10 tips voor jouw open dag op school

De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Daarom ga ik eerst in op waarom het zinvol is om een open dag of eigenlijk ‘open school’ te organiseren. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag. Vandaar mijn 10 tips. Doe er je voordeel mee!

Waarom zou je als school je deuren open zetten? 

  • Naamsbekendheid en imago van de school. Wil je je als school anders profileren en wil je dat extern communiceren, dan is een open dag een goed idee.
  • Leerlingenwerving. Ouders hebben behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).
  • Contact met nieuwe en bestaande ouders. Een open dag is een goede gelegenheid waarop je (nieuwe) ouders en relaties op een informele wijze spreekt zonder dat je jezelf opdringt. 
  • Goede relatie met de omgeving. Je wilt niet alleen een goede buur zijn, maar hen ook betrekken bij je school. Aan de andere kant is het goed om te weten wat er speelt in de buurt. Laat zien wie jullie als school zijn en wat je voor elkaar kunt betekenen.
  • Personeelswerving. Door de deuren open te zetten trek je belangstellenden naar je toe. Hebben jullie vrijwilligers nodig en/of vacatures dan kun je hen direct laten zien wat je te bieden hebt. Geef een folder mee, noteer hun gegevens en bel hen na.
  • Personeelsmotivatie. Samenwerken met leerlingen, ouders en het schoolteam aan de open dag, kun je ook zien als teambuilding. Zet leerlingen in om jullie gasten rond te leiden, uitleg te geven over de school en het reilen en zeilen achter de schermen. Misschien kun je overwegen om familie en vrienden van personeelsleden uit te nodigen. Je zult verstelt staan hoe trots iedereen is op de school.
  • Verhuizing of een verbouwing van jullie schoollocatie zijn een prima aanleiding voor een open dag.

De basis van een goed georganiseerde open dag in 10 tips

Tip 1: Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost veel tijd. De ervaring leert dat je zes maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Plan de promotie ongeveer drie maanden voor de open dag in. Zorg ervoor dat de uitnodigingen twee maanden vooraf de deur uit zijn, zodat gasten deze dag vrij kunnen houden. Laat leerlingen de uitnodiging maken en geef aan elke leerling een extra uitnodiging mee, zodat ze die in hun eigen kring uit kunnen delen. Vraag of alle genodigden doorgeven of ze komen, zodat jullie een inschatting kunnen maken hoeveel mensen er komen. Daarna kun je de open dag groots promoten, zie tip 6. 

Tip 2: Maak er een project van en stel doelen

Maak van de open dag een project met een projectplan. Schakel de juiste mensen in (en geef hen hiervoor uren), plan afspraken en vraag offertes op. Begin bij je OR, MR en commissieleden te vragen om te helpen met organiseren.

Samen bepaal je de doelen, zoals hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijvoorbeeld ¾ van alle ouders, 10 nieuwe ouders van 3-jarigen die nog geen relatie met de school hebben, 5 partners en 20 wijkbewoners. Zet je ‘eigen’ ouders in als superpromoters vooraf, maar zeker ook tijdens de open dag. Wanneer je als school 10 ouders weet te motiveren om elk een gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is dit doel al bereikt.

Bepaal ook welk rapportcijfer jullie willen behalen van de deelnemers en neem deze vraag op op het evaluatieformulier.

Tip 3: Zorg voor een draaiboek 

Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt en geef je leerlingen én ouders hierin belangrijke rollen. Je open dag zegt iets over de omgang met leerlingen en ouders. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met je schoolorganisatie en de kwaliteit van je onderwijs. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

Een open dag bestaat uit verschillende elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te vallen. De projectleider stelt tijdig een projectgroep samen, houdt het overzicht houdt en verdeelt de taken. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet op welk moment: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Geef je de gasten eventueel een geschenkje mee bij het naar huis gaan? Denk aan een kleurplaat van het schoolgebouw, schoolballonnen voor de kinderen of een mok. Dan is de open dag nog langer zichtbaar bij de aanwezigen thuis.

Tip 4: Kies de juiste dag en tijd
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor de gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jullie open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenementen in de omgeving. 

Tip 5: Bepaal jullie budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Je kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen je budget. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Denk ook aan budget voor promotie. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.

Tip 6: Promoot de open dag
De bekendmaking van de open dag begint met een uitnodiging aan je gasten. Daarnaast kan je ruchtbaarheid geven aan de open dag (afhankelijk van jullie budget) via regionale dagbladen, bill boards of posters, een persbericht, (extra) nieuwsbrieven, flyers, website, advertenties en social media. Nodig ook eens een journalist uit om aanwezig te zijn die dag. Vergeet niet de kinderdagverblijf en peuterspeelzaal in de buurt persoonlijk uit te nodigen. Zorg voor een bericht met inschrijflink op regionale nieuwssites en forums. Een marketingregel is dat men 7 keer iets moet horen of lezen voor men tot actie over gaat. 

Het is daarnaast belangrijk dat je met de uitnodiging en publiciteit de juiste snaar weet te raken, interesse wekt en de nieuwsgierigheid prikkelt. Originaliteit is hierbij van groot belang, maar verlies niet uit het oog wie je als school bent en waar de school voor staat. Vormgevers hebben vast de creativiteit om hiermee aan de slag te gaan. 

Tip 7: Doe iets bijzonders
Maak een compact, aantrekkelijk programma dat maximaal  2,5 uur duurt en waarin programma onderdelen voor zowel kinderen als ouders zijn opgenomen. Vaak merk ik dat er geen programma is, de open dag is dan niet meer dan dat de school de hele dag open is. Geen wonder dat er dan een lage opkomst is, want als iemand de school wil bekijken hoeven zij alleen maar een afspraak te maken en ze krijgen een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur.

Er wordt verwacht dat de schoolleider de gasten welkom heet of kort toespreekt. Wellicht kun je je woorden kracht bijzetten met originele beelden in de vorm van een presentatie. Of overweeg een bijzondere gastspreker uit te nodigen, waarmee je de aandacht trekt en genodigden triggert om op de uitnodiging in te gaan. Denk aan een bekende oud-leerling, een zanger, cabaretier, topsporter uit de wijk. 

Er zijn allerlei activiteiten te bedenken waarmee  gasten geëntertaind en geïnformeerd kunnen worden. Het entertainment moet geen hoofdzaak worden. Zo kun je voor de inhoud van je onderwijs kiezen voor een speeddaten met leerkrachten en leerlingen. Misschien is een workshop gelinkt aan jullie onderwijs een optie. Dat houdt de open dag levendig. Als je kiest voor tentoonstellingen en/of optredens moeten die aansluiten bij het schoolmerk. Denk ook eens aan de voorleeskampioen van de school, die de jonge bezoekers kan boeien met een mooie verhaal over de school. 

Tip 8: Registreer je bezoekers

In de praktijk merk ik vaak dat  men bezoekers niet vooraf en tijdens de open dag registreert. Een gemiste kans! Registreer alle bezoekers, zodat je ze na de open dag  nog een keer kunt benaderen. Zorg voor een kort online inschrijfformulier (i.v.m. AVG aangeven dat men ook naderhand benaderd kan worden). Tijdens de open dag kun je ook registreren op een aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via een activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto’s en liefst van elk kind voor een grappige schoolachtergrond en mail die achteraf. 

Tip 9: Praktische tips

  • Zorg ervoor dat de school goed vindbaar is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets). Zet bijvoorbeeld je leerlingen in als parkeerwacht die je gasten buiten al welkom heten.
  • Een school die schoon, netjes en gezellig is, maakt een goede eerste indruk.
  • Laat leerlingen in school t-shirts en de leerkrachten met badges rondlopen, zodat ze duidelijk herkenbaar zijn
  • Hang de naam van het vak of welke groep er zit op de deur, zodat mensen niet hoeven  te zoeken.
  • Richt een aparte hoek in waar de nieuwe leerlingen ingeschreven kunnen worden. Zorg ervoor dat deze plek goed zichtbaar en vindbaar is.
  • Leg evaluatieformulieren en informatiemapjes klaar voor ouders met informatie over de school. Denk aan een exemplaar van de nieuwsbrief, een schoolfolder, de schoolgids, een kalender en vooral: contactgegevens!
  • Controleer de toiletten voor aanvang van de open dag. Is het plein netjes?
  • Koffie, thee, limonade, water en iets lekkers staan natuurlijk klaar.

Tip 10: Follow-up en evaluatie!

Het is goed om ca. 2 weken na de open dag nog iets te laten horen. Dat kan met een bedankkaartje, een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) en een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om deze nieuwe ouders blijvend te informeren over de school.

Een heel belangrijk onderdeel is de evaluatie, maar dit wordt lang niet altijd gedaan. Ga met de projectgroep na en vraag na: Hoe is men op de hoogte gebracht van deze open dag? Wie zijn er op onze open dag geweest? Wat vonden zij van onze open dag? Wat kan beter? Wat ging goed? Wat vinden zij van onze school? Gaan ze voor onze school kiezen? Ik kan je aan een goede evaluatielijst helpen.

Kortom: Als het programma aantrekkelijk is, de doelen duidelijk en je hebt de open dag samen opgepakt is de kans op succes groot. Laat je me weten hoe jullie open dag is gegaan?

Share

Tevredenheidsonderzoek bij ouders gedaan. En nu?

Meten is weten! Zo ook in het onderwijs. Onderzoek is noodzakelijk bij het verkrijgen van inzicht in de markt en de eigen schoolorganisatie. Op basis van onderzoek kan een gedegen beleid worden gevoerd en kan er gericht worden gewerkt aan het voldoen aan de behoeften van bestaande en nieuwe klanten. In dit blog krijg je van mij tips over het vervolg op de oudertevredenheidsonderzoeken.

Waarom een tevredenheidsonderzoek?

Naar mijn idee moet je minstens om het jaar de tevredenheid van ouders meten en natuurlijk tussendoor ‘alle voelsprieten open houden’ voor:

1. Kwaliteitsverbetering: Een analyse van de tevredenheid van ouders geeft goed inzicht in de verbeterpunten voor de onderwijskwaliteit van je school.

2. Informatie bij schoolkeuze: Oudertevredenheidscijfers worden door oriënterende ouders gezien als belangrijke informatie bij de schoolkeuze. Zorg dat deze gegevens up-to-date zijn op de schoolwebsite (bijvoorbeeld als een opvallende banner op de homepage) en via Scholen op de kaart (Vaak is automatisch inladen mogelijk).

3. Monitoring: De resultaten geven onder meer inzicht in hoe jullie school scoort ten opzichte van eerdere eigen peilingen en landelijke cijfers (benchmark per aanbieder van peilingen*). Zoals het nu al verplicht is om elk jaar de sociale veiligheid te onderzoeken onder je leerlingen, zal er naar mijn idee steeds meer vanuit de inspectie en dus schoolbesturen aan monitoring worden gedaan.

4. Handvatten voor dialoog: Met de resultaten van het tevredenheidsonderzoek heb je handvatten om een diepgaander (dan de enquête) gesprek met de ouders te voeren. 

Dialoog aangaan

Alleen anoniem eenrichtingsverkeer van (standaard)evaluatieformulieren is niet voldoende. Ga vooral ook het gesprek aan als school met (een aantal) ouders over hoe zij het onderwijs en de school ervaren en zien. Dit kan tijdens of na (telefonisch) rondleidingen van potentiële ouders (wat was je indruk?) of bijvoorbeeld tijdens een oudercafé of ouderavond. Kies voor een bepaald thema of iets waar je naar aanleiding van de enquête meer over wil weten. Zo is een school die ik begeleidde met ouders in gesprek gegaan over oudercommunicatie. Dit kwam als verbeterpunt uit hun onderzoek. Tijdens die avond werd vooral duidelijk dat er verschillende wensen per leeftijdscategorie zijn. Er werd gestemd over de frequentie van de communicatie en via welk middel wordt gecommuniceerd. O.b.v. de meest getelde stemmen heeft de school daarna het oudercommunicatiebeleid ontwikkeld. 

Een andere optie is om eerst een kwalitatief onderzoek te doen bij een kleine groep ouders en daarna de opgedane inzichten te toetsen onder een bredere groep ouders d.m.v. een online kwantitatief onderzoek. Voor beide aanpakken is wat te zeggen. Door vanuit verschillende invalshoeken naar de resultaten te kijken, ontstaat een genuanceerde kijk op het onderzoek.

Oudertevredenheid en hoe graag ouders in gesprek met je willen geeft aan hoe betrokken de ouders bij de school zijn. Met ouders in gesprek gaan over oplossingen verstevigt de relatie. Tijdens zo’n (panel)gesprek merk je dat de gedeelde passie voor kinderen bijdraagt aan ‘schooltrouw’. 

Aanpak onderzoek

Een belangrijk besluit is of je het gesprek met ouders zelf aangaat of het uitbesteed aan een onafhankelijke externe gespreksleider (en je er zelf niet bij bent). Het is een vak apart, want sommige ouders lijken vooral oog te hebben voor hun eigen kind en je moet ook deelnemers kunnen afkappen. Ook merk ik dat ouders meer tegen mij durven te vertellen. Natuurlijk adviseer ik hen ook met de schoolleiding of bouwcoördinatoren in gesprek te gaan. Vaak is niet bekend dat deze laatsten ook gesprekspartner kunnen zijn, bijvoorbeeld als het tussen een ouder en leerkracht moeilijk loopt.

Vaak ga ik in twee afzonderlijke afspraken met ouders uit de onderbouw en bovenbouw in gesprek, omdat de verschillen vaak significant groot zijn. Dan bespreek ik schoolkeuzemotieven, de beeldvorming van de school (wat hoor je zoal in de buurt?) en een SWOT-analyse. Als er concept teksten zijn voor bijvoorbeeld een nieuwe site of een flyer kunnen die ook worden voorgelegd. Geeft heel veel duidelijkheid!

Iedereen tevreden houden is niet mogelijk. Op basis van de Net Promoter Score meet je de loyaliteit van de ouders. Dit meet je door deze vraag (die ik altijd zou opnemen): ‘Hoe waarschijnlijk is het (op een schaal van 1 tot 10) dat u deze school zou aanbevelen aan een andere ouder?’ De ouders die een 9 of 10 geven, zijn je superpromotors. Zij zijn erg tevreden en betrokken bij de school en uiten hun enthousiasme over de school naar anderen. Hierop kun je beleid maken.

Doelen n.a.v. onderzoek

Stel vooral haalbare en SMART-doelen, zoals voor schooljaar 2019-2020:

  • houden wij de oudertevredenheid op 7,8 (cijfer schooljaar 2018-2019) en gaan dit keer niet verhogen. Dit is niet erg als je de focus de komende tijd op bijvoorbeeld onderwijsinhoud richt. Er zit vaak een plafond aan dit cijfer.
  • hebben wij 10% meer superpromotors (score 9/10), dus 40 ouders.
  • scoren wij minimaal gelijk met de andere tien scholen uit ons bestuur, namelijk een 7,4.
  • Je kunt jezelf ook een doel stellen t.o.v. de benchmark*, bijvoorbeeld minimaal op gelijk niveau blijven. Dit is een referentiekader om te kunnen vergelijken, met bijvoorbeeld andere scholen binnen het bestuur of in Nederland die hetzelfde onderzoek afnamen. Zo weet je of je het goed doet. Met dat laatste moet je voorzichtig zijn, want een benchmark is vooral betrouwbaar als het om vergelijkbare situaties gaat. Een oudertevredenheidsonderzoek in een wijk met veel sociale problemen met de school als rustpunt kan wel eens een heel ander beeld geven dan een ouder- tevredenheidsonderzoek in een wijk met hoogopgeleide ouders die zeer kritisch zijn.

Zet de tevredenheidsonderzoeken in voor continue verbetering volgens de PDCA-cirkel (Plan, Do, Check, Act). Dit zorgt ervoor dat je voortdurend wil verbeteren en kritisch naar jezelf blijft kijken. En dat is uiteraard positief! Want een betere kwaliteit komt leerlingen ten goede. 

Share

Flip de leerlingenwervingsfunnel

In een eerder blog gaf ik je tips om leerlingen te werven o.b.v. het AIDA-model. Deze ‘traditionele’ vorm van leerlingenwerving die lijkt op een trechter (funnel) en leidt tot klantbehoud. Het omkeren van die ‘funnel’ kan ook weer leiden tot werving van nieuwe leerlingen. Zo ‘flip je de funnel’. In dit blog neem ik je mee in dit omdenken.

Flip de leerlingwervingsfunnel

Flip the funnel, retentie
De ‘traditionele werving’ (acquisitie) vindt nog steeds plaats volgens het AIDA-model (awareness, interest, desire, action). Nadat de leerling is ingeschreven, start de retentiefase met:
• de bevestiging van de juiste schoolkeuze en
• de dialoog met de ouders als klant. Denk bij de dialoog ook aan het versturen van nieuwsbrieven aan toekomstige ouders, voordat hun kind op school start.

Groei van binnenuit
Het omkeren van je funnel leidt tot werving van nieuwe leerlingen. Door het omkeren maak je van je funnel (het trechtermodel waar nieuwe contacten doorstromen richting klant) een megafoon waarmee je nieuwe contacten kan bereiken. Zo kun je je school laten groeien van binnenuit, ouders van bestaande leerlingen. Hier start dan de nieuwe wervingsfase:
Stimuleer je ouders en leerlingen om te praten over jouw school en laat hen aanbevelingen en positieve geluiden geven over wat de school voor hen betekent. Als je dit proces structureert en vooral ook stimuleert, kan het een zeer effectief middel voor groei van je school worden.
• Als je de ouders met de juiste prikkels weet te activeren om mond-tot-mondreclame te verspreiden, dan wordt de traditionele vorm van werving steeds minder belangrijk. Je eigen ouders zorgen steeds meer voor nieuwe contacten via hun mond-tot-mondreclame. Leidt dit tot nieuwe leerlingen, dan kunnen deze via bevestiging, dialoog en prikkels weer geactiveerd worden om in hun sociale netwerken positief over jou te oordelen. Zo zorg je ervoor dat je klanten superpromoters worden, ambassadeurs die positieve verhalen over jouw school verspreiden. Stimuleer mond-tot-mondreclame door het ouders zo eenvoudig mogelijk te maken om over je te praten, iedereen hetzelfde eenduidige verhaal. Denk aan testimonials, reacties van tevreden leerlingen en/of ouders in de vorm van tekst (quotes) of filmpjes, die je gebruikt in je marketinguitingen. Gebruik social media om mensen te mobiliseren aan de ‘flip de funnel’ kant.

Mijn conclusie
Referentiemarketing is niet nieuw. Voor scholen is mond-tot-mondreclame van grote invloed op de schoolkeuze. Ik heb zelf voor scholen gewerkt waar bestaande ouders een grote rol speelden bij het werven van nieuwe ouders. Daar kan geen reclamecampagne tegenaan. Dit effect kan natuurlijk ook tegen je werken als je steken laat vallen. Dit toont nog eens aan hoe belangrijk het is dat je topkwaliteit onderwijs levert. Als je dit voor elkaar hebt en een doordachte aanpak om ouders te motiveren en faciliteren om positieve ervaringen te delen met elkaar, kan referentiemarketing een flinke impuls geven aan je school van binnenuit te laten groeien. Je zult zien dat de kosten van referentiemarketing veel lager zijn dan die van traditionele leerlingwerving.

Share