Crisiscommunicatie: denk als school vooruit

Een school kun je zien als een kwetsbare minisamenleving. Net als ‘in het echt’ worden ook scholen steeds vaker geconfronteerd met calamiteiten, zoals geweld tegen leerlingen en leraren, bedreigingen, ontucht, ongelukken en zelfs moord. Scholen zijn vaak niet goed voorbereid op dit soort situaties met vaak veel media aandacht. In korte tijd moeten veel beslissingen genomen worden, onder andere om reputatieschade te voorkomen. Zorg daarom dat er een noodplan en crisiscommunicatieplan klaar ligt. In deze blog help ik je op weg.

Onderdelen van een noodplan

  • Contactgegevens van hulpverleners, ouders en het crisisteam, maar ook functies, wie is wanneer en waar aanwezig?  Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?
  • Verzamel foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.
  • Zorg voor een plattegrond van de buurt, plattegrond van de school (per verdieping) en het schoolterrein.
  • Zorg voor een ruimte/lokaal die je snel kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.
  • Breng de risico’s in kaart: hoeveel leerlingen fietsen naar school, ouders die brengen/halen enz.
  • Analyseer welke calamiteiten zich in en rondom de school kunnen voordoen.
  • Ontwikkel scenario’s op basis van het slechtste geval voor het verloop van een mogelijke crisis.
  • Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is (je noodplan is dus nooit af).

Onderdelen van een crisiscommunicatieplan

  • Stel een crisisteam samen dat bestaat uit 3 tot 4 personen (directie, eventueel een bestuurder, woordvoerder en communicatieverantwoordelijke) en dat je eventueel kunt uitbreiden of veranderen van samenstelling al naargelang het soort crisis. De communicatieverantwoordelijkekent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie (zie ook hieronder voor tips m.b.t. de pers).
  • Het verstrekken van goede informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. Zorg voor een (dagelijkse) briefing van het schoolteam, zodat zij de leerlingen goed kunnen informeren en opvangen. Het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie.
  • Bepaal de belangrijkste in- en externe publieksgroepen. Bij voorkeur voordat berichten naar de media gaan, eerst het team, leerlingen en ouders informeren.
  • Stel een transparante en eenduidige basisboodschap op om te communiceren op je schoolwebsite, in een ouder(nieuws)brief en eventueel een persbericht. Zo voorkom je misinterpretaties in de media en behoud je als organisatie de regie. Houd social media in de gaten.
  • Wie doet wat? Wat doen de leerlingen, de leraren… Wie start het noodplan op? Wie informeert wie? Het is belangrijk dat iedereen weet waar de verantwoordelijkheden liggen en wie beslissingen neemt.
  • Zorg dat niet iedereen zomaar de school in en uit kan lopen.
  • Ga adequaat om met emoties, geef gelegenheid tot het uiten van emoties.
  • Bijlagen: online is veel handig voorbeeldmateriaal te vinden, bijvoorbeeld voorbeeldbrieven aan ouders voor verschillende crisissituaties.

Nazorg
Na de crisis moet je in eerste instantie aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen door met elkaar in gesprek te gaan. Overweeg een bijeenkomst te organiseren voor betrokkenen, en schenk bijvoorbeeld aandacht aan hoe je als schoolteam je collega’s en leerlingen kunt helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden. Aarzel niet om externe partijen voor hulp in te schakelen. Neem de tijd om het communicatieproces te evalueren en pas het draaiboek voor een volgende crisis hierop aan.

Perscontacten

Wanneer een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak direct op de stoep. Media willen alle consequenties en gezichtspunten onmiddellijk horen, voornamelijk omdat ze met deadlines werken. Daarna gaan de media vaak op zoek naar persoonlijke meningen en achtergronden. Het contact met de pers is vaak het moment waarop er veel mis gaat, omdat onverwachts ouders, teamleden en misschien leerlingen geïnterviewd worden. Die interviews zijn zelden consistent. In een crisissituatie is de perswoordvoerder de enige die de crisiscommunicatie voert. Iedereen moet weten dat hij of zij alle vragen van de pers doorspeelt naar de woordvoerder.

De woordvoerder is meestal de directeur, maar het kan verstandig zijn dat iemand van buiten je school deze rol overneemt. Deze vormt dan een buffer tussen de school en de pers. Geef zo nodig een persconferentie. Overleg altijd eerst met de eventuele nabestaanden of getroffenen. Vraag de journalist bij een interviewverzoek altijd om de tekst vooraf te mogen zien om eventueel (kleine) wijzigingen aan te brengen.

Verder is het belangrijk dat de school open kaart speelt, vertel de waarheid. Geef volledige informatie en leg uit hoe de crisis wordt aangepakt, toon bezorgdheid en betrokkenheid. Als je geen feiten hebt, laat je dan niet verleiden er iets over te zeggen. Als een journalist uit is op sensatie of privé-situaties van betrokkenen, zeg dan duidelijk dat je die informatie niet kan en mag geven om de belangen van de betrokkenen niet te schaden.

Overweeg een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij. Zet dat nummer op je website en in het persbericht.

Natuurlijk hoop ik dat je je nood- en crisiscommunicatieplan nooit nodig hebt, maar wees wel op calamiteiten voorbereid.

Share

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 1

Zoekmachine optimalisatie of de veelgebruikte Engelse afkorting SEO (Search Engine Optimalisation) zijn misschien bekende termen. Goed vindbaar zijn op het internet is voor scholen van groot belang om nieuwe leerlingen te werven. Een hoge positie in de resultaten van zoekmachines betekent een hogere kans dat men op jouw school klikt en jouw website bezoekt. In dit blog leg ik uit hoe SEO werkt en waarom het belangrijk is voor scholen. In mijn volgende blog geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen.

NB: ik noem in dit blog m.n. de meest gebruikte zoekmachine Google, maar je kunt hiervoor in de plaats elke andere zoekmachine invullen.

Uitleg zoekmachine optimalisatie
De positie van een website in de resultaten van een zoekmachine wordt bepaald door een ingewikkeld algoritme dat kijkt naar veel verschillende factoren, zowel op de website zelf (on-site) als daarbuiten (off-site).
Welke factoren er precies worden gewogen bij het bepalen van de ranking (de positie van een website in de zoekresultaten) weet niemand precies. Dit is het bedrijfsgeheim van de zoekmachines. Wel geeft Google een aantal richtlijnen waaraan een goede site volgens hen moet voldoen.

Waarom zoekmachine optimalisatie?
Voor de huidige generatie oriënterende ouders die op zoek zijn naar een school voor hun (driejarige) kind is internet vaak de primaire informatiebron. Zij gaan niet direct naar de schoolwebsite, maar beginnen bijvoorbeeld eerst in Google. Daarom is het belangrijk dat jouw website in de zoekresultaten zo hoog mogelijk komt en de schoolomschrijving die ouders daar lezen uitnodigt om de website te bezoeken.
Ten opzichte van andere sectoren heb je als school het voordeel dat jouw klanten uit een beperkt geografisch gebied komen. Dus heb je alleen de omliggende scholen als concurrent voor een plaats in de zoekresultaten.
Daarnaast is het genereren van meer bezoekers via zoekmachine optimalisatie één van de meest kosteneffectieve strategieën. Meer bezoekers van je website, betekent meer mogelijkheden op potentiële ouders en meer kans op inschrijvingen van leerlingen. Heb je eenmaal hoge rankings behaald? Dan zak je niet zo snel terug.

In mijn volgende blog geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen:

1. Plaatsnaam op de homepage
2. Vermelding op Google Maps
3. Goede omschrijvingen
4. Creëer originele content van hoge kwaliteit
5. Webteksten SEO geschreven
6. Alt-tag van afbeeldingen
7. Linkbuilding, zorg dat anderen naar jou verwijzen
8. Overweeg adverteren via Adwords
9. Besteed SEO en online marketing uit

Dit allemaal voor een zo hoog mogelijke ranking! Wordt vervolgd….

Share

Schoolmarketing: zelf doen of uitbesteden?

Een dag heeft maar 24 uur, en een werkdag als het goed is een stuk minder, dus is ook de tijd die jij kunt besteden aan de marketing voor jouw school beperkt. Waarschijnlijk barst je van de ideeën om je school te laten groeien en nog beter op de kaart te zetten. Dat vraagt om een grondige uitwerking, waar jij nu geen tijd voor hebt. Als jij dit herkent, overweeg dan eens om schoolmarketing (deels) uit te besteden. Hoe pak je dit aan? Daarover gaat dit blog.

 

Wat besteed je uit?

Je bent waarschijnlijk gewend om alles of veel van de schoolmarketing en communicatie zelf te doen. Dan is uitbesteden lastig. Begin met inzichtelijk te maken welke taken je allemaal oppakt gedurende het schooljaar. Zo kom je tot de weloverwogen keuze om (een deel van) die taken uit te besteden. Bedenk eens:

•   Waar ligt mijn kracht?

•   Wat vind ik lastig?

•   Welke taken vind ik leuk en niet leuk om te doen?

•   Welke taken stel ik vaak uit?

•   Voor welke taak is mijn ervaring en kennis per se nodig?

•   Hoeveel tijd kosten deze taken mij? Houd maar eens de uren die je aan communicatie voor jouw school besteed bij. Denk aan: schrijven van nieuwsbrieven, voorbereiding en rondleidingen, excelijsten nieuwe inschrijvingen, powerpoint voor open dag, social media (stiekem veel uren!), oudergesprekken en oja die folder aanpassen nam ook veel tijd in beslag.

•   Wat zou ik doen met de tijd die ik bespaar als ik deze taken uitbesteed?

Ik ben benieuwd waar je op uit komt. Succesvolle scholen op marketingvlak zorgen er altijd voor dat er meer mensen betrokken zijn. Dan is er ook een back-up als jij uitvalt.

 

Wie kan je helpen?

Als je besluit marketingtaken uit te besteden, kom je bij de volgende vraag: aan wie kun je dit uitbesteden? Je schoolmarketing bepaalt het gezicht van jouw school, dus moet je een goed gevoel hebben bij degene aan wie je het (deels) uitbesteed.

•   Kies je voor iemand die hetzelfde in elkaar zit of juist voor een tegenpool? In ieder geval moet je een klik hebben met die persoon.

•   Zoek je iemand met veel eigen marketing-expertise en/of moet het aanvullend zijn met jouw competenties?

•   Delen jullie dezelfde visie op onderwijs? Werk daarom op basis van een schoolmarketingplan.

•   Welk budget heb je beschikbaar? Kies je voor iemand die net is afgestudeerd of een professional met veel ervaring? Als je geen budget heb, denk dan eens aan een marketing werkgroep met leerkrachten en ouders (met marketing/communicatie ervaring).

•   Hoe (vaak) communiceren jullie? Spreken jullie af op school, telefonisch en/of per mail/ app? En hoe vaak, bijvoorbeeld maandelijks input en/of feedback nodig. Met welke doorlooptijden werken jullie?

 

Denk je na het lezen van dit blog ‘ik wil mijn schoolmarketing graag uitbesteden’? Ik ondersteun je graag en kom graag een keer vrijblijvend praten.

Share

Negatieve reacties op social media: Wat te doen als school?

Heeft jullie school wel eens een negatieve reactie gekregen op social media? Dat kan heel vervelend voelen zeker als je niet weet hoe je hier mee om moet gaan. Het kan flinke reputatieschade veroorzaken. Daarom is het goed om vooraf (lees nu) na te denken over wat je het beste kunt doen met negatieve reacties. Dan weet je op het moment dat het gebeurt wat je te doen staat. In dit blog krijg je daarom van mij een stappenplan ‘Hoe als school om te gaan met negatieve reacties op social media’.

Stappenplan

Als je een negatieve reactie leest op social media over jouw school, neem je deze stappen:

  1. Lees het bericht zorgvuldig. Wat is er nu precies aan de hand? Is het op te lossen door een persoonlijk bericht terug te sturen en te vragen om verduidelijking?
  2. Maak een schermafbeelding om later te evalueren of te gebruiken als bewijsmateriaal.
  3. Bedenk dan of het bericht echt negatief is of gaat het om het geven van feedback (wat negatief overkomt op jou)? Iemand mag een negatieve opmerking over jullie school maken, maar deze moet echter gefundeerd en waar zijn en zeker niet op een persoon gericht zijn. Trek niet te snel conclusies, loop een rondje om af te koelen, haal een paar keer diep adem en kijk dan nog eens met open blik naar het bericht.
  4. Reageren heeft de voorkeur, maar het bericht deleten is een optie bijvoorbeeld als het negatief is over een teamlid. Maak hier een post van, zodat andere volgers weten waarom het bericht gedelete is. Transparantie is belangrijk op social media. Het is vaak beter om negatieve reacties op jouw school gewoon te laten zien. Anders lijkt het of je iets te verbergen hebt.
  5. Weet hoe social media werken en reageer vlot via zelfde social medium. De meeste gebruikers, zeker als ze boos zijn, verwachten binnen een uur een antwoord. Zeker bij een incident kan het op social media gaan ‘rondzingen’ en verlies je snel de regie. Grijp ook snel in als het met een leuk initiatief de verkeerde kant opgaat. Op social media vliegen events wel eens uit de bocht. Een verkiezing van de leukste leerkracht kan door ‘grappige’ leerlingen omslaan in een wedstrijd ‘wie is de engste man op school’. Vergeet hierbij niet om aandacht te besteden aan de oorzaak waardoor het gerucht is ontstaan. Geef dus snel de juiste informatie, ook als het gerucht (tot op zekere hoogte) moet worden bevestigd.
  6. Stel je reactie zakelijk en zonder emotie op. Vertel dat zaken niet zijn zoals ze geschetst worden. Of bied je excuses aan, als dat nodig is, en kom met een oplossing. Lees je reactie na en overleg daarna met iemand anders over de reactie die je wilt geven. Dit is misschien je laatste kans om van een ontevreden ‘klant een blije klant’ te maken, die jouw school aanbeveelt bij andere ouders. Je schrijft voor die persoon, maar vergeet niet dat ook nieuwe ouders dit bericht kunnen lezen en er hun conclusies uit trekken. 

Angst is slechte raadgever

Naast het feit dat veel leerkrachten weinig weten van social media speelt angst een belangrijke rol om niets met negatieve berichten te doen. Zij zien vooral de negatieve kant van social media. Terwijl social media de deuren van de school juist opent. Binnen no time staat een foto of verhaal online en gaat het de hele wereld rond. Het heeft geen zin om te proberen er controle over te krijgen. Dit geldt overigens net zo voor mond-tot-mondreclame. Veel beter kun je je richten op het delen van de juiste informatie die via dat medium wordt verspreid. Sommige scholen hebben een Social Media Protocol waarin ze hun verwachtingen naar ouders beschrijven. Zie dit voorbeeld.

Transparantie en authentiek profiel

Hoe kun je social media zo inzetten dat ze positief bijdragen aan het profiel van je school? Dat betekent je ware gezicht laten zien en niet een fraai masker op zetten. Wees authentiek en transparant. Zo laat je zien waar je als school voor staat.

Hoe vervelend een negatieve reactie ook is, als je er goed mee om gaat kun je er zelfs je voordeel mee doen. Het is daarom belangrijk structureel de kwaliteiten van jouw school, jullie profiel (nog) duidelijker in beeld te krijgen en te brengen. Niet iedereen hoeft je school de plek te vinden waar zijn/haar kind(eren) heen gaat.

Mogelijk relevant is ook dit blog.

Share

Aanpak leerlingenwerving: een handig model en tips

Een stabiele instroom van leerlingen is van groot belang voor het borgen van de kwaliteit én voor een goede bedrijfsvoering van een school. Leerlingenwerving verdient daarom de nodige aandacht. De leerlingaantallen dalen en er is steeds meer concurrentie in de slag om de leerling. Scholen moeten daarom steeds innovatiever en slimmer te werk gaan. In deze blog geef ik je een aantal acties o.b.v. het AIDA-model en tips die je helpen om leerlingen te werven.

Schoolkeuzeproces en acties
Nieuwe ouders doorlopen tijdens het schoolkeuzeproces een aantal stappen. Onderstaande stappen zijn gebaseerd op het AIDA-model (zie afbeelding).

AIDA-model voor leerlingenwerving

Zorg dat je per fase de juiste acties onderneemt om nog beter in te spelen op de behoeften die ouders hebben tijdens dit keuzeproces.

  • Attentie: informeren van nieuwe ouders via website en bijvoorbeeld een folder die huis aan huis verspreid wordt bij een nieuwbouwwijk.
  • Interesse: aanvragen van informatie over de school bij voorkeur via een landingpage. Dit is een pagina waar een potentiele klant op terechtkomt, nadat hij een link uit een advertentie of zoekresultaat gevolgd heeft. Deze informatie kan bijvoorbeeld zijn in de vorm van een gratis e-boek met onderwerpen zoals: Hoe kies ik een goede school voor mijn kind? Of: Tips voor ouders en leerlingen die naar voortgezet onderwijs gaan. Maar ook het opgeven voor rondleiding of door een online folder te laten downloaden na achterlaten van een e-mailadres. Het gaat om het verzamelen van emailadressen van geïnteresseerde ouders en eventueel het telefoonnummer.
  • Verlangen: na de rondleiding of het intakegesprek wil je dat de ouder het gevoel heeft ‘dit is DE school voor mijn kind’. Je kunt dit peilen door een korte vragenlijst per mail te versturen. Komt uw kind naar onze school? De ouders waarvan geen antwoord is ontvangen, kun je nabellen. Ook al is er een aanmelding voor een andere school, dan haal je uit dit telefoontje nog heel veel nuttige informatie.
  • Actie: inschrijving nieuwe leerling en verdere communicatie d.m.v. mails en nieuwsbrieven tot de leerling start. Zorg direct voor een warme relatie met je nieuwe ouders.

Leerlingwerf tips

  • Communiceer altijd en overal de communicatieboodschap, in één zin wat je wilt vertellen. Waarom zit een kind op jouw school het beste op zijn plek?
  • Laat zoveel mogelijk de sfeer van de school zien
  • Hou er rekening mee dat ouders bepalen welke open dagen bezocht worden. Zij kijken online ook al naar het onderwijsaanbod, examenresultaten, ondersteuning door school op gebied van dyslexie en huiswerk.
  • Zet op de open dag leerlingen in als gastheer- en vrouw. Zij zijn je beste ambassadeurs.
  • Denk ook aan online marketing mogelijkheden om open dagen en je school te promoten. Handig dat de resultaten (tussentijds) meetbaar zijn en je kunt optimaliseren. Je kunt op Facebook bijvoorbeeld heel goed je doelgroep selecteren voor je advertenties.
  • Hoe is je vindbaarheid van de schoolsite via zoekmachines? Al eens aan Google AdWords campagne gedacht?

Ik hoop dat je wat hebt aan bovengenoemde acties en tips. Om met een quote van een schooldirecteur uit mijn netwerk te eindigen: “We zijn goed in onderwijs, denken zelf te weten wat ons profiel is, maar om dat goed naar buiten te brengen is toch een vak apart.” Ik ondersteun je graag bij de leerlingenwerving.

Share

Waarom communicatie zo belangrijk is voor jouw school & 3 tips

Alles is communicatie, je kunt niet niet communiceren. Communiceren doe je de hele dag door. Met je kinderen, op het schoolplein, op een feestje en met klanten (lees leerlingen en/of ouders). Met communicatie breng je een boodschap over, toon je je gevoelens of bereik je je doel. Dat gaat ook weleens mis. Dan zit er ruis op de lijn en komt je boodschap verkeerd over: je toont je gevoelens op de verkeerde manier of bereikt niet het doel dat je voor ogen had. Frustrerend. Deze keer krijg in je mijn blog 3 communicatietips.

Tip 1: Start met een goed schoolconcept
Veel scholen worstelen hiermee: op het gebied van onderwijs zijn zij de expert, maar denken vanuit de klant is soms een zoektocht. Sommigen denken dat als ze doen waar ze goed in zijn, de aanwas van nieuwe leerlingen wel blijft komen. Alleen in uitzonderlijke gevallen werkt dit zo. Toekomstige ouders vragen zich onbewust toch af: waar staat jouw school voor, waarom moet ik mijn kind bij jullie inschrijven? Zij kiezen voor jou als jij kunt vertellen waarin jij gelooft, wat jou uniek maakt en voor wie jij het verschil maakt. En dit ook waarmaakt natuurlijk. Vat het samen in je schoolconcept bestaande uit: Identiteit, missie, visie en kenmerken van het onderwijs. Voor hulp kun je mijn eboek gebruiken.

Tip 2: Communiceren begint met luisteren
Vraag jij je weleens af waar de ouders van jouw school tegen aanlopen en wat zij graag anders zouden zien? Als je in beeld hebt wat het probleem is, kun jij ze helpen: jij hebt de oplossing! Oftewel: jouw communicatie begint met luisteren naar je klant. Vraag ze wat hun behoeftes zijn, wat ze beweegt en waar ze ’s nachts wakker van liggen. Dan maakt jouw expertise het verschil.
Als je een goed beeld hebt van je klanten en de oplossingen, kun je aandacht besteden aan zowel je communicatiemiddelen (zoals je website, schoolgids) als je mensen (je team). Als je hier onvoldoende zicht op hebt, is een onderzoek (bijvoorbeeld het uitbreiden van de tevredenheidspeiling of een panelgesprek) misschien een goed idee.

Tip 3: De zichtbaarheid van jouw school
Communicatie is de manier waarop je jouw boodschap over wilt brengen op de ander, in tekst, beeld en gedrag. Welke middelen gebruik jij om jouw school goed op de kaart te zetten? Vertellen die middelen jouw boodschap ook allemaal op dezelfde manier?

  • Zichtbaarheid in tekst, bijvoorbeeld op jullie schoolwebsite, in jullie ouderapp en schoolgids. Zijn die allemaal in lijn met elkaar? Dan communiceren jullie vanuit de centrale communicatieboodschap en komt jullie schoolprofiel goed over. Bestaande ouders weten deze boodschap dan ook weer goed door te vertellen.
  • Zichtbaarheid in beeld. Mijn tip: gebruik zoveel mogelijk beeld. Zorg in ieder geval voor minimaal een filmpje op jullie site en om te tonen tijdens de informatie-ochtend voor nieuwe ouders. Ouders zijn dol op foto’s van hun kinderen tijdens schooltijd. Post nooit een bericht op social media zonder beeld. Denk hierbij wel aan toestemming van de ouders i.v.m. de strengere privacywetgeving (vanaf 25 mei 2018).
  • Zichtbaarheid in gedrag; de manier waarop jij als directeur communiceert tijdens een ouderavond, de leerkrachten tijdens rapportgesprekken en de concierge bij het zoeken naar verloren voorwerpen, moet allemaal vanuit dezelfde missie en visie zijn. Inzicht in gedragskenmerken en communicatiestijlen is daarom essentieel voor alle medewerkers van de school.

Kortom: alles wat je zegt, doet en laat zien moet kloppen met elkaar. Pas dan kun jij je school onderscheidend en succesvol profileren. Dáárom is communicatie voor jouw school belangrijk!

—–

Misschien vind je deze blogs ook interessant:

Betere profilering van je school in slechts 15 minuten

Schoolcommunicatie: betrek ouders, team & leerlingen

Share

Zet goede voornemens om in succes voor jouw school

Heb jij goede voornemens voor jouw school in 2018? Veel leerkrachten en schoolleiders hebben voornemens en doelen voor hun school. Vaak worden die per schooljaar opgesteld of opgenomen in een jaarplan als onderdeel van het strategische plan. Wat willen jullie met de school bereiken? Heb je grote dromen en plannen of ben je juist voorzichtig? In deze blog geef ik je 3 tips over hoe je goede (marketing)doelen kunt formuleren, zodat ze bijdragen aan succes voor jouw school in 2018.

Tip 1: Start een (marketing)werkgroep
Goede voornemens hebben meer kans van slagen als je die deelt met anderen. Gouden tip uit mijn jaren begeleiding van scholen (zie ook mijn andere blogs): Start een marketingwerkgroep bestaande uit directie, leerkrachten en ouders. Maak deze werkgroep verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit de school inclusief het opstellen van het communicatieplan.
Betrek het team ook bij de communicatie. Bijvoorbeeld door de Teamworkshop profilerend communiceren te organiseren tijdens een studiemiddag.

Tip 2: Zorg dat je doelen SMART zijn
Van doelen die te vaag zijn geformuleerd komt vaak niet veel terecht. Je weet welke richting je op wil met jouw school, maar niet hoe je daar kunt komen. Het voornemen ‘ik wil meer nieuwe leerlingen trekken’ is niet specifiek en meetbaar. Maak er bijvoorbeeld van: Op 31 december 2018 staan er 20 nieuwe leerlingen ingeschreven. Vergeet ook niet aan te geven waarom je dit doel stelt. In je communicatieplan kun je uitwerken hoe je dit doel gaat behalen.

Tip 3: Deel je doel op in stappen
Welke stappen zijn er nodig om jouw doel te bereiken? Werk deze uit in je communicatieplan. Terug naar het voorbeeld. Je hebt als doel 20 nieuwe leerlingen. Aan het eind van elk kwartaal analyseer je dit. Ook vraag je na jouw rondleidingen aan nieuwe ouders wie er geïnteresseerd is om zijn/haar kind in te schrijven. Je organiseert ter promotie van jullie school een open dag op zaterdag 23 juni 2018 en twee artikelen in de plaatselijke kranten voor de zomervakantie. Hiervoor kunnen jullie als marketingwerkgroep hele gerichte acties op touw zetten. Noteer deze in jullie agenda’s. Bijvoorbeeld op maandag 7 mei de journalist uitnodigen voor een kop koffie (en jouw verhaal natuurlijk).
Probeer jullie doel ook te visualiseren door bijvoorbeeld in de lerarenkamer een staafdiagram op A1-formaat op te hangen, waarop je de nieuwe leerlingen registreert. Aan het einde van het jaar ga je evalueren of je doel (en vast ook anderen) zijn gerealiseerd.

Vergeet niet: vier je successen!

Share

Betere profilering van je school in slechts 15 minuten

Als schooldirecteur of leerkracht heb je genoeg of zelfs te veel op je bordje. Jullie leerlingen komen (terecht) op nummer één, daarnaast ook nog je administratie, regelmatig overleggen en alle andere to-do-dingen. Marketing schiet er dan vaak bij in. Toch is het belangrijk regelmatig aandacht te besteden aan marketingactiviteiten voor jouw school. Daarom krijg jij in deze blog van mij vijf marketingacties die maar 15 minuten van je tijd kosten en direct resultaat opleveren.

1. Optimaliseer 1 pagina op je website

Waarschijnlijk weet je nog wel een webpagina van jullie schoolsite waar een aanpassing nodig is of waarvan de SEO beter kan. De hele website in één keer aanpassen is een groot project, maar elke week een kwartier om wat wijzigingen door te voeren is goed te doen.

2. Check je social media

Elke dag 1 bericht op social media zorgt al voor een betere profilering van je school. Check elke dag op een vast tijdstip jullie social media pagina’s en plaats zelf een bericht. Juist de interactie van dit medium maakt het gebruik ervan interessant. Plaats bijvoorbeeld een reactie op een Facebook-bericht, of stel zelf een vraag op Twitter om reacties uit te lokken. Dit hoeft niet meer dan 15 minuten te kosten.

PS Verzamel al je ideeën en leuke posts over onderwijsgerelateerde onderwerpen op één plek. Als je inspiratie zoekt voor een bericht kun je altijd even in je ideeënverzamelbox kijken.

3. Neem de meest gestelde vragen op in je (extra) nieuwsbrief

Je krijgt als schoolleider/ bouwcoördinator/ leerkracht vaak dezelfde vragen van ouders. Verzamel deze vragen en neem één keer per schooljaar de vijf meest gestelde vragen op in jullie nieuwsbrief. Of maak er een speciale editie van. Plaats deze meest gestelde vragen ook op je website (eventueel ook de vragen van nieuwe ouders) of op jullie ouderportal. Dit kost je niet veel tijd, je helpt hiermee de ouders en het scheelt je als school veel tijd.

4. Onderhoud je PR-contacten

Bel (of mail) de redacties van drie lokale kranten om hen op de hoogte te brengen van de plannen voor het komende schooljaar. Nodig hen uit voor bijvoorbeeld het (lustrum)feest, schoolevenement of een koffiedate. Vertel over jullie gekozen schoolprofiel, speerpunten en (laat zien) hoe jullie dit in de praktijk waarmaken. Het levert niet altijd direct een artikel op, maar op de lange termijn zijn dit vaak waardevolle relaties. Ook deze actie kost niet meer dan een kwartier.

5. Plaats een foto

Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Maak een foto van iets waar jij, je leerlingen of docenten op dat moment mee bezig zijn of van iets dat je bezig houdt. Bijvoorbeeld nieuwe school t-shirts, een sportdag, een bijzondere les etc. Deel deze op social media, jullie site en/of in de nieuwsbrief (met toestemming van ouders en leerlingen natuurlijk). Neem bij de foto of in het onderschrift altijd een link op naar jullie website. Dit kost niet veel tijd en brengt je school weer even onder de aandacht.

Marketing kan het beste structureel aangepakt worden door het samenstellen van een marketingwerkgroep bestaande uit directie, leerkracht(en) en ouders. Maak hen samen verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit je school. Verdeel onderling de taken, waaronder de bovenstaande acties die je binnen 15 minuten kunt doen. Je zult zien dat bij regelmatige acties je schoolprofilering beter wordt.

Share

Krimp? anticipeer met marketingaanpak

In hoeverre speelt leerlingendaling voor jouw school/bestuur? Wat doen jullie om hier goed op in te spelen? 73% van de PO en 77% van de VO schoolbesturen denkt te maken te krijgen met leerlingendaling, tot soms zelfs met een daling van meer dan 30%. Dit kan grote invloed hebben op het voortbestaan van scholen. Het is dus zaak hierop te anticiperen, bijvoorbeeld met een duidelijke schoolpositionering en een marktgerichte werkwijze. Zo vergroot je de aantrekkelijkheid van jouw school wat ook relevant kan zijn bij een eventuele samenwerking. Lees meer over een mogelijke marketingaanpak bij krimp.

Bereid je krimpstrategie tijdig voor
De meeste scholen hebben door demografische krimp een terugloop van leerlingen of kunnen dit in de toekomst verwachten, omdat hun regio een anticipeergebied is. Zie kaart 2015. De scholen in de anticipeergebieden hebben nog tijd om te anticiperen met een effectieve strategie. Het is ontzettend moeilijk om van koers te veranderen als de leerlingendaling al begonnen is: de krimpende school alleen al draaiende houden vergt dan alle energie. Bij tijdig ingrijpen zijn er nog meer kansen en mogelijkheden om bij te sturen. Bereid je krimpstrategie dus tijdig voor in meerdere werksessies met gemeenteraden, schoolbesturen, directeuren en (G)MR-leden.

Marketingaanpak bij krimp

Om tot een passende (regio)strategie te komen, staan hieronder een aantal stappen die scholen en schoolbesturen kunnen zetten:
1. Deskresearch en analyse: huidige leerlingenaantallen en prognoses; huidige en toekomstige situatie op terreinen huisvesting, personeel en financiën; overheidsbeleid; concurrentie etc. NB: gemeenten schatten bij nieuwbouwplannen de leerlingenaantallen vaak hoger in dan uiteindelijk het geval blijkt te zijn.
2. Marktonderzoek(en): zorg dat je inzicht hebt in de onderwijsbehoeften binnen je regio om zo met je onderwijsaanbod en positionering in te springen op maatschappelijke onderwijsbehoeften. Welke regionale werkgelegenheid is er en wat wordt er van werknemers verwacht? In Terneuzen bijvoorbeeld vind je veel internationale bedrijven. Daarom laat de VO-school die tweetalig onderwijs biedt in deze regio groei zien.
3. SWOT-analyse: stel samen een goede SWOT-analyse en een Confrontatiematrix op om de positie van de school in kaart te brengen.
4. Positionering: scholen die weten waar ze voor staan en wie ze willen bedienen, kunnen een betere strategie kiezen bij krimp. Bij het scherp krijgen van de eigen identiteit en het schoolprofiel wordt helder in hoeverre samenwerking met andere partijen/ scholen mogelijk is of dat juist zelfstandig blijven een betere keuze is. Bovendien word je met een heldere schoolpositionering een aantrekkelijkere samenwerkingspartner.
5. Krimpnotitie: hiermee verkrijg je een helder beeld van te verwachten knelpunten en mogelijke oplossingen, van de sterke en zwakke punten in de huidige situatie en van kansen en bedreigingen voor de toekomst. Dit biedt input voor een toekomststrategie. Misschien leidt zo’n analyse tot de conclusie dat krimp geen probleem is, omdat de school/ het bestuur genoeg leerlingen of financiële reserves heeft om de daling op te vangen.
6. Samenwerkingsstrategie: in geval van samenwerking kun je verder met partners een samenwerkingsstrategie ontwikkelen, waarin eventueel elke school haar eigen positionering heeft. Steeds vaker zie ik dat met name VO-scholen gezamenlijk afspraken maken en bijvoorbeeld samen hun voorlichtingsactiviteiten organiseren. Een andere eerste stap kan zijn om eens te kijken op welke thema’s samenwerken mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een gezamenlijke sportdag of cultureel evenement. Naarmate schoolbesturen elkaar dan beter leren kennen, kunnen er ook gesprekken ontstaan over de toekomst van het onderwijs. Denk aan gespreksonderwerpen als 21e eeuwse vaardigheden of ICT-toepassingen. Het is fijn als je dit soort zaken met elkaar kunt bespreken en ervaringen kunt uitwisselen. Je kunt ook kiezen voor het delen van ondersteuning of personeel (vervangingspool), uitruilen van aanbod of uitbesteden van leerlingen. Of een verdergaande samenwerking in de vorm van een IKC of een samenwerkingsschool. Zie deze voorbeelden van verschillende samenwerkingen.

Blijf communiceren

Bewustzijn van krimpvraagstukken en urgentiebesef binnen de schoolorganisatie is van groot belang. Vaak reageren ouders, leerlingen en andere betrokkenen negatief en emotioneel op krimpmaatregelen. Zij ervaren samenwerking soms als een bedreiging: het leidt tot verlies van autonomie, is een gevaarlijke stap waarvan onduidelijk is wat de gevolgen zijn. Dat leidt niet tot draagvlak voor de plannen en daarnaast is in sommige gevallen instemming van een aantal belanghebbenden vereist.

Geef ruimte aan boosheid en frustratie en betrek de verschillende stakeholders vanaf het begin bij de problematiek. Hou hier in de communicatie rekening mee en blijf communiceren over de noodzaak van samenwerking of hervormingen. Maak duidelijk dat dit juist bijdraagt aan een toekomstbestendig onderwijsaanbod en dat dit ten goede komt aan de leerlingen.

Het werkt om goed in te spelen met je onderwijsaanbod en positionering op behoeften die er zijn. Of speel samen met andere scholen in op kansen die de omgeving biedt en vragen uit de markt. Zo kun je zelfs de krimpende vijver van toekomstige leerlingen weer stabiliseren of zelfs vergroten.

Share

Schoolcommunicatie: betrek ouders, team & leerlingen

Schoolmarketing is het beste samen met de drie belangrijkste doelgroepen voor elkaar te krijgen: ouders, leraren en leerlingen. Zij bepalen ook samen het succes van je school. Hoe je dit doet? Werk met een marketing/pr-groep.

Waarom? Wat ik vaak merk op scholen is dat een van de leerkrachten, die enigszins interesse heeft in marketing of gewoon ingedeeld is, verantwoordelijk is voor alle externe communicatie van die school. Of het opzetten en beheren van de schoolwebsite ligt regelmatig bij een ouder. Totdat zijn/haar kinderen van school af gaan en die taken en kennis moeten worden overgedragen. Drempels hierbij zijn vaak te weinig tijd, te weinig kennis en/of ervaring en dat er geen schoolmarketingplan aan ten grondslag ligt.
Communicatie is overal en van iedereen in de school. Van de conciërge tot de bovenschoolse clusterdirecteur. Iedere leraar stuurt berichten, foto’s en filmpjes rond via diverse kanalen. Steeds vaker geplaatst op ouderportalen of in apps, waar makkelijk een reactie gegeven kan worden en volop gedeeld wordt (of kan worden). Ouders posten ook veelvuldig op social media over wat hun kinderen op school doen. Het gevolg is dat nog meer dan vroeger iedereen zich een mening vormt over wat goed gaat in de school en wat niet. Het is daarom belangrijker dan ooit dat je als school een heldere visie hebt, weet waar de school voor staat en waar de school voor gaat.

Hoe?
Formeer samen met een aantal ouders (altijd wel iemand die werkt in de communicatie of interesse hierin heeft), directie en enkele leraren een marketing/pr-groep. Laat hen het communicatieplan mede invullen en maak hen samen verantwoordelijk voor alle communicatie. Verdeel onderling de taken, zoals de website, de communicatie rondom de komende ouderavond en het regelen van een artikel in de lokale krant over het schoollustrum. Ook is het goed om een aantal leerlingen (uit de leerlingenraad) regelmatig te vragen mee te denken of om nieuwe content te ontwikkelen voor de website.

Resultaat?
Zo ligt de communicatie niet bij een persoon, is er een back-up en wordt het een gedeelde verantwoordelijkheid. Alle doelgroepen zijn vertegenwoordigd, kunnen invloed uitoefenen en met ieders eigen kijk en expertise wordt de kwaliteit beter en ben je effectiever in je schoolcommunicatie.
Samen sta je sterker en draag je allemaal bij aan een trots gevoel over je school.

Share