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om deze nieuwe ouders blijvend te informeren over de school.

Een heel belangrijk onderdeel is de evaluatie, maar dit wordt lang niet altijd gedaan. Ga met de projectgroep na en vraag na: Hoe is men op de hoogte gebracht van deze open dag? Wie zijn er op onze open dag geweest? Wat vonden zij van onze open dag? Wat kan beter? Wat ging goed? Wat vinden zij van onze school? Gaan ze voor onze school kiezen? Ik kan je aan een goede evaluatielijst helpen.

Kortom: Als het programma aantrekkelijk is, de doelen duidelijk en je hebt de open dag samen opgepakt is de kans op succes groot. Laat je me weten hoe jullie open dag is gegaan?

Share

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Een hoge positie in de resultaten van zoekmachines betekent een hogere kans dat men op jouw school klikt en jouw website bezoekt. In mijn vorige blog heb ik uitgelegd hoe SEO werkt en waarom het belangrijk is voor scholen. Deze keer geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen. Wat kun jij doen voor een hoge ranking?

Tip 1: Plaatsnaam op de homepage
Ouders die op zoek zijn naar een school in de buurt, zullen waarschijnlijk zoeken op een term als ‘basisschool’ of ‘school’ in combinatie met de [plaatsnaam].
Waarschijnlijk heb jij bij de contactgegevens wel een plaatsnaam staan, maar dat hebben jouw concurrenten ook. Om een voordeel op jouw concurrenten te behalen moet je ervoor zorgen dat je op de homepage een bondige zin toevoegt die in één oogopslag duidelijk maakt dát dit een school is, wát voor school het is en waar de school gevestigd is. Bijvoorbeeld: OBS [Voorbeeldschool], de creatiefste basisschool van [plaatsnaam].

Tip 2: Vermelding op Google Maps
Het is voor scholen eenvoudig om een vermelding op Google Maps te claimen. Dit kan gratis via Google Mijn Bedrijf. Door de vermelding te claimen, weet jij zeker dat jij voortaan de enige bent die aanpassingen kan maken (en niet jouw leerlingen). Ook kun je eventueel openingstijden en telefoonnummers toevoegen.

Tip 3: Goede omschrijvingen
Jij kunt een competitief voordeel creëren door jouw zoekresultaat te optimaliseren door middel van 2 elementen: de paginatitel en de meta-omschrijving. Je [paginatitel] –moet schoolnaam, omschrijving school en plaats bevatten.
De meta-omschrijving is de korte tekst van ongeveer 190 leestekens lang (maar houd liever 120-160 leestekens aan) die je in de zoekresultaten ziet staan. Het is een soort samenvatting van wat je op die pagina aan informatie vindt. Liefst kort, krachtig, maar ook prikkelend en aan zettend aan tot actie. Het geeft je namelijk dé ideale kans om een ‘wow-moment’ te realiseren nog vóórdat de doelgroep je website bezoekt.
Voorbeeld goede meta-omschrijving:

Voorbeeld meta-omschrijving die niet uitnodigt tot doorklikken:
Onze school. Maak kennis met onze school. Dit is onze school … Wel een kind op school maar (nog) geen inloggevens? Vraag uw …

Dit alles voer je in in het CMS (Content Management Systeem) van jouw website. Zo kan ik op mijn WordPress-site eenvoudig een meta-omschrijving toevoegen met de onmisbare plugin Yoast SEO. Onder elk pagina krijg ik een apart veld voor de meta-description en zo zie ik direct of de lengte goed of te lang is en of SEO ok is. Zegt je dit niks, lees dan vooral tip 9!

Tip 4: Creëer originele content van hoge kwaliteit
Google zoekt altijd naar de hoogste kwaliteit content voor haar bezoekers. Met kwaliteit wordt bedoeld dat de informatie die een persoon zoekt via Google ook daadwerkelijk vindt en dat deze informatie klopt. Het bekijkt de betrokkenheid van gebruikers van je website en hoeveel content op je website onderscheidend genoeg is. Blijven bezoekers kort of lang op je website? En hoeveel pagina’s worden er bekeken?
Allerbelangrijkste blijft wel dat je schrijft voor de lezer en niet voor Google. Staar je niet blind op SEO technieken en termen. Uitgebreide content, zeker als het je bedoeling is om OOK hoog te ranken, is veel effectiever dan content met weinig woorden.

Tip 5: Webteksten SEO geschreven
Zoekmachines worden gelukkig steeds beter in het analyseren en classificeren van teksten. Het schrijven van goede SEO-teksten is een vak apart. Zelf kun je zorgen dat je in je webteksten (in het CMS) gebruik maakt van:
• Kopjes. De bezoekers van jouw site kunnen een tekst waarbij goed gebruik is gemaakt van kopjes sneller interpreteren en dit geldt ook voor de zoekmachines.
• Sleutelwoorden. Geef een kernachtige omschrijving van de inhoud van de pagina met gebruik van sleutel- of zoekwoorden. Of beter: woorden die jouw doelgroep gebruikt om antwoorden te vinden op hun vragen. Voorbeeld: Onderscheidt je school zich op sportief vlak? Zorg er dan voor dat het woord sport benoemd is op de homepage en ook op andere pagina’s.

Tip 6: Alt-tag van afbeeldingen
Als je een afbeelding plaatst op jouw schoolsite voeg dan altijd een zogenaamde alt-tag eraan toe. Hierin omschrijf je kort wat er op de afbeelding staat. De inhoud van de alt-tag wordt weergegeven als de afbeelding (nog) niet laadt. Bovendien is het voor de zoekmachines een manier om te weten te komen wat er op die afbeelding staat. Gebruik in de alt-tag dus weer het sleutelwoord dat hoort bij de pagina/afbeelding.

Tip 7: Linkbuilding, zorg dat anderen naar jou verwijzen
Linkbuilding, het verkrijgen van links vanaf andere sites naar jouw eigen site, is één van de factoren die sterk bijdraagt aan de vindbaarheid van jouw site. Een link van een site naar een andere site wordt door zoekmachines gezien als een stem op die site.
Hierbij speelt ook nog mee uit wat de ranking is van de binnenkomende links. Een stem van een site die als goed bekend staat weegt zwaarder dan een stem van een site die zelf een lage ranking heeft.
Meestal komen er wel links naar jouw site, maar je kunt dit proces aanzienlijk versnellen door websites waarop je graag een link wilt hebben actief te benaderen. Denk hierbij aan de site van jouw gemeente, het bestuur en samenwerkingsverband van jouw school en de site van de plaatselijke krant.

Tip 8: Overweeg adverteren via Adwords
Via Adwords (advertentie netwerk van Google) kun je tegen betaling jouw site laten verschijnen bovenaan en rechts van de zoekresultaten bij de door jou gekozen zoektermen. Je betaalt per keer dat iemand op jouw advertentie klikt en je kunt al adverteren vanaf een paar cent per klik.
In Adwords kun je instellen dat de advertenties alleen getoond worden aan mensen uit een bepaald gebied. Dat scheelt veel kosten en het heeft ook geen nut om advertenties te tonen aan ouders uit Groningen als jouw school in Maastricht is.
Mocht het je niet lukken om hoog in de zoekresultaten te eindigen of je wilt niet wachten tot de nodige veranderingen zijn doorgevoerd, dan is Adwords een goede oplossing om toch gevonden te worden.

Tip 9: Besteed SEO en online marketing uit
Bovenstaande tips zijn de basis voor zoekmachine optimalisatie voor scholen. Ook al werk je er regelmatig mee, dan nog blijft het stoeien omdat Google dagelijks haar zoekalgoritme verandert. Het gaat meestal om kleine wijzigingen, maar soms enkele grote veranderingen die flinke impact hebben op je resultaten.
Mijn advies is laat je als school voor online marketing adviseren of nog beter besteed het uit. Misschien aan de partij die de website heeft gebouwd of onderhoudt? Bepaal samen je doelen en het fijne is dat alles meetbaar is en dus bij te sturen.

Tot slot
Loop met deze kennis in je achterhoofd nog eens door de webteksten en kijk wat er beter kan. Wijzigingen die je doorvoert aan de hand van de in dit blog gegeven tips zijn niet direct zichtbaar. Meestal zul je na enkele dagen verschil zien, maar het kan ook langer duren, afhankelijk van hoe vaak de zoekmachines jouw site bezoeken.
Ik ben benieuwd of SEO voor jouw school een effectieve manier is om zichtbaar te zijn en nieuwe leerlingen te werven. Laat je het mij weten?

NB : ik noem in dit blog m.n. de meest gebruikte zoekmachine Google, maar je kunt hiervoor in de plaats elke andere zoekmachine invullen.

SEO tips voor scholen

SEO tips voor scholen

Share