Crisiscommunicatie: denk als school vooruit

Een school kun je zien als een kwetsbare minisamenleving. Net als ‘in het echt’ worden ook scholen steeds vaker geconfronteerd met calamiteiten, zoals geweld tegen leerlingen en leraren, bedreigingen, ontucht, ongelukken en zelfs moord. Scholen zijn vaak niet goed voorbereid op dit soort situaties met vaak veel media aandacht. In korte tijd moeten veel beslissingen genomen worden, onder andere om reputatieschade te voorkomen. Zorg daarom dat er een noodplan en crisiscommunicatieplan klaar ligt. In deze blog help ik je op weg.

Onderdelen van een noodplan

  • Contactgegevens van hulpverleners, ouders en het crisisteam, maar ook functies, wie is wanneer en waar aanwezig?  Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?
  • Verzamel foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.
  • Zorg voor een plattegrond van de buurt, plattegrond van de school (per verdieping) en het schoolterrein.
  • Zorg voor een ruimte/lokaal die je snel kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.
  • Breng de risico’s in kaart: hoeveel leerlingen fietsen naar school, ouders die brengen/halen enz.
  • Analyseer welke calamiteiten zich in en rondom de school kunnen voordoen.
  • Ontwikkel scenario’s op basis van het slechtste geval voor het verloop van een mogelijke crisis.
  • Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is (je noodplan is dus nooit af).

Onderdelen van een crisiscommunicatieplan

  • Stel een crisisteam samen dat bestaat uit 3 tot 4 personen (directie, eventueel een bestuurder, woordvoerder en communicatieverantwoordelijke) en dat je eventueel kunt uitbreiden of veranderen van samenstelling al naargelang het soort crisis. De communicatieverantwoordelijkekent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie (zie ook hieronder voor tips m.b.t. de pers).
  • Het verstrekken van goede informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. Zorg voor een (dagelijkse) briefing van het schoolteam, zodat zij de leerlingen goed kunnen informeren en opvangen. Het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie.
  • Bepaal de belangrijkste in- en externe publieksgroepen. Bij voorkeur voordat berichten naar de media gaan, eerst het team, leerlingen en ouders informeren.
  • Stel een transparante en eenduidige basisboodschap op om te communiceren op je schoolwebsite, in een ouder(nieuws)brief en eventueel een persbericht. Zo voorkom je misinterpretaties in de media en behoud je als organisatie de regie. Houd social media in de gaten.
  • Wie doet wat? Wat doen de leerlingen, de leraren… Wie start het noodplan op? Wie informeert wie? Het is belangrijk dat iedereen weet waar de verantwoordelijkheden liggen en wie beslissingen neemt.
  • Zorg dat niet iedereen zomaar de school in en uit kan lopen.
  • Ga adequaat om met emoties, geef gelegenheid tot het uiten van emoties.
  • Bijlagen: online is veel handig voorbeeldmateriaal te vinden, bijvoorbeeld voorbeeldbrieven aan ouders voor verschillende crisissituaties.

Nazorg
Na de crisis moet je in eerste instantie aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen door met elkaar in gesprek te gaan. Overweeg een bijeenkomst te organiseren voor betrokkenen, en schenk bijvoorbeeld aandacht aan hoe je als schoolteam je collega’s en leerlingen kunt helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden. Aarzel niet om externe partijen voor hulp in te schakelen. Neem de tijd om het communicatieproces te evalueren en pas het draaiboek voor een volgende crisis hierop aan.

Perscontacten

Wanneer een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak direct op de stoep. Media willen alle consequenties en gezichtspunten onmiddellijk horen, voornamelijk omdat ze met deadlines werken. Daarna gaan de media vaak op zoek naar persoonlijke meningen en achtergronden. Het contact met de pers is vaak het moment waarop er veel mis gaat, omdat onverwachts ouders, teamleden en misschien leerlingen geïnterviewd worden. Die interviews zijn zelden consistent. In een crisissituatie is de perswoordvoerder de enige die de crisiscommunicatie voert. Iedereen moet weten dat hij of zij alle vragen van de pers doorspeelt naar de woordvoerder.

De woordvoerder is meestal de directeur, maar het kan verstandig zijn dat iemand van buiten je school deze rol overneemt. Deze vormt dan een buffer tussen de school en de pers. Geef zo nodig een persconferentie. Overleg altijd eerst met de eventuele nabestaanden of getroffenen. Vraag de journalist bij een interviewverzoek altijd om de tekst vooraf te mogen zien om eventueel (kleine) wijzigingen aan te brengen.

Verder is het belangrijk dat de school open kaart speelt, vertel de waarheid. Geef volledige informatie en leg uit hoe de crisis wordt aangepakt, toon bezorgdheid en betrokkenheid. Als je geen feiten hebt, laat je dan niet verleiden er iets over te zeggen. Als een journalist uit is op sensatie of privé-situaties van betrokkenen, zeg dan duidelijk dat je die informatie niet kan en mag geven om de belangen van de betrokkenen niet te schaden.

Overweeg een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij. Zet dat nummer op je website en in het persbericht.

Natuurlijk hoop ik dat je je nood- en crisiscommunicatieplan nooit nodig hebt, maar wees wel op calamiteiten voorbereid.

Share

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Jouw schoolwebsite beter vindbaar in de zoekmachines? Deel 2

Een hoge positie in de resultaten van zoekmachines betekent een hogere kans dat men op jouw school klikt en jouw website bezoekt. In mijn vorige blog heb ik uitgelegd hoe SEO werkt en waarom het belangrijk is voor scholen. Deze keer geef ik nog 9 concrete SEO-tips voor scholen om de vindbaarheid van de website te verhogen. Wat kun jij doen voor een hoge ranking?

Tip 1: Plaatsnaam op de homepage
Ouders die op zoek zijn naar een school in de buurt, zullen waarschijnlijk zoeken op een term als ‘basisschool’ of ‘school’ in combinatie met de [plaatsnaam].
Waarschijnlijk heb jij bij de contactgegevens wel een plaatsnaam staan, maar dat hebben jouw concurrenten ook. Om een voordeel op jouw concurrenten te behalen moet je ervoor zorgen dat je op de homepage een bondige zin toevoegt die in één oogopslag duidelijk maakt dát dit een school is, wát voor school het is en waar de school gevestigd is. Bijvoorbeeld: OBS [Voorbeeldschool], de creatiefste basisschool van [plaatsnaam].

Tip 2: Vermelding op Google Maps
Het is voor scholen eenvoudig om een vermelding op Google Maps te claimen. Dit kan gratis via Google Mijn Bedrijf. Door de vermelding te claimen, weet jij zeker dat jij voortaan de enige bent die aanpassingen kan maken (en niet jouw leerlingen). Ook kun je eventueel openingstijden en telefoonnummers toevoegen.

Tip 3: Goede omschrijvingen
Jij kunt een competitief voordeel creëren door jouw zoekresultaat te optimaliseren door middel van 2 elementen: de paginatitel en de meta-omschrijving. Je [paginatitel] –moet schoolnaam, omschrijving school en plaats bevatten.
De meta-omschrijving is de korte tekst van ongeveer 190 leestekens lang (maar houd liever 120-160 leestekens aan) die je in de zoekresultaten ziet staan. Het is een soort samenvatting van wat je op die pagina aan informatie vindt. Liefst kort, krachtig, maar ook prikkelend en aan zettend aan tot actie. Het geeft je namelijk dé ideale kans om een ‘wow-moment’ te realiseren nog vóórdat de doelgroep je website bezoekt.
Voorbeeld goede meta-omschrijving:

Voorbeeld meta-omschrijving die niet uitnodigt tot doorklikken:
Onze school. Maak kennis met onze school. Dit is onze school … Wel een kind op school maar (nog) geen inloggevens? Vraag uw …

Dit alles voer je in in het CMS (Content Management Systeem) van jouw website. Zo kan ik op mijn WordPress-site eenvoudig een meta-omschrijving toevoegen met de onmisbare plugin Yoast SEO. Onder elk pagina krijg ik een apart veld voor de meta-description en zo zie ik direct of de lengte goed of te lang is en of SEO ok is. Zegt je dit niks, lees dan vooral tip 9!

Tip 4: Creëer originele content van hoge kwaliteit
Google zoekt altijd naar de hoogste kwaliteit content voor haar bezoekers. Met kwaliteit wordt bedoeld dat de informatie die een persoon zoekt via Google ook daadwerkelijk vindt en dat deze informatie klopt. Het bekijkt de betrokkenheid van gebruikers van je website en hoeveel content op je website onderscheidend genoeg is. Blijven bezoekers kort of lang op je website? En hoeveel pagina’s worden er bekeken?
Allerbelangrijkste blijft wel dat je schrijft voor de lezer en niet voor Google. Staar je niet blind op SEO technieken en termen. Uitgebreide content, zeker als het je bedoeling is om OOK hoog te ranken, is veel effectiever dan content met weinig woorden.

Tip 5: Webteksten SEO geschreven
Zoekmachines worden gelukkig steeds beter in het analyseren en classificeren van teksten. Het schrijven van goede SEO-teksten is een vak apart. Zelf kun je zorgen dat je in je webteksten (in het CMS) gebruik maakt van:
• Kopjes. De bezoekers van jouw site kunnen een tekst waarbij goed gebruik is gemaakt van kopjes sneller interpreteren en dit geldt ook voor de zoekmachines.
• Sleutelwoorden. Geef een kernachtige omschrijving van de inhoud van de pagina met gebruik van sleutel- of zoekwoorden. Of beter: woorden die jouw doelgroep gebruikt om antwoorden te vinden op hun vragen. Voorbeeld: Onderscheidt je school zich op sportief vlak? Zorg er dan voor dat het woord sport benoemd is op de homepage en ook op andere pagina’s.

Tip 6: Alt-tag van afbeeldingen
Als je een afbeelding plaatst op jouw schoolsite voeg dan altijd een zogenaamde alt-tag eraan toe. Hierin omschrijf je kort wat er op de afbeelding staat. De inhoud van de alt-tag wordt weergegeven als de afbeelding (nog) niet laadt. Bovendien is het voor de zoekmachines een manier om te weten te komen wat er op die afbeelding staat. Gebruik in de alt-tag dus weer het sleutelwoord dat hoort bij de pagina/afbeelding.

Tip 7: Linkbuilding, zorg dat anderen naar jou verwijzen
Linkbuilding, het verkrijgen van links vanaf andere sites naar jouw eigen site, is één van de factoren die sterk bijdraagt aan de vindbaarheid van jouw site. Een link van een site naar een andere site wordt door zoekmachines gezien als een stem op die site.
Hierbij speelt ook nog mee uit wat de ranking is van de binnenkomende links. Een stem van een site die als goed bekend staat weegt zwaarder dan een stem van een site die zelf een lage ranking heeft.
Meestal komen er wel links naar jouw site, maar je kunt dit proces aanzienlijk versnellen door websites waarop je graag een link wilt hebben actief te benaderen. Denk hierbij aan de site van jouw gemeente, het bestuur en samenwerkingsverband van jouw school en de site van de plaatselijke krant.

Tip 8: Overweeg adverteren via Adwords
Via Adwords (advertentie netwerk van Google) kun je tegen betaling jouw site laten verschijnen bovenaan en rechts van de zoekresultaten bij de door jou gekozen zoektermen. Je betaalt per keer dat iemand op jouw advertentie klikt en je kunt al adverteren vanaf een paar cent per klik.
In Adwords kun je instellen dat de advertenties alleen getoond worden aan mensen uit een bepaald gebied. Dat scheelt veel kosten en het heeft ook geen nut om advertenties te tonen aan ouders uit Groningen als jouw school in Maastricht is.
Mocht het je niet lukken om hoog in de zoekresultaten te eindigen of je wilt niet wachten tot de nodige veranderingen zijn doorgevoerd, dan is Adwords een goede oplossing om toch gevonden te worden.

Tip 9: Besteed SEO en online marketing uit
Bovenstaande tips zijn de basis voor zoekmachine optimalisatie voor scholen. Ook al werk je er regelmatig mee, dan nog blijft het stoeien omdat Google dagelijks haar zoekalgoritme verandert. Het gaat meestal om kleine wijzigingen, maar soms enkele grote veranderingen die flinke impact hebben op je resultaten.
Mijn advies is laat je als school voor online marketing adviseren of nog beter besteed het uit. Misschien aan de partij die de website heeft gebouwd of onderhoudt? Bepaal samen je doelen en het fijne is dat alles meetbaar is en dus bij te sturen.

Tot slot
Loop met deze kennis in je achterhoofd nog eens door de webteksten en kijk wat er beter kan. Wijzigingen die je doorvoert aan de hand van de in dit blog gegeven tips zijn niet direct zichtbaar. Meestal zul je na enkele dagen verschil zien, maar het kan ook langer duren, afhankelijk van hoe vaak de zoekmachines jouw site bezoeken.
Ik ben benieuwd of SEO voor jouw school een effectieve manier is om zichtbaar te zijn en nieuwe leerlingen te werven. Laat je het mij weten?

NB : ik noem in dit blog m.n. de meest gebruikte zoekmachine Google, maar je kunt hiervoor in de plaats elke andere zoekmachine invullen.

SEO tips voor scholen

SEO tips voor scholen

Share

Waarom communicatie zo belangrijk is voor jouw school & 3 tips

Alles is communicatie, je kunt niet niet communiceren. Communiceren doe je de hele dag door. Met je kinderen, op het schoolplein, op een feestje en met klanten (lees leerlingen en/of ouders). Met communicatie breng je een boodschap over, toon je je gevoelens of bereik je je doel. Dat gaat ook weleens mis. Dan zit er ruis op de lijn en komt je boodschap verkeerd over: je toont je gevoelens op de verkeerde manier of bereikt niet het doel dat je voor ogen had. Frustrerend. Deze keer krijg in je mijn blog 3 communicatietips.

Tip 1: Start met een goed schoolconcept
Veel scholen worstelen hiermee: op het gebied van onderwijs zijn zij de expert, maar denken vanuit de klant is soms een zoektocht. Sommigen denken dat als ze doen waar ze goed in zijn, de aanwas van nieuwe leerlingen wel blijft komen. Alleen in uitzonderlijke gevallen werkt dit zo. Toekomstige ouders vragen zich onbewust toch af: waar staat jouw school voor, waarom moet ik mijn kind bij jullie inschrijven? Zij kiezen voor jou als jij kunt vertellen waarin jij gelooft, wat jou uniek maakt en voor wie jij het verschil maakt. En dit ook waarmaakt natuurlijk. Vat het samen in je schoolconcept bestaande uit: Identiteit, missie, visie en kenmerken van het onderwijs. Voor hulp kun je mijn eboek gebruiken.

Tip 2: Communiceren begint met luisteren
Vraag jij je weleens af waar de ouders van jouw school tegen aanlopen en wat zij graag anders zouden zien? Als je in beeld hebt wat het probleem is, kun jij ze helpen: jij hebt de oplossing! Oftewel: jouw communicatie begint met luisteren naar je klant. Vraag ze wat hun behoeftes zijn, wat ze beweegt en waar ze ’s nachts wakker van liggen. Dan maakt jouw expertise het verschil.
Als je een goed beeld hebt van je klanten en de oplossingen, kun je aandacht besteden aan zowel je communicatiemiddelen (zoals je website, schoolgids) als je mensen (je team). Als je hier onvoldoende zicht op hebt, is een onderzoek (bijvoorbeeld het uitbreiden van de tevredenheidspeiling of een panelgesprek) misschien een goed idee.

Tip 3: De zichtbaarheid van jouw school
Communicatie is de manier waarop je jouw boodschap over wilt brengen op de ander, in tekst, beeld en gedrag. Welke middelen gebruik jij om jouw school goed op de kaart te zetten? Vertellen die middelen jouw boodschap ook allemaal op dezelfde manier?

  • Zichtbaarheid in tekst, bijvoorbeeld op jullie schoolwebsite, in jullie ouderapp en schoolgids. Zijn die allemaal in lijn met elkaar? Dan communiceren jullie vanuit de centrale communicatieboodschap en komt jullie schoolprofiel goed over. Bestaande ouders weten deze boodschap dan ook weer goed door te vertellen.
  • Zichtbaarheid in beeld. Mijn tip: gebruik zoveel mogelijk beeld. Zorg in ieder geval voor minimaal een filmpje op jullie site en om te tonen tijdens de informatie-ochtend voor nieuwe ouders. Ouders zijn dol op foto’s van hun kinderen tijdens schooltijd. Post nooit een bericht op social media zonder beeld. Denk hierbij wel aan toestemming van de ouders i.v.m. de strengere privacywetgeving (vanaf 25 mei 2018).
  • Zichtbaarheid in gedrag; de manier waarop jij als directeur communiceert tijdens een ouderavond, de leerkrachten tijdens rapportgesprekken en de concierge bij het zoeken naar verloren voorwerpen, moet allemaal vanuit dezelfde missie en visie zijn. Inzicht in gedragskenmerken en communicatiestijlen is daarom essentieel voor alle medewerkers van de school.

Kortom: alles wat je zegt, doet en laat zien moet kloppen met elkaar. Pas dan kun jij je school onderscheidend en succesvol profileren. Dáárom is communicatie voor jouw school belangrijk!

—–

Misschien vind je deze blogs ook interessant:

Betere profilering van je school in slechts 15 minuten

Schoolcommunicatie: betrek ouders, team & leerlingen

Share

Kindcentra bieden nieuwe (marketing) kansen; 5 tips om mee te starten

Het aantal brede scholen en IKC’s (integraal kindcentra) in Nederland blijft stijgen. Inmiddels zijn er meer dan tweeduizend scholen waar wordt samengewerkt tussen onderwijs en kinderopvang. De belangrijkste aanleiding om na te denken over een IKC is vaak de versnippering van het huidige aanbod aan kinderopvang, bso en onderwijs, en de behoefte aan een meer aansluitend aanbod (‘dagarrangement’) voor ouders en kinderen. Welke motieven en verwachtingen hebben ouders bij de keuze voor een IKC? En hoe speel je hier goed op in? In dit blog geef ik je 5 tips om op de juiste manier met een IKC te starten.

Wel samenwerking, (nog) geen IKC
Het merendeel van de scholen (78%) is positief over de ontwikkeling dat veel PO scholen zich verder ontwikkelen naar een IKC. Toch blijkt uit een onderzoek van de PO-Raad (mei 2017) dat maar 6% van de scholen binnen een bestuur daadwerkelijk blijkt samen te werken als een IKC. De meeste basisscholen (gemiddeld 58% van de scholen binnen een bestuur) zeggen wel een ‘structurele samenwerking’ te hebben met de kernpartners.

Tip 1: haalbaarheidsstudie
Met behulp van een haalbaarheidsstudie krijg je inzichtelijk hoe het IKC eruit moet zien en welke ingrediënten van belang zijn om aan de behoeften van kinderen en de ouders te voldoen. Alle IKC’s zijn anders. Immers, iedere wijk/gemeente in Nederland is anders samengesteld. Zo verschillen bijvoorbeeld de activiteiten die zij aanbieden, van educatie tot activiteiten op het gebied van sport, kunst en cultuur, zorg en begeleiding, natuur en techniek. Begin hiermee, zodat je met de juiste uitgangspunten van start gaat.

Tip 2: verwachtingen van ouders
Wees alert op de verwachtingen en zorgen over een IKC bij ouders. Betrek de ouders van de eventueel al bestaande school of scholen en kinderopvangorganisatie(s) in een vroeg stadium door een klankbordgroep te starten. Bij de trajecten die ik begeleid is dit zeer waardevol gebleken!
Oberon heeft in 2017 onderzoek gedaan naar motieven en verwachtingen van ouders over kindcentra. De rode draad in de motieven en verwachtingen van ouders is het belang dat zij hechten aan een voorspoedige en brede ontwikkeling van hun kinderen in een veilige omgeving. Het belangrijkste motief is het halen en brengen op één plek (82%). Uit dit onderzoek wordt duidelijk hoe belangrijk het kindcentrum is voor het welbevinden van hun gezin en wat een team van samenwerkende professionals kan betekenen voor kinderen en ouders.

Tip 3: gemeenschappelijke missie en visie
In een IKC is sprake van één pedagogische visie, één team en één centrale aansturing. Iedereen die in het IKC werkt, draagt bij aan de missie van het IKC. Er is ook een gemeenschappelijke visie op de wijze waarop kinderen leren en zich ontwikkelen. Start hiermee, dit is het fundament van het IKC. Deze breed gedragen en door iedereen gekende missie en visie moeten vervolgens worden uitgewerkt in de praktijk van alledag. Wat willen we dan zien in ons IKC; hoe ziet een dag van een medewerker, een kind en een ouder eruit?

Tip 4: communicatie vanuit marketingwerkgroep IKC
Communicatie is tijdens het IKC-proces een belangrijk onderdeel. Je hebt bij de start de kans om met een schone lei te beginnen. Omdat dit een omvangrijke klus is, is het aan te raden hiervoor een Marketingwerkgroep in het leven te roepen. Hierin werken teamleden, directie en ouders samen aan alle externe communicatie. Mijn eboek Marketingplan voor scholen (maar zeker ook voor IKC’s) kun je hierbij als leidraad hanteren.

Tip 5: laat zien wie je bent
In die externe communicatie gaat het erom dat je duidelijk maakt waarom je verdergaat als IKC, wie je bent en waar je voor staat, waar je ‘extra’ goed in bent en wat jouw IKC onderscheidt van de rest. Ga na de start bezig met het verzamelen van bewijzen van goede praktijk d.m.v. foto’s, ouderbijeenkomsten, een filmpje et cetera. Deze informatie laat je terugkomen in de schoolgids, flyer en op de website. Laat als IKC aan de ouders en de buitenwereld zien wat je doet, waar je trots op bent en waarom. Blijf dit ook doen, zodat het zowel voor ouders van kinderen die al op het IKC zitten als voor nieuwe ouders en kinderen duidelijk blijft waarom ze voor jouw IKC moeten kiezen. Ook voor het aantrekken van nieuw personeel en het gemotiveerd houden van het huidige personeel is het belangrijk om positieve zaken rondom het leren en de ontwikkeling van kinderen te blijven delen.

Share

4 redenen om geen communicatieplan voor jouw school te schrijven

Je hebt als school vast wel iets beters te doen dan je marketing- en/of communicatieplan te schrijven, toch? Lessen voorbereiden, leerlingen onderwijzen en/of ouders te woord staan bijvoorbeeld. Je besteedt veel tijd aan plannen die toch in een la of kast verdwijnen. Ik ga je in dit blog vertellen waarom je gelijk hebt. Of toch niet?

  1. Je school geeft geen lange termijn doelen
    Als school bekijk je per dag wat je wel en niet kunt doen. Zo gaat het ook met de externe communicatie over de school. Soms lukt het gewoon een tijdje niet om hier de nodige aandacht aan te besteden. De vader die de schoolwebsite onderhoudt, stopt er helaas volgend schooljaar mee. Even geen social media berichten als er veel zieken in het team zijn. Geen probleem, want jullie hebben genoeg leerlingen, ouders die tevreden zijn over de communicatie vanuit school, een top imago en weten precies wat je concurrenten doen. Of toch niet?
  2. Geen tijd voor plannen
    Als schoolleider heb je elke vier jaar al een schoolplan op te leveren voor het bestuur en de inspectie. Contacten met ouders onderhouden en sociale media doen jullie als team naast alle andere bezigheden. Dit betekent vaak ook s’avonds nog mails aan ouders beantwoorden en ook dat Facebook bericht nog even plaatsen over de schoolreis van vandaag. Laat staan dat je s’avonds, in het weekend of in je vakantie ook nog een plan moet gaan schrijven.
  3. Je werkt graag ad-hoc
    Een plan schrijven is veel te gestructureerd, daar ben jij niet zo van. Communicatie is iets creatiefs, het zit allemaal wel in jouw hoofd en jij hebt altijd genoeg ideeën.
    Op het moment dat er weer een nieuwsbrief uit moet, komen er altijd gelijk goede onderwerpen (waar ouders op zitten te wachten) in je op. Daar hoef je van te voren niet (met elkaar) over na te denken en al helemaal niets over op papier te zetten. Mocht je onverhoopt toch geen goede onderwerpen kunnen bedenken, of jij ziek bent of het te druk hebt, dan doe je die nieuwsbrief toch gewoon een paar weken later?
  4. De school heeft alles op orde
    Stel jullie school heeft wachtlijsten, tevreden ouders en de website is vorige maand nog helemaal bijgewerkt. Of kun je nog meer uit de communicatie acties halen als je planmatiger werkt, zodat je volgend jaar nog alles op orde hebt? Of is onderstaande situatie herkenbaar?
    Vlak voordat jij een ouder te woord staat, verstuur je nog snel een persbericht over dat leuke schoolevenement van volgende week naar de plaatselijke kranten. Jammer dat er een typefout in staat en je het naar de algemene mailadressen van de redacties stuurt. Terwijl je weet dat als jij of je collega er net iets meer tijd in had gestoken en contact op had genomen met de redactie, ze wel langs komen voor dat waardevolle artikel.

Herken jij deze argumenten om geen communicatieplan voor jouw school te schrijven? Geeft niet. Maar wil je nu structureel aan de slag met je schoolmarketing, dan wil ik je graag helpen.
Strikt genomen heb je al een marketingplan als je vanuit een goede SWOT, heldere doelstellingen formuleert, doelgroepen benoemt en daar vervolgens acties en middelen aan koppelt. Dat kan in principe op 2 A4-tjes. Mijn eboek Marketingplan voor scholen kan je hierbij helpen.
Ook kun je ervoor kiezen om samen met een PR-groep en mij aan de slag te gaan. Dan komt er een plan dat niet in de kast verdwijnt, maar focus en houvast biedt en zorgt dat jullie die nieuwe leerlingen binnen halen en ook de rest van jullie doelen behalen.

Share

Betere profilering van je school in slechts 15 minuten

Als schooldirecteur of leerkracht heb je genoeg of zelfs te veel op je bordje. Jullie leerlingen komen (terecht) op nummer één, daarnaast ook nog je administratie, regelmatig overleggen en alle andere to-do-dingen. Marketing schiet er dan vaak bij in. Toch is het belangrijk regelmatig aandacht te besteden aan marketingactiviteiten voor jouw school. Daarom krijg jij in deze blog van mij vijf marketingacties die maar 15 minuten van je tijd kosten en direct resultaat opleveren.

1. Optimaliseer 1 pagina op je website

Waarschijnlijk weet je nog wel een webpagina van jullie schoolsite waar een aanpassing nodig is of waarvan de SEO beter kan. De hele website in één keer aanpassen is een groot project, maar elke week een kwartier om wat wijzigingen door te voeren is goed te doen.

2. Check je social media

Elke dag 1 bericht op social media zorgt al voor een betere profilering van je school. Check elke dag op een vast tijdstip jullie social media pagina’s en plaats zelf een bericht. Juist de interactie van dit medium maakt het gebruik ervan interessant. Plaats bijvoorbeeld een reactie op een Facebook-bericht, of stel zelf een vraag op Twitter om reacties uit te lokken. Dit hoeft niet meer dan 15 minuten te kosten.

PS Verzamel al je ideeën en leuke posts over onderwijsgerelateerde onderwerpen op één plek. Als je inspiratie zoekt voor een bericht kun je altijd even in je ideeënverzamelbox kijken.

3. Neem de meest gestelde vragen op in je (extra) nieuwsbrief

Je krijgt als schoolleider/ bouwcoördinator/ leerkracht vaak dezelfde vragen van ouders. Verzamel deze vragen en neem één keer per schooljaar de vijf meest gestelde vragen op in jullie nieuwsbrief. Of maak er een speciale editie van. Plaats deze meest gestelde vragen ook op je website (eventueel ook de vragen van nieuwe ouders) of op jullie ouderportal. Dit kost je niet veel tijd, je helpt hiermee de ouders en het scheelt je als school veel tijd.

4. Onderhoud je PR-contacten

Bel (of mail) de redacties van drie lokale kranten om hen op de hoogte te brengen van de plannen voor het komende schooljaar. Nodig hen uit voor bijvoorbeeld het (lustrum)feest, schoolevenement of een koffiedate. Vertel over jullie gekozen schoolprofiel, speerpunten en (laat zien) hoe jullie dit in de praktijk waarmaken. Het levert niet altijd direct een artikel op, maar op de lange termijn zijn dit vaak waardevolle relaties. Ook deze actie kost niet meer dan een kwartier.

5. Plaats een foto

Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Maak een foto van iets waar jij, je leerlingen of docenten op dat moment mee bezig zijn of van iets dat je bezig houdt. Bijvoorbeeld nieuwe school t-shirts, een sportdag, een bijzondere les etc. Deel deze op social media, jullie site en/of in de nieuwsbrief (met toestemming van ouders en leerlingen natuurlijk). Neem bij de foto of in het onderschrift altijd een link op naar jullie website. Dit kost niet veel tijd en brengt je school weer even onder de aandacht.

Marketing kan het beste structureel aangepakt worden door het samenstellen van een marketingwerkgroep bestaande uit directie, leerkracht(en) en ouders. Maak hen samen verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit je school. Verdeel onderling de taken, waaronder de bovenstaande acties die je binnen 15 minuten kunt doen. Je zult zien dat bij regelmatige acties je schoolprofilering beter wordt.

Share

Schoolcommunicatie: betrek ouders, team & leerlingen

Schoolmarketing is het beste samen met de drie belangrijkste doelgroepen voor elkaar te krijgen: ouders, leraren en leerlingen. Zij bepalen ook samen het succes van je school. Hoe je dit doet? Werk met een marketing/pr-groep.

Waarom? Wat ik vaak merk op scholen is dat een van de leerkrachten, die enigszins interesse heeft in marketing of gewoon ingedeeld is, verantwoordelijk is voor alle externe communicatie van die school. Of het opzetten en beheren van de schoolwebsite ligt regelmatig bij een ouder. Totdat zijn/haar kinderen van school af gaan en die taken en kennis moeten worden overgedragen. Drempels hierbij zijn vaak te weinig tijd, te weinig kennis en/of ervaring en dat er geen schoolmarketingplan aan ten grondslag ligt.
Communicatie is overal en van iedereen in de school. Van de conciërge tot de bovenschoolse clusterdirecteur. Iedere leraar stuurt berichten, foto’s en filmpjes rond via diverse kanalen. Steeds vaker geplaatst op ouderportalen of in apps, waar makkelijk een reactie gegeven kan worden en volop gedeeld wordt (of kan worden). Ouders posten ook veelvuldig op social media over wat hun kinderen op school doen. Het gevolg is dat nog meer dan vroeger iedereen zich een mening vormt over wat goed gaat in de school en wat niet. Het is daarom belangrijker dan ooit dat je als school een heldere visie hebt, weet waar de school voor staat en waar de school voor gaat.

Hoe?
Formeer samen met een aantal ouders (altijd wel iemand die werkt in de communicatie of interesse hierin heeft), directie en enkele leraren een marketing/pr-groep. Laat hen het communicatieplan mede invullen en maak hen samen verantwoordelijk voor alle communicatie. Verdeel onderling de taken, zoals de website, de communicatie rondom de komende ouderavond en het regelen van een artikel in de lokale krant over het schoollustrum. Ook is het goed om een aantal leerlingen (uit de leerlingenraad) regelmatig te vragen mee te denken of om nieuwe content te ontwikkelen voor de website.

Resultaat?
Zo ligt de communicatie niet bij een persoon, is er een back-up en wordt het een gedeelde verantwoordelijkheid. Alle doelgroepen zijn vertegenwoordigd, kunnen invloed uitoefenen en met ieders eigen kijk en expertise wordt de kwaliteit beter en ben je effectiever in je schoolcommunicatie.
Samen sta je sterker en draag je allemaal bij aan een trots gevoel over je school.

Share

Staat de website van je school ook te vol?

De vraag die ik veelvuldig van verschillende scholen die ik begeleid krijg: “Op onze website willen wij veel boodschappen vertellen. Hoe kiezen we de juiste boodschap?” Er is zoveel te vertellen als school, maar wat is nu het belangrijkste?
Als je te veel vertelt, wordt je site al snel een zoekplaatje en is het moeilijk om er wijs uit te worden. Ik zie veel schoolwebsites met dit probleem. Ik geef je 4 tips om dit te verbeteren.

Tip 1: Bezoeker scannen je homepage 
Bezoekers die voor het eerst op een website komen, proberen zich te oriënteren. Ze lezen niet, ze scannen een pagina eerst en vragen zich af: Wat is dit voor een website? Welke organisatie zit erachter? Is dit commercieel of non-profit? Als dit niet direct duidelijk is, haken ze af. Simpele ingrepen die je homepage duidelijker maken zijn:
• Zet een tagline bij je logo (de kernactiviteit van de school in 2 of 3 woorden, bijvoorbeeld ‘Onderwijs met aandacht en ambitie’
• Benoem de kernactiviteit of het doel van je website in de paginakop op je homepage; Laat ieder kind stralen!
• Simpel functioneel beeldmateriaal dat de kernactiviteit en de onderscheidende kenmerken van de school laten zien. Een goed voorbeeld vind ik deze homepage.
De informatie op je website zal steeds meer gericht zijn op oriënterende ouders, omdat je voor bestaande ouders allerlei apps of portals hebt. Op je homepage moet dus direct duidelijk zijn waar oriënterende ouders de informatie die ze zoeken kunnen vinden.

Tip 2: Belangrijkste redenen sitebezoek?
Een volle site hoeft geen probleem te zijn. Het is alleen een probleem als je website te vol overkomt. Hoe voorkom je dit? Probeer erachter te komen, bijvoorbeeld via Google Analytics, welke pagina’s het meest bezocht worden. Zet deze onderwerpen prominent op je homepage, zodat bezoekers makkelijk naar deze pagina’s kunnen doorklikken. De belangrijkste redenen waarom bezoekers op je schoolsite komen, zijn over het algemeen: Informatie over de school lezen (en meer scholen vergelijken), datum van de open dag en/of rondleidingen opzoeken (evt. aanmelden), een afspraak maken of inschrijven voor de school.

Tip 3: Gebruik handige buttons en hyperlinks
Bezoekers komen voor informatie naar je website die ze snel willen vinden. Ze zitten altijd klaar om weg of door te klikken of te swipen. Plaats buttons waar bezoekers meer informatie over het onderwerp vinden. Bijvoorbeeld ‘aanmelden’.
Ook hyperlinks zijn handig, die vallen op want ze zijn onderstreept en geef ze een afwijkende kleur. Zet altijd handige informatie in de hyperlink en niet klik hier of lees meer. Omschrijf heel kort de inhoud van de pagina waarnaar je linkt of wat de bezoeker er leest. Zoals bijvoorbeeld ‘Bekijk ons programma opendag 2017’ of Lees meer over Leerlingondersteuning.

Tip 4: Plaats regelmatig interessante content
Je kent het wel; eindeloze webteksten die zo uit een folder of schoolgids komen en je vervelen. Je haakt af en klikt snel weg. Zorg voor relevante content die zó interessant is, dat bezoekers er door getriggerd worden en er speciaal voor terugkomen. Dit kan in de vorm van een blog en/of vlog van leerlingen of leerkrachten. Interessante content kan zijn:
• Handige tips waar je op moet letten tijdens het schoolkeuzeproces
• Praktische quick wins bij huiswerk(begeleiding)
• Filmpjes die een probleem voor ouders en/of leerlingen oplossen, bijvoorbeeld ‘Onze hulp bij dyslexie’.
Ook hiervan kun je natuurlijk weer nagaan wat goed gelezen wordt en welke onderwerpen niet.
O ja, en schrijven voor internet is echt een vak apart. Tekst zijn korter, vlotter geschreven in een enthousiaste stijl. Ook moeten teksten ‘SEO-proof’ zijn, om te zorgen dat je site beter vindbaar is in de zoekmachines. Schakel dus vooral een (externe) expert hiervoor in. Check ook eens of de site geschikt is voor mobiele devices, omdat steeds meer mensen op telefoon of tablet sites bezoeken.

Maak je website dus niet te vol en zorg dat het interessante en relevante content is voor de bezoeker. Benadruk die informatie waarvan je weet dat ouders hier naar op zoek zijn d.m.v. knoppen of hyperlinks. Vraag je doelgroep ook eens naar wat ze van je schoolwebsite vinden. “Is het interessant of haak je af”?

Als je dit een interessant blog vindt, vind ik het fijn als je het deelt op FB, Twitter of Linkedin. Dank alvast.

Share