Tevredenheidsonderzoek bij ouders gedaan. En nu?

Meten is weten! Zo ook in het onderwijs. Onderzoek is noodzakelijk bij het verkrijgen van inzicht in de markt en de eigen schoolorganisatie. Op basis van onderzoek kan een gedegen beleid worden gevoerd en kan er gericht worden gewerkt aan het voldoen aan de behoeften van bestaande en nieuwe klanten. In dit blog krijg je van mij tips over het vervolg op de oudertevredenheidsonderzoeken.

Waarom een tevredenheidsonderzoek?

Naar mijn idee moet je minstens om het jaar de tevredenheid van ouders meten en natuurlijk tussendoor ‘alle voelsprieten open houden’ voor:

1. Kwaliteitsverbetering: Een analyse van de tevredenheid van ouders geeft goed inzicht in de verbeterpunten voor de onderwijskwaliteit van je school.

2. Informatie bij schoolkeuze: Oudertevredenheidscijfers worden door oriënterende ouders gezien als belangrijke informatie bij de schoolkeuze. Zorg dat deze gegevens up-to-date zijn op de schoolwebsite (bijvoorbeeld als een opvallende banner op de homepage) en via Scholen op de kaart (Vaak is automatisch inladen mogelijk).

3. Monitoring: De resultaten geven onder meer inzicht in hoe jullie school scoort ten opzichte van eerdere eigen peilingen en landelijke cijfers (benchmark per aanbieder van peilingen*). Zoals het nu al verplicht is om elk jaar de sociale veiligheid te onderzoeken onder je leerlingen, zal er naar mijn idee steeds meer vanuit de inspectie en dus schoolbesturen aan monitoring worden gedaan.

4. Handvatten voor dialoog: Met de resultaten van het tevredenheidsonderzoek heb je handvatten om een diepgaander (dan de enquête) gesprek met de ouders te voeren. 

Dialoog aangaan

Alleen anoniem eenrichtingsverkeer van (standaard)evaluatieformulieren is niet voldoende. Ga vooral ook het gesprek aan als school met (een aantal) ouders over hoe zij het onderwijs en de school ervaren en zien. Dit kan tijdens of na (telefonisch) rondleidingen van potentiële ouders (wat was je indruk?) of bijvoorbeeld tijdens een oudercafé of ouderavond. Kies voor een bepaald thema of iets waar je naar aanleiding van de enquête meer over wil weten. Zo is een school die ik begeleidde met ouders in gesprek gegaan over oudercommunicatie. Dit kwam als verbeterpunt uit hun onderzoek. Tijdens die avond werd vooral duidelijk dat er verschillende wensen per leeftijdscategorie zijn. Er werd gestemd over de frequentie van de communicatie en via welk middel wordt gecommuniceerd. O.b.v. de meest getelde stemmen heeft de school daarna het oudercommunicatiebeleid ontwikkeld. 

Een andere optie is om eerst een kwalitatief onderzoek te doen bij een kleine groep ouders en daarna de opgedane inzichten te toetsen onder een bredere groep ouders d.m.v. een online kwantitatief onderzoek. Voor beide aanpakken is wat te zeggen. Door vanuit verschillende invalshoeken naar de resultaten te kijken, ontstaat een genuanceerde kijk op het onderzoek.

Oudertevredenheid en hoe graag ouders in gesprek met je willen geeft aan hoe betrokken de ouders bij de school zijn. Met ouders in gesprek gaan over oplossingen verstevigt de relatie. Tijdens zo’n (panel)gesprek merk je dat de gedeelde passie voor kinderen bijdraagt aan ‘schooltrouw’. 

Aanpak onderzoek

Een belangrijk besluit is of je het gesprek met ouders zelf aangaat of het uitbesteed aan een onafhankelijke externe gespreksleider (en je er zelf niet bij bent). Het is een vak apart, want sommige ouders lijken vooral oog te hebben voor hun eigen kind en je moet ook deelnemers kunnen afkappen. Ook merk ik dat ouders meer tegen mij durven te vertellen. Natuurlijk adviseer ik hen ook met de schoolleiding of bouwcoördinatoren in gesprek te gaan. Vaak is niet bekend dat deze laatsten ook gesprekspartner kunnen zijn, bijvoorbeeld als het tussen een ouder en leerkracht moeilijk loopt.

Vaak ga ik in twee afzonderlijke afspraken met ouders uit de onderbouw en bovenbouw in gesprek, omdat de verschillen vaak significant groot zijn. Dan bespreek ik schoolkeuzemotieven, de beeldvorming van de school (wat hoor je zoal in de buurt?) en een SWOT-analyse. Als er concept teksten zijn voor bijvoorbeeld een nieuwe site of een flyer kunnen die ook worden voorgelegd. Geeft heel veel duidelijkheid!

Iedereen tevreden houden is niet mogelijk. Op basis van de Net Promoter Score meet je de loyaliteit van de ouders. Dit meet je door deze vraag (die ik altijd zou opnemen): ‘Hoe waarschijnlijk is het (op een schaal van 1 tot 10) dat u deze school zou aanbevelen aan een andere ouder?’ De ouders die een 9 of 10 geven, zijn je superpromotors. Zij zijn erg tevreden en betrokken bij de school en uiten hun enthousiasme over de school naar anderen. Hierop kun je beleid maken.

Doelen n.a.v. onderzoek

Stel vooral haalbare en SMART-doelen, zoals voor schooljaar 2019-2020:

  • houden wij de oudertevredenheid op 7,8 (cijfer schooljaar 2018-2019) en gaan dit keer niet verhogen. Dit is niet erg als je de focus de komende tijd op bijvoorbeeld onderwijsinhoud richt. Er zit vaak een plafond aan dit cijfer.
  • hebben wij 10% meer superpromotors (score 9/10), dus 40 ouders.
  • scoren wij minimaal gelijk met de andere tien scholen uit ons bestuur, namelijk een 7,4.
  • Je kunt jezelf ook een doel stellen t.o.v. de benchmark*, bijvoorbeeld minimaal op gelijk niveau blijven. Dit is een referentiekader om te kunnen vergelijken, met bijvoorbeeld andere scholen binnen het bestuur of in Nederland die hetzelfde onderzoek afnamen. Zo weet je of je het goed doet. Met dat laatste moet je voorzichtig zijn, want een benchmark is vooral betrouwbaar als het om vergelijkbare situaties gaat. Een oudertevredenheidsonderzoek in een wijk met veel sociale problemen met de school als rustpunt kan wel eens een heel ander beeld geven dan een ouder- tevredenheidsonderzoek in een wijk met hoogopgeleide ouders die zeer kritisch zijn.

Zet de tevredenheidsonderzoeken in voor continue verbetering volgens de PDCA-cirkel (Plan, Do, Check, Act). Dit zorgt ervoor dat je voortdurend wil verbeteren en kritisch naar jezelf blijft kijken. En dat is uiteraard positief! Want een betere kwaliteit komt leerlingen ten goede. 

Share

Opstarttips na je schoolvakantie

Daar gaan we weer! Je kijkt terug op een heerlijke relaxte vakantie. Tijdens de vakantie heb je ook even de tijd genomen om te reflecteren op waar jij naar toe wil met jouw school. Je start helemaal ontspannen, maar voor je het weet lukt het al niet meer dit ontspannen gevoel en die stip op de horizon vast te houden. Je valt terug in ‘ren- en vliegwerk’ en denkt vooral aan de korte termijn acties die gedaan moeten worden. Herken je dit? Dan heb ik waardevolle opstarttips voor jou!

Tip 1: Plan opstart-tijd in
Sta jezelf toe dat je bij het opstarten van het schooljaar niet meteen alles weer op orde hebt. Ga er vanuit dat het na de vakantie 1 à 2 weken duurt voordat je het meeste weer op de rit hebt. Wees realistisch in je planning. Kijk in je agenda welke afspraken je hebt staan voor de komende weken. Zijn deze allemaal direct nodig? Verzet afspraken of zeg deze af.

Tips 2: Prioriteer
Ga niet direct aan de slag met je hele to-do lijst, maar doseer dit de eerste weken. Kijk opnieuw met je frisse (vakantie)blik en bepaal je prioriteiten. Doe het stap-voor-stap en neem de tijd, net als op vakantie.
Om de juiste keuzes te maken is het belangrijk dat je op de lange termijn denkt. Zo merk ik bij het begeleiden van scholen dat succesvolle schoolleiders helder hebben hoe hun droomschool er over drie jaar uitziet. Heeft het gevolgen voor jouw droomschool als je bepaalde taken nu juist wel of niet uitvoert? Welke taak heeft het meeste invloed op jullie lange termijn plan?

Tip 3: Tussenevaluatie
Wat waren jouw (marketing)doelen voor het afgelopen schooljaar of 2018 ook al weer? Heb je die allemaal gehaald? Zijn er nog doelstellingen die je dit schooljaar weer op kunt pakken? Maak eerst af wat je je eerder voorgenomen hebt, voordat je aan nieuwe doelen begint. Zie ook dit blog over het bepalen van doelen. Het einde van een schooljaar of halverwege het jaar is een goed moment om je marketingplan en o.a. de cijfers kritisch te bekijken. Hoeveel leerlingen zijn er bijgekomen en vertrokken en waarom? Lig je op koers of moet je bijsturen? Evalueer ook met de marketingwerkgroep en met je samenwerkingspartners. Deze evaluatie helpt je om dit schooljaar met een frisse blik te starten.

Hoop dat het je lukt de opgedane vakantie-energie vast te houden. Een lange termijn marketingplan geeft je houvast voor nu en de toekomst. Wil je een keer (gratis) sparren, neem dan gerust contact met mij op.

Share